Setup von Salesforce-Trainings – ein Erfahrungsbericht

Hinter einem Setup von Salesforce-Trainings steckt mehr als nur eine Agenda

Beim Setup von Salesforce-Trainings in unserem Unternehmen, gilt es ein Einiges zu beachten. Zur Übergabe einer neu aufgesetzten Plattform an einen Kunden, wie z.B. die „Salesforce – Sales Cloud“, ist es zwingend notwendig, alle beteiligten Akteure in die Lage zu versetzen, sich selbstständig und sicher in der neuen Lösung bewegen zu lassen. Dazu sollten die Nutzer die jeweiligen Schritte, die für ihr Tagesgeschäft notwendig sind, ohne große Hilfe selbständig durchführen.

Womit fange ich an?

Ziele/ Schwerpunkt/ Teilziele

Aus bereits mehreren durchgeführten SetUps von Salesforce Trainings haben wir uns selber auch stetig verbessert. Dies gilt insbesondere für die Phase der Vorbereitung. Vor allem der erste Schritt ist hier besonders wichtig! Bevor ich mich mit inhaltlichen Themen beschäftige, muss klar sein, welche Ziele sollen überhaupt erreicht werden. Diese Ziele müssen gemeinsam mit dem Kunden aufgestellt werden. Sie bilden dann den Rahmen für Intensität und Umfang des Trainings. Aber wie stelle ich eigentlich ein Trainingsziel auf?

Zieldefintion beim Setup von Salesforce -Trainings

Aus der Sicht der Trainings-Teilnehmer, muss klar werden, wie ihre zukünftige Arbeitsweise mit und in der Salesforce-Plattform aussieht. Ist das Bild hier klar, muss geschaut werden, wie jemand in die Lage versetzt wird, seine Fähigkeiten dementsprechend aufzubauen. Dazu werden von dem übergeordnetem Grobziel zweckmäßige Teilziele abgeleitet. Zudem ist die für ein Training zur Verfügung stehende Zeit, natürlich besonders zu berücksichtigen.

Die Zielformulierung spiegelt den Wissens- und/ oder Fähigkeitsstand der Teilnehmer nach dem Training wieder. Hierbei ist besonders darauf zu achten, das die Ziele realistisch aufgestellt werden. Denn auch beim Karate ist der schwarze Gürtel nicht in 2 Tagen erlangbar! Wichtig ist dabei, immer einen Schritt nach dem anderen zu gehen. Und dazu etwa die nächste Graduierung, in den Fokus zu nehmen. Diese Anstrengung der Zielkaskade fordert von dem Organisator bereits beim Setup des Salesforce-Trainings einen Mix aus unterschiedlichen Fähigkeiten – und dies sowohl inhaltlich, organisatorisch als auch in Punkto Kreativität. Zusätzlich dienen die aufgestellten Ziele vor allem auch im späteren Verlauf zur Überprüfung, ob die Lern- und Trainingsziele erreicht wurden.

Grobe Zeitplanung und Inhalte

Bei unseren ersten Trainings fixierte ich mich anfangs immer direkt auf die Inhalte. Dadurch bin ich aber auch das eine oder andere Mal in eine organisatorische Sackgasse gelaufen, da ich vor lauter inhaltlichen Aspekten kaum noch den notwendigen Rahmen – insbesondere den zeitlichen – erkennen konnte. Viel einfacher ist es allerdings, sich zunächst einmal die einzelnen Teilziele genauer anzuschauen. Denn mit ein wenig Erfahrung lassen sich dann die dazu benötigte Trainings-Zeit und die entsprechenden Themengebiete ableiten.

Mit dieser groben Aufteilung bin ich dann in der Lage, die zur Zielerreichung notwendigen Schritte auf die Zeitachse zu legen und somit einen Fahrplan (Ablaufplan) für die Schulung aufzustellen. Gerade wenn diese Thematik noch neu für einen selbst ist, wird schnell klar, dass an dieser Stelle die eigentlichen Inhalte der Schulung noch „keine“ große Rolle spielen. Erst wenn das Grobkonzept steht, befasse ich mich mit den eigentlichen Inhalten.

Aufnahme Use-Cases/ Story Cards

Die eigentlichen Inhalte leiten sich bei uns von Story-Cards ab. Diese erstellen wir gemeinsam mit den Auftraggebern vor den Trainings. Story-Cards haben den Vorteil, dass zusätzlich zu den Rahmenbedingungen wie z.B. beteiligte Akteure/ Prozesse etc. vor allem immer die Ist-Situation mit der Soll-Situation in Beziehung gesetzt wird. Sie erläutert zudem das „Warum?“. Dadurch schaffen die Story-Cards eine Brücke zwischen der Dienstleitung und den Interessen des Kunden. Das ist besonders wichtig für ein kunden- und zielorientiertes Setup von Salesforce-Trainings.

Jede Story-Card wird zusätzlich von einem Use-Case untermalt, der eine möglichst realitätsnahe Situation wiederspiegelt. Durch das Trainieren dieser Situation ist gewährleistet, dass nicht einzelne Features und Funktionen im Vordergrund des Trainings stehen, sondern vielmehr die Handlungsorientierung mit konkretem Arbeitsplatzbezug.

Wichtig ist hierbei aber auch, dass der Trainer mittels einer Gesamt-Situation die Trainings-Teilnehmer in eine Lage versetzt, den Use-Case mit Ihren eignen Fähigkeiten nach vorne zu treiben. Einzelne Funktionen der Plattform wirken hierbei unterstützend – sollten aber nicht im Vordergrund stehen.

Mach mal Pause

Wie viel und wie lange?

Hier möchte ich gerne einen kleinen Exkurs machen. Die Notwendigkeit passender Pausen als „Lernunterstützung“ habe ich trotz Ausbildung und Studium – lange selbst nicht wirklich verstanden habe. Obwohl meine Ausbilder, Trainer und Dozenten immer wieder „gepredigt“ hatten, wie wichtig Pausen für den Lernerfolg sind.

Nun bin ich aber selbst in der Situation, ein Training zu planen. Zudem geht es darum, die notwendigen Pause an den richtigen Stellen zu platzieren. Wie gelingt mir das? Denn echte „lohnende Pausen“ sollten unabhängig von der Trainings-Zeit betrachtet werden und nicht „irgendwie“ eingebaut werden. Für das zweckmäßige Setzen von Pausen, sollte die einzelnen Lerneinheiten nicht länger als 45 Minuten dauern. Dies gilt insbesondere nachmittags, da hier für viele Menschen die Aufnahmefähigkeit geringer ist. Deswegen sollten hier auch mal längere Pausen eingeplant werden.

Pausen motivieren

Zusätzlich sollten die Pausen auch dazu genutzt werden, um die Trainees weiter zu motivieren und direktes Feedback von ihnen zu erhalten. Also z.B. ob sich alle abgeholt fühlen, oder der eine oder andere noch Schwierigkeiten in bestimmten Bereichen hat. Das macht insbesondere für die Menschen Sinn, die dies vielleicht in der Gruppe nicht so gerne zugeben möchten. Dabei ist es prima, sich immer am schwächsten Glied der Trainings-Gruppe zu orientieren. Dies ist eine weitere wichtige Prämisse für das Setup von Salesforce-Trainings.

Information & Kommunikation

Zur Motivation und der mentalen Einstellung der Teilnehmer auf Salesforce- Trainings ist es besonders wichtig, dass sie zur richtigen Zeit mit den notwendigen Informationen versorgt werden. Hierzu habe ich einmal einige Leitfragen zusammengestellt!

• Was ist das Ziel der Schulung?
• Was bringt mir die Schulung?
• Muss ich eventuell selbst etwas vorbereiten und wie kann ich mich damit aktiver im Training einbinden?

Gerade eine transparente und regelmäßige Kommunikation vor einem Training schafft Vertrauen. Dies gehört ebenfalls zum Setup von Salesforce- Trainings bei uns. Zudem motiviert es die Teilnehmer, das Training als zukünftige „Arbeitserleichterung“ zu sehen – und nicht als lästige Unterbrechung des Tagesgeschäft. Die Einstellung der Teilnehmer hat somit großen Einfluss auf den Erfolg eines Trainings. Zudem sollten die Teilnehmer auch darüber informiert werden, welche Möglichkeiten zur Vorbereitung sich auf der Salesforce Lernplattform Trailhead bieten.

Zusätzlich soll diese Motivation besonders am Anfang und Ende des Trainings noch einmal gefördert werden, damit es später leichter wird, diese Motivation aufrechtzuerhalten, und sie nicht erst im Nachhinein aufzubauen – was in den meisten Fällen scheitert.

Vorbereitung in der Salesforce-Organisation

Zur Vorbereitung des Systems selber,wie z.B. der Salesforce Plattform, bedarf es auch hier einer zweckmäßigen Vorbereitung.. Für ein erfolgreiches Trainings-Erlebnis ist es wichtig, dass alle Teilnehmer die gleiche Sicht auf die Salesforce-Organisation haben, damit es dabei nicht zu Unstimmigkeiten kommt.

Zusätzlich werden alle Use-Cases im Vorfeld einmal abgebildet. Dadurch können mögliche Fehlfunktionen vor dem Training noch eliminiert werden. In Salesforce lässt sich das einfach abbilden. Der Administrator hat ja z.B. die Möglichkeit, sich als jeder beliebige Nutzer anzumelden, und somit im Vorfeld alles Notwendige zu überprüfen. Die Verschwendung wertvoller Zeit während des Salesforce-Trainings durch mögliche manuelle Eingaben wird somit vermieden.

Fazit zum Setup von Salesforce-Trainings

Gerade beim Setup von Salesforce-Trainings mache ich mindestens genauso viele neue Erfahrungen, wie unsere Trainings-Teilnehmer selber auch. Eine realistische Ziel- und Teilzielformulierung nimmt einem einen Großteil der Arbeit ab und schafft gerade bei komplexen Themen die notwendige Struktur für die eigentliche Vorbereitung. Wenn man sich nicht sicher ist, kann man direkt vergleichen, ob der Inhalt zur Zielerreichung beiträgt oder nicht.