Die Candidate Journey: Verstehen, Implementieren und Optimieren

Eine effektive Candidate Journey – der Schlüssel zum Gewinnen von Top-Talenten? Die Candidate Journey beschreibt die gesamte Reise eines Kandidaten durch den Rekrutierungsprozess, vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen bis hin zur Einstellung oder zum Verlassen des Prozesses. Sie umfasst verschiedene Phasen wie die Bewusstseins-, Interessen-, Bewertungs-, Bewerbungs-, Auswahl- und Einführungsphase.

Für wen ist die Candidate Journey relevant?

Unternehmen jeder Größe und aller Branchen sollten den Weg eines Bewerbers durch den Bewerbungsprozess analysieren und kontinuierlich verbessern. Denn eine gut durchdachte Candidate Journey wirkt sich positiv auf die Arbeitgebermarke aus und kann dadurch bestehende Mitarbeiter binden und neue anziehen.

Intern sind vor allem die Personalabteilungen betroffen, die das Konzept der Candidate Journey implementieren und optimieren müssen – insbesondere bei der Digitalisierung der Bewerbungsprozesse. Extern sind es natürlich vor allem die Kandidaten selbst.

Digitalisierung im Bewerbungsprozess

In der immer stärker digitalisierten Welt wächst die Bedeutung des Experience-Managements. Daher sind auch Aspekte der digitalen Transformation in der Candidate Journey von zentraler Bedeutung. Online-Bewerbungen, Social Media Recruiting, Video-Interviews, automatisierte Prozesse und personalisierte Kommunikation sollten hier nicht außer Acht gelassen und genutzt werden.

Dank der digitalen Technologien kann die Candidate Journey effizient, transparent und vor allem deutlich benutzerfreundlicher werden. Das kann von der Online-Bewerbung über automatisierte Eingangsbestätigungen bis hin zu Online-Assessments reichen. Es profitiert also auch die Personalabteilung selbst, durch eine einfachere Organisation oder durch KI gestützte Bewerber-Screenings.

Die sechs Phasen der Candidate Journey: Personaler sollten jede Phase nutzen

In jeder Phase der Candidate Journey gibt es spezifische Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um positive Erlebnisse zu schaffen und potenzielle Kandidaten zu gewinnen:

Bewusstseinsphase (Awareness)

Unternehmen können hier ihre Marke und ihre Arbeitskultur durch Social Media, Blogbeiträge, Pressemitteilungen und andere Medien strategisch präsentieren. Stellenanzeigen sollten zielgruppengerecht formuliert, gut sichtbar und leicht verständlich sein. Teilnahme an Karrieremessen und Networking-Events können ebenfalls dazu beitragen, die Reichweite zu potenziellen Kandidaten zu erhöhen.

Recherchephase (Consideration)

Unternehmen sollten hier sicherstellen, dass ihre Website und insbesondere ihre Karriereseiten ansprechend und informativ sind. Sie können auch Mitarbeiter-Testimonials, Gehaltsinformationen, Karrierepfade und andere zentrale Informationen bereitstellen. Unternehmen können auch auf Websites wie Glassdoor aktiv sein, um Fragen von Bewerbern zu beantworten und Feedback zu geben.

Bewerbungsphase (Application)

Der Bewerbungsprozess sollte so einfach und transparent wie möglich gestaltet sein. Ein benutzerfreundliches Bewerber-Tracking-System kann den Prozess erleichtern, und regelmäßige Kommunikation kann den Kandidaten über den Status ihrer Bewerbung informieren.

Auswahlphase (Selection)

Ein klarer und gerechter Auswahlprozess ist entscheidend. Ein strukturiertes Interviewverfahren, transparente Bewertungskriterien und schnelles Feedback können dazu beitragen, das Vertrauen der Kandidaten in das Unternehmen zu stärken.

Einstellungsphase (Hire)

Der Jobangebotsprozess sollte gut organisiert und professionell sein. Die Kommunikation sollte klar sein, und das Unternehmen sollte bereit sein, alle Fragen des Kandidaten – insbesondere zu den (Arbeits-)Vertragsangelegenheiten rasch und umfassend zu beantworten.

Onboarding-Phase (Onboarding)

Ein strukturierter und umfassender Onboarding-Prozess kann dazu beitragen, neue Mitarbeiter Willkommen zu heißen und zu integrieren. Dies könnte eine Kombination aus Formalitäten, Schulungen, Networking-Sessions und anderen Aktivitäten zur Einarbeitung beinhalten. Diese Phase stellt zudem das Bindeglied zwischen der Rekrutierung und der Mitarbeiterbindung dar. Hier entscheidet sich, ob sich die Investition in die neuen Mitarbeiter auch für alle Beteiligten (positiver Return on Invest) auszahlen, oder eben auch nicht (Loss on Invest).

In jeder dieser Phasen hat das Unternehmen die Möglichkeit, den Kandidaten positiv zu beeinflussen und ihn dadurch zur Annahme des Angebots zu bewegen. Dabei ist es wichtig, die Bedürfnisse und Erwartungen des Kandidaten zu berücksichtigen und ein positives Erlebnis zu schaffen.

Customer Journey Mapping als hilfreiches Optimierungstool

Das Candidate Journey Mapping ist ein Verfahren zur visuellen Darstellung der einzelnen Etappen, die ein Bewerber vom ersten Kontakt zum Unternehmen bis zur Einstellung durchläuft. Ziel dieses Ansatzes ist es, die Erfahrungen und Wahrnehmungen der Kandidaten auf jeder Stufe des Rekrutierungsprozesses besser zu verstehen und Potenziale zur Optimierung zu erkennen. Die grundlegenden Schritte des Candidate Journey Mapping sind:

• Definieren der Zielgruppe: Zunächst ist es wichtig, die wesentlichen Merkmale der Zielgruppe zu identifizieren, etwa die gewünschten Fähigkeiten, Erfahrungen und Erwartungen in Bezug auf den Bewerbungs- und Einstellungsprozess.
• Identifizieren der Kontaktpunkte: Im Anschluss werden alle Kontaktpunkte aufgelistet, an denen die Zielgruppe mit dem Unternehmen in Berührung kommt. Dazu zählen unter anderem die Unternehmenswebsite, Social-Media-Kanäle, Bewerbungsformulare, Korrespondenz, Vorstellungsgespräche und die Einführungsphase im Unternehmen.
• Erstellung der Candidate Journey Map: Auf Basis der identifizierten Kontaktpunkte wird eine visuelle Karte erstellt, die den Weg der Kandidaten durch den Bewerbungsprozess darstellt. Hierbei werden insbesondere Stellen identifiziert, an denen positive oder negative Erfahrungen gemacht werden.
• Auswertung & Optimierung: Durch die Analyse der Candidate Journey Map können Schwachstellen und Möglichkeiten zur Verbesserung identifiziert werden. Die Ergebnisse dienen als Grundlage für Maßnahmen zur Optimierung der Bewerbererfahrung.

Durch das Verfahren des Candidate Journey Mappings können Unternehmen somit ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse und Wahrnehmungen ihrer Bewerber und neuen Mitarbeiter entwickeln und gezielte Maßnahmen zur Optimierung der Candidate Journey erarbeiten.

Touchpoints (Kontaktpunkte) der Candidate Journey

Candidate Journey Touchpoints, oder auf Kontaktpunkte, beziehen sich auf alle Interaktionen, die ein Kandidat mit einem Unternehmen während seiner Bewerberreise hat. Diese Kontaktpunkte spielen eine entscheidende Rolle in der Candidate Journey, weil sie die Wahrnehmung und das Erlebnis des Kandidaten (Candidate Experience) vom Bewerbungsprozess und vom Unternehmen im Allgemeinen beeinflussen.

Die relevantesten Touchpoints sind:

• Unternehmenswebsite: Dies ist oft der erste Kontaktpunkt, den ein Kandidat mit einem Unternehmen hat. Eine gut gestaltete und informative Unternehmenswebsite kann einen positiven ersten Eindruck hinterlassen.
• Stellenanzeigen: Sie sind ein kritischer Kontaktpunkt, da sie die wichtigsten Informationen über die Stelle und das Unternehmen liefern.
• Social Media: Unternehmen nutzen immer mehr soziale Medien, um potenzielle Kandidaten zu erreichen und mit ihnen zu interagieren, Stichwort Social Media Recruiting.
• Bewerbungsformulare: Sie sind der Hauptkontaktpunkt während der Bewerbungsphase und können einen großen Einfluss auf die Candidate Experience haben. Sie sollten daher einfach gehalten und benutzerfreundlich gestaltet sein.
• E-Mail-Kommunikation: Regelmäßige und klare Kommunikation kann dazu beitragen, das Engagement der Kandidaten zu erhöhen und ihre Fragen oder Bedenken zu klären.
• Interviews: Sie bieten eine direkte Interaktion zwischen dem Kandidaten und dem Unternehmen und sind daher zumeist der entscheidendeKontaktpunkt.
• Feedback und Rückmeldungen: Diese Kommunikation nach dem Interview oder der Bewerbung gibt dem Kandidaten wichtige Informationen über seine Leistung und seine Aussichten. Sie sollte daher, unabhängig vom jeweiligen Ergebnis, stets in einer wertschätzenden Form erfolgen.

Hier eine Übersicht relevanter Touchpoints im Rahmen der unterschiedlichen Rekrutierungs-Phasen:

Implementierung einer erfolgreichen Candidate Journey

Um eine erfolgreiche Candidate Journey zu implementieren, müssen Unternehmen einige wichtige Punkte beachten:

• Informationen klar und einfach verfügbar machen: Die Informationsbeschaffung ist ein zentraler Bestandteil der Candidate Journey. Ob auf der Unternehmenswebsite, in digitalen Bewerberportalen oder auf Karrieremessen – Bewerber müssen alle notwendigen Informationen über das Unternehmen, die ausgeschriebene Stelle und den Bewerbungsprozess leicht und schnell finden können.
• Kommunikation effizient gestalten: Die Interaktion mit Bewerbern sollte klar, zeitnah und personalisiert erfolgen. Wertschätzende und aufmerksame Kommunikation trägt erheblich zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei.
• Bewerbungsverfahren optimieren: Ein kompliziertes, zeitintensives und intransparentes Bewerbungsverfahren kann potenzielle Kandidaten abschrecken. Es ist essentiell, den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, um hochqualifizierte Talente bzw. Potentialkandidaten nicht zu verlieren.
• Feedbackkultur etablieren: Eine offene und konstruktive Feedbackkultur stärkt das Vertrauen der Kandidaten in das Unternehmen.
• Onboarding-Prozess verbessern: Der erste Eindruck zählt, und das gilt besonders für den Onboarding-Prozess. Ein durchdachtes, strukturiertes und freundliches Onboarding kann helfen, neue Mitarbeiter zu binden, und ihnen den Einstieg in die neue Arbeitsumgebung zu erleichtern.

Die Candidate Journey ist kein statisches Konzept. In Zeiten des Wandels, der Digitalisierung und der Change Prozesse ist es wichtig, sie stetig zu überprüfen und weiterzuentwickeln.

Das Optimieren der bestehenden Candidate Journey

Um die Candidate Journey erfolgreich zu optimieren, sind verschiedene Punkte zu beachten. Im Folgenden sind einige Strategien und Praktiken aufgelistet, die darauf abzielen, das Bewerbererlebnis signifikant zu verbessern.

• Analyse der aktuellen Candidate Journey: Bevor Unternehmen Optimierungsmaßnahmen umsetzen können, müssen sie zunächst die bestehende Candidate Journey genau verstehen. Hierbei spielen Aspekte wie Bewerbungskanäle, Kommunikationswege und -geschwindigkeiten sowie die Dauer des gesamten Prozesses eine Rolle. Befragungen bisheriger Kandidaten können wertvolle Einblicke liefern.
• Optimieren der Karrierewebseite: Die Karriereseite ist oft der erste Kontaktpunkt für potenzielle Kandidaten. Sie sollte daher benutzerfreundlich gestaltet sein und alle relevanten Informationen über das Unternehmen, offene Stellen und den Bewerbungsprozess enthalten.
• Vereinfachen und Beschleunigendes Bewerbungsprozesses: Ein langwieriger und komplizierter Bewerbungsprozess kann Kandidaten abschrecken. Bietet das Unternehmen aber einen einfachen, schnellen und transparenten Bewerbungsprozess, kann das die Kandidatenerfahrung maßgeblich verbessern.
• Proaktive und offene Kommunikation: Ein guter Informationsfluss ist essentiell, um das Interesse der Kandidaten während der gesamten Candidate Journey aufrecht zu halten. Automatisierte Updates, regelmäßige Statusmeldungen und schnelles Feedback können hierbei sehr hilfreich sein.
• Verbessern des Onboarding-Prozesses: Ist der Kandidat einmal eingestellt, sollte die Journey noch lange nicht zu Ende sein. Ein gründlicher und strukturierter Onboarding-Prozess hilft, neue Mitarbeiter zu integrieren und ihr Engagement sowie ihre Produktivität zu steigern.
• Stetiges Monitoren und Anpassen: Unternehmen sollten die Candidate Journey ständig überwachen und evaluieren. Dabei helfen Tools zur Datenanalyse sowie regelmäßige Feedbackgespräche mit den Kandidaten und neuen Mitarbeitern.
• Investition in Technologie: Innovative Technologien bieten die Möglichkeit, den Rekrutierungsprozess zu optimieren. Bewerber-Tracking-Systeme, datengetriebene Analysen oder künstliche Intelligenz können dazu beitragen, die Candidate Journey effizienter und effektiver zu gestalten.
• Positive Arbeitgebermarke: Eine attraktive Arbeitgebermarke verbessert nicht nur die Candidate Journey, sondern auch das gesamte Employer Branding. Erzählen Sie eine überzeugende Geschichte über Ihr Unternehmen, seine Werte und was es zu einem großartigen Ort zum Arbeiten macht.
• Bereitstellen von klaren Karrierepfaden: Kandidaten suchen nach Jobs, die ihnen die Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Entwicklung bieten. Stellen Sie also sicher, dass Sie klare Karrierepfade und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen.
• Aufbau einer Feedback-Kultur: Konstruktives Feedback ist ein mächtiges Werkzeug im Rekrutierungsprozess. Es sollte immer angemessen und fair sein und in regelmäßigen Abständen gegeben werden.
• Pflege von Kandidaten-Beziehungen: Selbst wenn ein Kandidat für eine bestimmte Position nicht ausgewählt wird, kann er für künftige Jobmöglichkeiten relevant sein – oder zu einem Markenbotschafter werden. Halten Sie also den Kontakt und pflegen Sie diese Beziehungen.

Besondere Herausforderungen beim Optimieren der Candidate Journey

Bei der Optimierung der Candidate Journey können Unternehmen erfahrungsgemäß auf verschiedene Herausforderungen stoßen:

• Verständnis der Zielgruppe: Um eine effektive Candidate Journey zu gestalten, ist ein tiefgreifendes Verständnis der potenziellen Bewerber erforderlich. Jede Zielgruppe hat unterschiedliche Bedürfnisse und Erwartungen, die es zu erfüllen gilt.
• Anpassen der Stellenausschreibungen: Das direkte Feedback der Kandidaten auf die jeweiligen Stellenbeschreibungen sollte ebenfalls kritisch reflektiert werden. Hier gibt es oftmals zahlreiche Hinweise zur Optimierung. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn neben dem unternehmensinternen Personalbereich auch noch externe Personal- bzw. Rekrutierungsdienstleister beteiligt sind. Zudem freut es natürlich auch Google, wenn die digitalen Stellenbeschreibungen auch regelmäßig aktualisiert werden. Das erhöht dann schließlich auch die Matching-Quote.
• Integration von Technologien: Neue Technologien, wie Applicant Tracking Systems oder künstliche Intelligenz, können die Candidate Journey erheblich verbessern. Allerdings können ihre Integration und Anwendung komplex und zeitintensiv sein.
• Kontinuität und Konsistenz: Eine effektive Candidate Journey muss an allen Kontaktpunkten zwischen dem Bewerber und dem Unternehmen konsistent sein. Häufig ist dies eine Herausforderung, da unterschiedliche Abteilungen und Mitarbeiter involviert sind.
• Datenerfassung und -analyse: Das Nutzen von Daten zur Überwachung und Verbesserung der Candidate Journey ist unerlässlich. Allerdings kann es schwierig sein, die richtigen Daten zu erfassen und diese effektiv zu analysieren. Dies gilt insbesondere auch für die Zusammenarbeit mit externen Personal- bzw. Rekrutierungsdienstleistern. Daher empfehle ich hierzu bei der Auswahl und Steuerung der Dienstleister ein ganz besonderes Augenmerk darauf zu legen. Hier trennt sich rasch die Spreu vom Weizen, denn hier geht es letztlich um die Prozessqualität oder Prozessgüte der jeweiligen Dienstleistung. Von daher ist dieser Aspekt meiner Erfahrung nach sogar deutlich wichtiger als allgemeine Referenzen. Auch das Thema Datenschutz ist hier nicht zu vernachlässigen.
• Verzögerungen im Bewerbungsprozess: Lange Wartezeiten können für Bewerber frustrierend sein und ihr Bild vom Unternehmen negativ beeinflussen. Es kann eine Herausforderung sein, den Bewerbungsprozess effizient zu gestalten und gleichzeitig gründlich und fair zu bleiben. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn die Einstellungsentscheidung grundsätzlich bereits getroffen ist und nun noch der Arbeitsvertrag rasch und im gegenseitigen Einvernehmen abgeschlossen wird. Alleine das Einholen der jeweiligen Unterschriften unter die jeweiligen Dokumente und der damit verbundenen Zustimmungen sollte – im Sinne der Kandidaten – so rasch und problemlos wie möglich erfolgen.
• Einbeziehen aller relevanter Stakeholder: Das Gestalten einer effektiven Candidate Journey erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen, vom Management über das Personalwesen bis hin zur IT – insbesondere beim Vorbereiten eines überzeugenden OnboardingsDie Koordination und Kommunikation zwischen diesen Abteilungen kann hierbei eine Herausforderung darstellen.

Jedes Unternehmen muss diese Herausforderungen individuell angehen und Lösungen finden, die zu den speziellen Anforderungen und Möglichkeiten der Organisation passen. Ein gut durchdachter, auf die Zielgruppe angepasster Ansatz zum Optimieren der Candidate Journey kann dazu beitragen, diese Herausforderungen zu meistern und sowohl die Rekrutierungs- als auch die Bindungserfolge des Unternehmens zu verbessern.

Was ist der Unterschied zwischen Candidate Journey und Candidate Experience?

Auch wenn es in der deutschsprachigen Wikipedia anders dargestellt wird: Die Candidate Journey und die Candidate Experience sind nicht das gleiche. Die Candidate Journey beschreibt den gesamten Prozess, den ein Bewerber durchläuft, von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Einstellung oder Ablehnung. Die Candidate Experience hingegen bezieht sich auf die Erfahrungen und Emotionen des Kandidaten während dieser „Reise“. Es geht hier also darum, wie der Bewerber das Unternehmen wahrnimmt und welche Gefühle er dabei hat – positiv oder negativ.

Eine positive Candidate Experience kann dazu führen, dass ein abgelehnter Kandidat trotzdem eine gute Meinung über das Unternehmen behält und es weiterempfiehlt oder sich sogar später noch einmal bewirbt. Daher ist es wichtig für Arbeitgeber nicht nur darauf zu achten, einen reibungslosen Ablauf in der Candidate Journey zu gewährleisten, sondern auch dafür Sorge zu tragen, dass jeder einzelne Kontakt mit dem potentiellen Mitarbeiter angenehm verläuft, und so letztendlich eine möglichst positive Gesamt-Bewertung bei ihm hinterlassen wird.

Wie hängen die Candidate Journey und das Employer Branding zusammen?

Die Candidate Journey und das Employer Branding sind eng miteinander verknüpft, da beide Konzepte sich stark auf die Wahrnehmung und Erfahrung von potenziellen Mitarbeitern konzentrieren.

Employer Branding bezieht sich dabei auf die Strategie und die Bemühungen eines Unternehmens, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren und sich positiv vom Wettbewerb abzuheben. Es beinhaltet die Vermittlung der Unternehmenskultur, Werte, Vorteile und Karrieremöglichkeiten, sowohl um qualifizierte Talente anzuziehen als auch um bestehende Mitarbeiter zu halten.

Ein positives Employer Branding kann die Candidate Journey erheblich verbessern, indem es qualifizierte Kandidaten anzieht und ihr Interesse weckt. Umgekehrt kann eine durchdachte und positive Candidate Journey das Employer Branding stärken, indem sie eine positive Bewerbererfahrung bietet, die das positive Bild des Unternehmens als Arbeitgeber verstärkt.