Digitization vs. Digitalization: Den digitalen Wandel verstehen

Was versteht man unter Digitization vs. Digitalization, und warum ist diese Unterscheidung für Personaler, Marketing-Verantwortliche und Führungskräfte so wichtig? Dieser Leitfaden soll Klarheit zu schaffen – auch dank zahlreicher praxisnaher Beispiele!

Der digitale Dschungel – ein Labyrinth der Begriffe?

In einer Welt, in der „digital“ das neue Normal ist, sind die Begriffe Digitization und Digitalization zu Schlagwörtern geworden, die häufig synonym verwendet, aber selten klar differenziert werden. Hier liegt der Knackpunkt: Die präzise Verwendung dieser Begriffe ist ein Indikator für das tiefgreifende Verständnis der digitalen Agenda und somit ein wahrer Game-Changer für jedes Business.

Was ist Digitization?

Digitization bezeichnet den technischen Prozess der Umwandlung von analogen Informationen in digitale Daten. Konkret geht es um die Transformation von Papierdokumenten, Bildern, Tönen oder anderen Medien in ein digitales Format, das computerlesbar ist. Dieser Schritt ist die Basis für eine effiziente Datenarchivierung, -suche und -verarbeitung.

Praxisbeispiel: Die Digitalisierung von Mitarbeiterakten

Ein gängiges Beispiel im HR-Bereich ist die Digitalisierung von Mitarbeiterakten. Durch das Scannen und Speichern von Dokumenten in digitalen Personalmanagementsystemen wird der Zugriff vereinfacht, die Suchzeiten verkürzt und Platz gespart.

Was ist Digitalization?

Digitalization hingegen greift weiter. Es geht um die Nutzung digitaler Technologien, um neue Geschäftsmodelle zu entwickeln und vorhandene Prozesse zu verbessern. Digitalization ist der strategische Einsatz von digitalem Wandel zwecks Unternehmenswachstum, effizienterer Prozesse und besserer Kundenerlebnisse.

Praxisbeispiel: Digitale Transformation im Marketing

Im Marketing offenbart Digitalization ihr ganzes Potenzial. Die Einführung von CRM-Systemen, Big Data-Analysen oder kundenspezifischen Marketingautomatisierungen sind Paradebeispiele dafür, wie Digitalization die Interaktion mit dem Kunden revolutionieren und zur Wertschöpfung beitragen kann.

Der Zusammenhang: Von Digitization zu Digitalization

Die Reise beginnt mit Digitization: Daten werden digitalisiert, um sie zugänglich zu machen. Der wahre Wandel, Digitalization, erfolgt, wenn diese Daten genutzt werden, um Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle grundlegend zu erneuern. Wer erfolgreich digitalisieren will, muss also zunächst digitalisieren.

Warum ist die Unterscheidung wichtig?

Verstehen Führungskräfte den Unterschied nicht, könnte wertvolle Energie in die falschen Kanäle fließen. Investitionen in Technologie ohne eine klare, strategische Vision (Digitalization) könnten demnach zu ineffizienten Prozessen führen. Digitization ohne anschließende Digitalization verpasst hingegen das Potenzial der digitalen Revolution.

Schritt für Schritt: Roadmap zur Digitalization

Um die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten, bedarf es einer detaillierten und konkreten „Roadmap Digitalisierung“, die Sie von der einfachen Digitization bis hin zur ganzheitlichen Digitalization führt.

Schritt 1: Daten digitalisieren

Beispiel: Ein Handelsunternehmen mit umfangreichem Lagerbestand könnte ein System zur Dokumentenerfassung einführen, das Lieferscheine und Bestände direkt bei Eingang scannt, in ein digitales Format umwandelt und in ein Warenwirtschaftssystem einspeist.

• Inventur: Erfassen Sie alle analogen Informationen, die digitalisiert werden sollen.
• Priorisierung: Bestimmen Sie, welche Daten den größten Einfluss auf Ihr Geschäft haben.
• Tools und Infrastruktur: Wählen Sie die passenden Digitalisierungswerkzeuge und legen Sie die notwendige Infrastruktur fest.
• Datensicherheit: Implementieren Sie Sicherheitsprotokolle zur Wahrung der Datenintegrität und Daten-Privatheit.
• Umsetzung: Starten Sie das Scannen und Konvertieren von Dokumenten, Bildern und anderen relevanten Medien.

Schritt 2: Daten analysieren und verstehen

Beispiel: Nach der Digitalisierung der Kundendaten führt ein Modeeinzelhändler Data-Mining durch, um Kaufmuster zu erkennen. Dadurch werden Trends identifiziert, die für zielgerichtete Werbeaktionen und verbesserte Lagerhaltung genutzt werden.

• Datenanalyse: Nutzen Sie Analysetools, um Muster, Trends und Einsparpotenziale zu identifizieren.
• Feedback einholen: Fragen Sie Stakeholder und Endbenutzer nach ihrer Einschätzung, was verbessert werden kann.
• Prozess-Improvement: Leiten Sie mögliche Prozessoptimierungen auf Basis der gesammelten Daten und Einsichten ab.

Schritt 3: Digitalisierungsstrategie entwickeln

Beispiel: Eine Unternehmensberatung setzt auf ein zentrales Projektmanagementtool, um die Kommunikation und Arbeitsabläufe zu optimieren. Dazu wird eine Strategie erarbeitet, die Rollen definiert, Verantwortliche festlegt und klare Ziele für die Implementierung setzt.

• Zieldefinition: Legen Sie eindeutige Ziele für die Digitalisierung fest.
• Stakeholder-Engagement: Gewinnen Sie die Unterstützung von Entscheidungsträgern und bilden Sie ein starkes Digitalisierungsteam.
• Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass Sie über die notwendigen Ressourcen (Budget, Personal, Technologie) verfügen.
• Fahrplan erstellen: Definieren Sie klare Meilensteine und Zwischenziele für Ihre Digitalisierungsprojekte.
• Risikomanagement: Identifizieren Sie potenzielle Risiken und planen Sie entsprechende Gegenmaßnahmen.

Schritt 4: Digitalisierungstechnologien implementieren

Beispiel: Eine Bank implementiert eine Online-Kundenberatungsplattform, beginnend mit einem Pilotprojekt in zwei Filialen. Die Erfahrungen aus dem Pilotprojekt helfen bei der Skalierung der Lösung auf das gesamte Filialnetz, um den Kundenservice zu verbessern.

• Technologieauswahl: Entscheiden Sie sich für die geeigneten Technologien, die Ihren Anforderungen entsprechen.
• Pilotprojekte: Starten Sie kleine Testläufe, um die Wirksamkeit und Integration der neuen Technologien zu prüfen.
• Skalierung: Rollen Sie erfolgreiche Technologien schrittweise auf größere Bereiche Ihres Unternehmens aus.
• Schulung und Support: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter in den neuen Technologien geschult sind und Zugang zum notwendigen Support haben.
• Feedbacksysteme: Errichten Sie Feedbackschleifen, um kontinuierlich von den Endnutzern zu lernen und das System zu verbessern.

Schritt 5: Nachhaltige Digitalisierung kultivieren

Beispiel: Ein Softwareunternehmen führt wöchentliche „Innovation Labs“ ein, in denen Mitarbeiter frei an neuen Ideen tüfteln können. Diese Kulturinitiative hilft dabei, die Akzeptanz für digitale Werkzeuge im Unternehmen zu erhöhen und kreative Lösungen zu fördern.

• Kulturwandel: Fördern Sie eine Kultur der Offenheit für Wandel und stärken Sie die digitale Kompetenz im Unternehmen.
• Kontinuierliche Evaluation: Überprüfen Sie regelmäßig den Fortschritt und Erfolg Ihrer digitalen Strategie und passen Sie sie an Herausforderungen an.
• Innovation anregen: Ermutigen Sie das Team zu Innovation und geben Sie Raum für kreative, digitale Lösungsansätze.

Schritt 6: Digitalisierungserfolg messen und optimieren

Beispiel: Ein Logistikdienstleister setzt Sensoren und GPS-Tracking ein, um Echtzeitdaten über Sendungen zu erhalten. Diese Daten fließen in ein Dashboard ein, das Leistungsindikatoren wie Lieferzeiten und Kundenzufriedenheit visualisiert und zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Services führt.

Digitization vs. Digitalization im HR

Die Differenzierung zwischen „Digitization“ und „Digitalisation“ ist im HR-Bereich relevant, da diese Begrifflichkeiten distinkte Aspekte der Technologieintegration und -transformation in Unternehmen reflektieren. Folgende Kernpunkte sollten im HR-Kontext bezüglich „Digitization“ und „Digitalisation“ berücksichtigt werden:

• Definition und Verständnis:
  • Digitization: Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate, was im HR-Kontext z. B. die Umstellung von Papierdokumenten auf digitale Mitarbeiterakten einschließt.
  • Digitalisation: Nutzung digitaler Techniken zur Veränderung von Geschäftsprozessen, zielend auf die Verbesserung von HR-Methoden und -Strategien durch Technologie.
• Personalverwaltung
  • Digitization: Automatisierung administrativer Vorgänge wie die elektronische Archivierung von Personalunterlagen.
  • Digitalisation: Überarbeitung von HR-Prozessen durch Softwaresysteme zur Optimierung von Talentmanagement und Personalentwicklung.
• Rekrutierung
  • Digitization: Anwendung von Bewerbermanagementsystemen für die digitale Verwaltung von Bewerbungen.
  • Digitalisation: Einsatz fortgeschrittener Datenanalytik und KI, um Top-Kandidaten zu identifizieren und Rekrutierungsmuster vorauszusehen.
• Mitarbeiterentwicklung
  • Digitization: Zurverfügungstellung von digitalen Lerninhalten.
  • Digitalisation: Implementierung von Lernmanagement-Systemen, die individuelle Lernpfade und Karriereplanung ermöglichen.
• Leistungsmanagement
  • Digitization: Digitalisierung der Prozesse für Leistungsbeurteilungen.
  • Digitalisation: Anwendung von Systemen zur fortlaufenden Leistungsmessung, die Echtzeitanalysen und -interaktionen unterstützen.
• Mitarbeiterengagement
  • Digitization: Etablierung von digitalen Kommunikationskanälen.
  • Digitalisation: Anwendung von Technologien zur Kultivierung einer kollaborativen Arbeitsumgebung und zur Echtzeiterfassung des Engagements.
• Compliance und Datensicherheit
  • Digitization: Konversion von Compliance-bezogenen Dokumenten in ein digitales Format.
  • Digitalisation: Einführung von Systemen zur Sicherung der Datenintegrität und zur Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen.
• Unternehmenskultur
  • Digitization: Digitalisierung der Dokumentation zu Unternehmenswerten und -vorgaben.
  • Digitalisation: Einsatz digitaler Werkzeuge, um Innovationskultur und stetige Optimierung in der Organisation zu verankern.

Tipps für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierung

• KPIs definieren: Legen Sie klare Leistungsindikatoren fest, um den Erfolg der Digitalisierung messen zu können.
• Datenbasierte Entscheidungsfindung: Nutzen Sie die digitalisierten Daten, um fundierte Unternehmensentscheidungen zu treffen.
• Optimierung: Nutzen Sie die gesammelten Daten und Feedback, um Ihre digitale Präsenz kontinuierlich zu verbessern und an die Marktbedürfnisse anzupassen.
• Klare Ziele setzen: Was soll durch digitale Transformation erreicht werden? SMART-Kriterien bilden die Basis für spezifische und erreichbare Zielsetzungen.
• Mitarbeiter einbinden: Partizipatives Change Management erhöht Akzeptanz und fördert Eigeninitiative. Wichtig ist an dieser Stelle, relevante Change Management Methoden zu kennen und die Change Kommunikation konsequent anzuwenden.
• Agile Methoden anwenden: Agilität ermöglicht flexibles und iteratives Vorgehen mit schnellem Feedback.
• Kundenperspektive integrieren: Kundenbedürfnisse sollten stets im Zentrum aller Digitalisierungsmaßnahmen stehen. Eine Methode wie das Design Thinking beispielsweise stellt die Bedürfnisse und Wünsche der Endbenutzer in den Vordergrund.

Interim Management Support

Professionelle Unterstützung, um den Übergang von Digitization zu Digitalization reibungslos zu gestalten, ist intern nicht immer gewährleistet. Ein Interim Manager für Digitalisierung oder eine Unternehmensberatung Digitalisierung können Unternehmen in der Transformation helfen, diesen Wandel effizient und zielorientiert anzugehen. Das gilt besonders für den deutschen Mittelstand (siehe auch Mittelstandsberatung zur Digitalisierung).

Fazit: Digitization als Basis, Digitalization als Weg

Eine schrittweise und methodische Herangehensweise ist unerlässlich, um Digitization in die weitaus umfassendere Digitalization zu überführen. Jeder Schritt sollte genau geplant, bewertet und auf seine Wirksamkeit hin überprüft werden, um sicherzustellen, dass die digitale Transformation nicht nur eine flüchtige Initiative, sondern ein nachhaltiger Wettbewerbsvorteil wird.