Digitalisierung im Mittelstand: Beratung & Erfolg durch Interim Management

Die Digitalisierung im Mittelstand stellt die kleinen und mittleren Unternehmen vor große Herausforderungen. Wie können sich diese Betriebe erfolgreich anpassen und die Chancen der digitalen Transformation optimal nutzen? Dieser Leitfaden ersetzt keine Beratung zur Digitalisierung im Mittelstand. Er bietet aber einen wichtigen ersten Überblick zu diesem strategisch wichtigen Zukunftsthema.

Relevant: Beratung zur Digitalisierung im Mittelstand

Der Mittelstand bildet das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Gleichzeitig ist die digitale Transformation seit Jahren im Gange und beschleunigt sich immer mehr. Nun erfordert die Digitalisierung nicht nur eine Anpassung bestehender Geschäftsprozesse, sondern auch eine grundlegende Transformation des unternehmerischen Denkens.

Kein Wunder also, dass flexibel und spezialisierte „Interim Manager Digitalisierung“ mehr und mehr gebraucht und eingesetzt werden. Die Integration von digitalen Technologien zur Effizienzsteigerung, Entwicklung neuer Geschäftsmodelle und verbesserter Kundenbeziehungen ist nicht einfach so ohne zusätzliche Ressource realisierbar.

Digitalisierung im Mittelstand: Der individuelle Status quo

Jede Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Das gilt auch für den Digitalisierungsprozess. Mit Hilfe des Digitalisierung-Reifegrads ist es möglich zu ermitteln, wo das Unternehmen heute im Kontext der Transformation steht. Unabhängig davon lassen sich ganz individuelle Kernbereiche nennen, die von einer „typischen“ Digitalisierungswelle erfasst werden (sollten).

Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur

Bei der Bestandsaufnahme der IT-Infrastruktur geht es um eine detaillierte Untersuchung verschiedener Aspekte, die für den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Zu diesen Aspekten gehören unter anderem Hard- und Software, das Datenmanagement sowie die IT-Sicherheit.

• Hard- und Software: Hierbei wird analysiert, welche Hardware-Komponenten im Unternehmen vorhanden sind und ob diese den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden. Dazu zählen unter anderem Server, Computerarbeitsplätze oder Netzwerkkomponenten wie Router oder Switches. Zudem wird überprüft, ob ausreichend Lizenzen für benötigte Softwareprodukte vorhanden sind und ob diese auf dem neuesten Stand gehalten werden.
• Datenmanagement: Dabei geht es darum, zu ermitteln, wie mit den verschiedenen Arten von Daten im Unternehmen umgegangen wird. Dies beinhaltet sowohl strukturierte Daten wie Kundendatenbanken oder Inventarlisten als auch unstrukturierte Daten wie E-Mails oder Dokumente. Es gilt herauszufinden, wo diese gespeichert werden und wer darauf Zugriff hat. Außerdem ist es wichtig zu prüfen, ob angemessene Backup-Lösungen implementiert wurden, um einen möglichen Verlust von Informationen zu verhindern.
• IT-Sicherheit: Umfassendes IT-Sicherheitsmanagement, regelmäßige Sicherheitsaudits und die Weiterbildung der Mitarbeiter sind essenziell, um Daten und Know-how zu schützen. Zu den relevantesten Aspekten gehören etwa Firewalls, Virenschutzprogramme und Verschlüsselungstechnologien.

Digital Readiness Check

Beim „digital readiness check“ geht es um die Prüfung, inwieweit die Digitalisierung im Mittelstand dem konkreten Unternehmen auf der individuellen und prozessualen Ebene bereits fortgeschritten ist.

• Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten regelmäßige Weiterbildungen erhalten, um ihre vorhandenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die berufliche Fortbildung ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Kompetenzen zu erweitern und sich neuen Herausforderungen anzupassen. Dies ist besonders wichtig in einer schnelllebigen Arbeitswelt, in der sich Anforderungen und Technologien ständig verändern.
• Digitalisierungsgrad der aktuellen Unternehmensprozesse
  • Eine hohe Ausprägung des Digitalisierungsgrades bedeutet, dass ein Großteil oder sogar alle Unternehmensprozesse digitalisiert wurden. Informationen werden elektronisch erfasst, verarbeitet und gespeichert. Sie ermöglicht auch eine schnellere Bearbeitung von Aufgaben, eine bessere Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen und Standorten und die Reduktion von Fehlern durch manuelle Bearbeitung.
  • Darüber hinaus bietet ein hoher Grad an digitalisierten Unternehmensprozessen neue Möglichkeiten zur Analyse großer Datenmengen (Big Data). Durch die digitale Erfassung aller relevanten Informationen entsteht eine umfangreiche Datengrundlage für Analysen und Entscheidungsfindungen. Dies ermöglicht es Unternehmen, fundierte Strategien zu entwickeln, Kundenbedürfnisse besser zu verstehen sowie Trends frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren.
• Innovationsbereitschaft des Managements:
  • Ein innovatives Management erkennt frühzeitig Chancen und Risiken auf dem Markt und handelt proaktiv, um diese zu nutzen oder ihnen entgegenzuwirken. Es fördert eine Kultur des Experimentierens und Lernens im Unternehmen, indem es Mitarbeiter ermutigt, neue Ansätze auszuprobieren und auch Fehler als Teil des Innovationsprozesses anzuerkennen.
  • Eine hohe Innovationsbereitschaft seitens des Managements zeigt sich auch darin, dass es bereit ist, Ressourcen wie Zeit, Geld und Personal in innovative Projekte zu investieren. Es versteht die Bedeutung von Forschung & Entwicklung sowie von Investitionen in moderne Infrastruktur oder digitale Transformation.
  • Darüber hinaus spielt Kommunikation eine zentrale Rolle bei der Förderung der Innovationsbereitschaft im Unternehmen. Ein offener Austausch zwischen Mitarbeitern aller Hierarchieebenen ermöglicht es neuen Ideen Raum zu geben und verschiedene Perspektiven einzubringen. Das Management stellt sicher, dass Informationen transparent kommuniziert werden und alle Mitarbeiter Zugang zu relevantem Wissen haben.
  • Nicht zuletzt übernimmt das Management eine Vorbildfunktion bezüglich Innovation: Wenn Führungskräfte selbst offen für Veränderungen sind und neue Ansätze vorleben, motiviert dies auch die Mitarbeiter, ihre eigene Innovationsbereitschaft zu erhöhen.

Digitalisierung im Mittelstand: Nicht ohne Zieldefinition

Die Digitalisierung von KMUs verfolgt das übergeordnete Ziel, Wettbewerbsfähigkeit und Zukunftssicherheit zu steigern. Den Weg dorthin definiert immer eine Digitalisierung-Roadmap. Wenngleich sehr individuell, im Detail könnten mögliche Digitalisierungsziele wie folgt lauten:

• die Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen
• die Erschließung neuer Märkte und Kundensegmente durch digitale Vertriebskanäle sowie
• die Verbesserung des Kundenservice und
• das Anbieten individualisierter Produkte und Dienstleistungen umfassen.

Ferner zielen KMUs häufig auch darauf ab, durch die digitale Transformation

• die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen
• die Fachkräfte zu gewinnen und zu binden
• die Verminderung des Ressourcenverbrauchs und Steigerung der Umweltverträglichkeit zu erreichen.

Digitale Transformation: Förderprogramme für KMU

Das Durchleuchten der Förderdschungellandschaft ist für KMU strategisch wichtig. Gegebenenfalls kann auch hier eine Unternehmensberatung für Digitalisierung Impulsgeber sein. Programme auf EU-, Bundes- und Länderebene bieten finanzielle Hilfen und Beratungsdienstleistungen, die KMU beim digitalen Wandel unterstützen können.

Ein guter Einstieg in den Förder-Dschungel zur Stärkung der Digitalisierung im Mittelstand der öffentlichen Programme findet sich u.a. auf der Website der Bundesnetzagentur.

Strategieentwicklung: Maßgeschneiderte Konzepte erstellen

Wie oben bereits erwähnt, ist die Strategieentwicklung und die Erstellung einer Roadmap wichtig, um einen Plan zu haben und Ziele und Meilensteine definieren und erreichen zu können. Eine Strategie zur Digitalisierung im Mittelstand enthält typischerweise mindestens folgende Aspekte:

• Prozessdigitalisierung:
  • Automatisierung operativer Abläufe
  • Digitale Tools zur Produktivitätssteigerung
• Digitale Geschäftsmodelle:
  • Entwicklung neuer Online-Angebote
  • Plattformökonomie und Netzwerkeffekte nutzen
• Kundenzentrierung und Datenanalyse:
  • Personalisierung von Angeboten
  • Nutzung von Big Data für Marktanalysen

Change Management: Mitarbeiter mitnehmen

Um eine erfolgreiche Veränderung innerhalb eines Unternehmens zu erreichen, ist effektives Change Management zwingend erforderlich. Ein offener Dialog über die bevorstehende Digitalisierung im Mittelstand-Unternehmen ermöglicht es Mitarbeitern, sich aktiv einzubringen und Fragen oder Bedenken anzusprechen.

Die Change Kommunikation spielt eine wichtige Rolle, da sie sicherstellt, dass alle relevanten Informationen klar und verständlich an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, transparente Ziele und Strategien für den Wandel festzulegen. Dies kann durch bewährte Change Management Methoden erfolgen, die dabei helfen können, klare Richtlinien für das Unternehmen zu schaffen. Dadurch wird deutlich gemacht, wohin der Weg führt und wie dieser erfolgreich beschritten werden kann.

Damit jedoch alle Mitarbeiter in der Lage sind, diese neuen Ziele und Strategien umzusetzen, müssen sie entsprechend qualifiziert sein. Externe Berater wie Interim Manager für Digitalisierungsprojekte können sicherstellen, dass Mitarbeiter über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen.

Technologieauswahl: Die richtigen Tools finden

Bei der Auswahl geeigneter Technologien zur Digitalisierung im Mittelstand sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden. Dazu gehören unter anderem die

• Skalierbarkeit der Lösung
• Integration in bestehende Systeme
• Benutzerfreundlichkeit
• Sicherheitsmerkmale.

Es kann hilfreich sein, Experten wie Interim Manager hinzuzuziehen, um bei dieser Entscheidung zu unterstützen. Sie können das Unternehmen dabei unterstützen herauszufinden welche technologischen Möglichkeiten vorhandenen sind und wie diese optimal genutzt werden können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung neuer Technologien ist deren Akzeptanz innerhalb des Unternehmens. Die Mitarbeiter müssen davon überzeugt sein, dass sie einen Mehrwert bieten. Ein häufiges Beispiel aus der Praxis sind Personalabteilungen. Mit Hilfe eines HR Interim Managers können die dortigen Mitarbeiter vorbereitet, geschult und für die HR-Transformation begeistert werden.

Beratung zur Digitalisierung im Mittelstand: Strategieberatung erschließt verborgene Potenziale

Eine universelle Lösung zur digitalen Transformation, die Erfolg garantiert, existiert nicht. Vielfältige Ansätze und Strategien stehen zur Verfügung, doch ihre Umsetzung erfordert Ressourcen, die insbesondere KMUs oft begrenzt zur Verfügung stehen. Hier positioniert sich lead & conduct! – GmbH als Schlüsselkomponente für eine maßgeschneiderte Digitalisierung.

Eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmensprofils, der Branchenspezifika und des Wettbewerbsumfeldes bildet die Grundlage. Entscheidend für die Evaluierung zukunftsweisender Digitalisierungsvorhaben ist jedoch die intensive Analyse der Kundenbedürfnisse – der Kernprämisse der Beratungstätigkeit im Interim Management. Nur wenn Digitalisierungsmaßnahmen den Kunden einen echten Mehrwert bieten, sind sie zielführend und profitabel. Basierend auf dieser Prämisse entwickelt die Beratung differenzierte Handlungsempfehlungen, die die Marktposition festigen, Kostenstrukturen optimieren und die Kundenzufriedenheit sowie den betrieblichen Erfolg nachhaltig erhöhen.

Jedes Beratungskonzept ist unverkennbar und spezifisch zugeschnitten auf die Erwartungen und Ansprüche der Klientel. Digitalisierung, korrekt realisiert, ist nicht nur ein Mittel zum Zweck, sondern ein fundamentales, wertstiftendes Vorhaben im Prozess der Kundenbindung und -gewinnung für mittelständische Unternehmen.

Übrigens bezieht “Kunden” an dieser Stelle auch die internen Stakeholder von KMU mit ein. Die Beratung schließt das HR Interim Management für die HR-Transformation daher mit ein.

Fazit und Empfehlungen

Die Digitalisierung im Mittelstand kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine sorgfältige Planung, die Einbeziehung aller Beteiligten und die Auswahl geeigneter Technologien und Experten sind entscheidend für den KMU-Erfolg. Unternehmen sollten bereit sein, traditionelle Methoden zu hinterfragen und neues zu wagen. Die KMU-Digitalisierungsberatung ist zweifelsohne eine gute Investition in die unternehmerische Zukunft.

Weiterführende Literatur

Die folgenden Publikationen geben vertiefende Einblicke in die praktische Umsetzung digitaler Strategien und eignen sich hervorragend zur Weiterbildung von Führungskräften und Personalverantwortlichen, die den digitalen Wandel im Mittelstand gestalten möchten.

• „Leading Digital: Turning Technology into Business Transformation“ von George Westerman, Didier Bonnet und Andrew McAfee
• „Digital @ Scale: Die Playbook für eine Unternehmensführung im digitalen Zeitalter“ von Jürgen Meffert und Anand Swaminathan