Strategisches Personalcontrolling stellt die Direktive für das operative Handeln dar. Doch was bedeutet das genau? Ein Überblick – inklusive Aufgaben und Kennzahlen des strategischen und operativen Personalcontrollings.

Strategisches Personalcontrolling: Die langfristige Perspektive

In der Vergangenheit hatte strategisches Personalcontrolling einen stark administrativen Charakter und gab in erster Line Auskunft darüber, was bereits passiert war. Beispielsweise wurde versucht, Aufwandstransparenz zu erreichen oder die Beschäftigungsstrukturen und Anwesenheiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abzubilden. Dadurch hatte strategisches Personalcontrolling eine starke historische Dimension, obwohl sich strategisches Personalcontrolling auf das langfristige Kapital des Unternehmens – die Mitarbeiter – konzentrieren soll. Es erstreckt sich daher über die Planung, Implementierung und Bewertung von Maßnahmen, die darauf abzielen, humanressourcen-orientierte Unternehmensziele zu erreichen und somit den langfristigen Geschäftserfolg sicherzustellen. Es geht um Weichenstellungen, die eine kontinuierliche Entwicklung und Förderung der Belegschaft zu einem kritischen Wettbewerbsvorteil machen.

Die Hauptaufgaben des strategischen Personalcontrollings umfassen:

• Talentmanagement und Nachfolgeplanung: Sicherstellen, dass das Unternehmen stets über die notwendigen Kompetenzen und das Wissen verfügt, um langfristige Unternehmensziele zu erreichen.
• Strategische Personalplanung: Definition des zukünftigen Personalbedarfs – also der strategischen Personal-Kapazitäten – basierend auf der Unternehmensstrategie und der antizipierten bzw. prognostizierten Marktentwicklung.
• Human Capital Reporting: Erfassen und Bewerten der Leistung und des Potenzials des Humankapitals.
• Kompetenz- und Qualifikationsanalysen: Identifizieren von langfristigen Kompetenzlücken und das Entwickeln entsprechender Weiterbildungs- und Entwicklungspläne.

Hierbei geht es also um das langfristige Sicherstellen des notwendigen „Human Capitals“ in einer Organisation bzw. für ein Unternehmen.

Die Bedeutung des strategischen Personalcontrollings

Als erfahrener Interim Manager mit Spezialisierung auf Human Resources Management auf C-Level-Ebene (Interim HR Manager) ist strategisches Personalcontrolling für mich durchaus das Rückgrat effizienter Personalpolitik. Es geht darum, durch gezielte Datennutzung und langfristige Planung die Weichen für den Unternehmenserfolg zu stellen. Mein Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie Daten und KI nutzen können, um strategische Entscheidungen zu treffen und eine solide Nachfolgeplanung aufzubauen.

Prioritäten im strategischen Personalcontrolling

Die Prioritäten im strategischen Personalcontrolling umfassen die langfristige Personalplanung, Talentmanagement und die Entwicklung von Führungskräften. Ein Kernbereich dabei ist die Nachfolgeplanung, bei der es darum geht, zukünftige Führungskräfte – insbesondere denen mit hohem Potential – systematisch zu identifizieren und zu fördern. Hier kommen Daten und Analysetools ins Spiel, um potenzielle Kandidaten objektiv zu bewerten und Entwicklungspläne zu erstellen.

Strategische Kennzahlen

• Cost-per-Application
• Cost-per-Hire
• Einstellungsquote
• Dauer Onboarding/ Einarbeitung
• Mitarbeiterzufriedenheit
• Time-to-Fill
• Time-to-Hire

Die Relevanz von Daten im strategischen Personalcontrolling

Durch die zunehmende Digitalisierung und eine Vielzahl an Instrumenten innerhalb und außerhalb der HR-Bereiche stehen so große Datenmengen (auch „Big Data“ genannt) wie nie zuvor zur Verfügung. Um eine qualitativ hochwertige Analyse zu garantieren, müssen diese Instrumente synchronisiert werden und die Daten an einer zentralen Stelle zugänglich sein sowie regelmäßig erhoben und validiert werden. Für die inhaltlich wertvolle Analyse der Daten ist es für ein erfolgreiches strategisches Personalcontrolling daher notwendig, unterschiedliche Perspektiven einzunehmen, Entwicklungen über die Zeit zu beobachten und den Erfolg von getätigten Maßnahmen zu überprüfen.

Um den nächsten Schritt in Richtung eines zukunftsorientierten strategischen Personalcontrollings zu unternehmen, ist es also erforderlich, sich vom klassischen Berichtswesen in Richtung Prognosen und Szenarien zu bewegen. An die Stelle der Maximierung von Kennzahlen tritt damit das Verstehen von Zusammenhängen, das sich unter anderem in einer bessern und nachvollziehbareren Entscheidungsfindung und im Aufzeigen von Risiken. Es geht also um das Erkennen von Wirkungszusammenhängen, das Ableiten und/ oder Entwickeln von Modellen, Szenarien und Risikoanalysen im Rahmen des strategischen Personalcontrollings zeigt.

Der Einsatz von KI im strategischen Personalcontrolling

Die Integration von KI in ein strategisches Personalcontrolling kann transformative Auswirkungen haben. KI-Tools wie z.B. Predictive Analytics, KI-basierte Talentidentifikationsplattformen und/ oder KI-gestützte Entwicklungs- und Lernplattformen helfen bereits heute dabei, große Mengen an Personal- und Leistungsdaten zu analysieren, komplexe Datenmuster zu erkennen, belastungsfähige Prognosen über zukünftige Personalbedürfnisse zu erstellen und fundierte Entscheidungen über Personalplanung, Talent-Management und Nachfolgeplanung zu treffen bzw. diese entsprechend vorzubereiten. Ein Beispiel aus meiner Praxis beim einem größeren Konzern zeigt, wie durch KI-gestützte Analysen die Identifikation von High-Potentials revolutioniert wurde, was zu einer effizienteren und gezielteren Personalentwicklung führte.

Effektive Nachfolgeplanung als strategisches Personalcontrolling

Die Nachfolgeplanung ist ein kritischer Aspekt des strategischen Personalcontrollings. Sie erfordert nicht nur ein tiefes Verständnis der aktuellen Mitarbeiterfähigkeiten, sondern auch eine vorausschauende Perspektive auf zukünftige Anforderungen. Hier spielen u.a. auch datengestützte Methoden eine Schlüsselrolle, um die richtigen Talente zum richtigen Zeitpunkt auf die richtigen Positionen zu bringen.

Praktische Tipps für das Implementieren von KI in das strategische Personalcontrolling

Um strategisches Personalcontrolling erfolgreich umzusetzen, empfehle ich, mit klaren Zielen und messbaren Kennzahlen zu beginnen. Nutzen Sie dazu die verfügbaren Technologien, um Daten zu sammeln und zu analysieren, und achten Sie darauf, dass Ihre HR-Teams in der Lage sind, diese Daten effektiv zu nutzen.

Zwischenfazit

Strategisches Personalcontrolling ist ein dynamisches Feld, das durch Daten, Digitalisierung und KI ständig weiterentwickelt wird. Nutzen Sie diese Werkzeuge, um Ihre HR-Strategien zu verbessern und Ihr Unternehmen für zukünftige Herausforderungen zu rüsten. Ich stehe bereit, um meine Erfahrungen und Methoden mit Ihnen zu teilen und gemeinsam den Weg für eine erfolgreiche Zukunft zu ebnen.

Operatives Personalcontrolling: Die tagtägliche Praxis

Operatives Personalcontrolling setzt sich mit der Kurz- und Mittelfristplanung auseinander und unterstützt das operative Management beim der strategischen Nachfolgeplanung alltäglichen Steuern der Humanressourcen. Es gewährleistet, dass die personellen Ressourcen effizient eingesetzt und die personalbezogenen Aktivitäten im Einklang mit den strategischen Vorgaben stehen.

Kernaufgaben des operativen Personalcontrollings

• Administration und Prozessoptimierung: Effizienzsteigerung interner Personalprozesse und Kostenkontrolle.
• Arbeitszeit- und Fehlzeitenmanagement: Minimieren von Ausfallzeiten und Optimieren der Personaleinsatzplanung.
• Personalbedarfs- und Einsatzplanung: Sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
• Controlling der Personalkosten: Detailliertes Erfassen und Überwachen der Personalkosten, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Operatives Personalcontrolling ist ein Herzstück der täglichen HR-Arbeit. Es geht darum, die strategischen Pläne in konkrete Aktionen umzusetzen. In meiner Rolle als Interim Manager mit Schwerpunkt auf HR Management habe ich gelernt, dass der Schlüssel zum Erfolg in der effektiven Ausführung der täglichen Personal-Controlling-Aufgaben liegt.

Die Rolle des operativen Personalcontrollings

Operatives Personalcontrolling ist das Bindeglied zwischen der strategischen Planung und der täglichen Mitarbeiterführung. Es umfasst alles von der Leistungsbewertung bis hin zur Personalentwicklung und -verwaltung. Das Ziel ist es, die Strategien und Ziele des Unternehmens in praktikable Schritte zu übersetzen, die den Mitarbeitern helfen, ihre Potenziale voll auszuschöpfen.

Performance-Management

Ein effektives Performance-Management-System ist entscheidend für das operative Personalcontrolling. Es sollte regelmäßige Leistungsbewertungen, Feedback-Schleifen und Entwicklungspläne umfassen. Ziel ist es, eine Kultur kontinuierlicher Verbesserung zu schaffen, in der Mitarbeiter motiviert sind, ihre Ziele zu erreichen und sich weiterzuentwickeln.

Mitarbeiterengagement und -bindung

Die Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Mitarbeiterengagement ist essenziell. Der Einsatz von Mitarbeiterumfragen, regelmäßiges Feedback und Anerkennungsprogramme sind hierbei besonders effektive Werkzeuge. Ein beispielhaftes Projekt bei einem Unternehmenskunden aus dem Bereich der metallverarbeitenden Industrie zeigte, wie durch gezielte Engagement-Initiativen die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung deutlich gesteigert werden konnte.

Effizientes Recruiting und Onboarding

Ein strukturierter Rekrutierungs- und Einarbeitungsprozess ist für das operative Personalcontrolling von großer Bedeutung. Schnelle, aber gründliche Auswahlverfahren und ein umfassendes Onboarding tragen dazu bei, dass neue Mitarbeiter schnell und effektiv in das Unternehmen integriert werden.

Operative Kennzahlen

• Demografie der Belegschaft
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit in Jahren
• Fehlzeiten
• Fluktuationsquote
• Genderquote
• Krankenquote
• Mitarbeiterumfang
• Personalkosten
• Vergütungen

Umgang mit Mitarbeiterdaten

Im operativen Personalcontrolling ist der Umgang mit Mitarbeiterdaten ein täglicher Bestandteil. Es geht darum, diese Daten effektiv zu nutzen, um kurzfristige Personalentscheidungen zu unterstützen. Dies reicht von der Verwaltung von Abwesenheiten bis hin zur Analyse von Überstundenmustern.

Schlussfolgerung zum operativen Personalcontrolling

Operatives Personalcontrolling ist die Kunst, kluge HR-Strategien in die Praxis umzusetzen. Es erfordert ein Gleichgewicht zwischen Datenanalyse und menschlicher Intuition. Mein Ziel als Interim HR Manager ist es, mein Wissen mit meinen Kunden und deren Mitarbeitern zu teilen und sie dabei so zu unterstützen, dass sie ihre operativen Personalcontrolling-Aufgaben zielorientiert meistern und ihr Unternehmen dadurch mit zum Erfolg führen.

Verbindung von strategischem und operativem Personalcontrolling

Ein modernes strategisches Personalcontrolling stellt die Direktive für das operative Handeln dar. Es unterstützt beim Sicherstellen der langfristig notwendigen Rahmenbedingungen. Das operative Personalcontrolling dagegen sorgt für das Umsetzen und begleitet die Effektivität und Effizienz der personellen Maßnahmen zur Realisierung der operativen und strategischen Ziele.

Die Erfolgsmessung im Personalcontrolling erfolgt durch eine Reihe quantitativer und qualitativer Kennzahlen, die beide Aspekte – strategisch und operativ – abdecken. Während operative Kennzahlen sich auf konkrete Leistungsindikatoren wie Fluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit oder Krankentage und die unmittelbare Leistungserbringung bzw. eigentliche Wertschöpfung beziehen, fokussieren strategische Kennzahlen auf langfristige Indikatoren wie Mitarbeiterbindung, Talententwicklung und Führungsqualität.

Personalverantwortliche benötigen daher ein tiefes Verständnis beider Bereiche, um die Wechselwirkungen zwischen den langfristigen Zielsetzungen und den täglichen operativen Herausforderungen zu organisieren und das Personalcontrolling als strategischen Business-Partner innerhalb des Unternehmens zu positionieren.

Das Zusammenspiel zwischen strategischem und operativem Personalcontrolling ist mit entscheidend für das Umsetzen der Personalstrategie eines Unternehmens. Während strategisches Personalcontrolling langfristige Ziele und Richtlinien setzt, übersetzt das operative Personalcontrolling diese in tägliche Aktionen und Prozesse. Die Verbindungslinien zwischen beiden Bereichen sind vielfältig:

• Umsetzen der Strategie in die Praxis: Operatives Personal-Controlling ist verantwortlich für die Implementierung der durch das strategische Controlling definierten Richtlinien und Ziele. Dies beinhaltet die Entwicklung von Performance-Management-Systemen, Mitarbeiterentwicklungsprogrammen und Talentmanagement-Strategien.
• Feedback-Schleife: Informationen und Daten, die durch operative Prozesse gewonnen werden, wie Mitarbeiterleistung und Engagement, fließen zurück in die strategische Planung. Diese Erkenntnisse helfen dabei, die strategischen Ziele und Pläne kontinuierlich anzupassen und zu verbessern.
• Kommunikation und Abstimmung: Eine enge Zusammenarbeit und ständige Kommunikation zwischen den strategischen und operativen Teams ist unerlässlich. Dies stellt sicher, dass beide Seiten auf dem gleichen Stand sind und gemeinsame Ziele verfolgen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Während das strategische Personal-Controlling den langfristigen Rahmen vorgibt, muss das operative Personal-Controlling flexibel auf kurzfristige Herausforderungen und Veränderungen reagieren können. Dies erfordert eine dynamische Anpassungsfähigkeit, die auf den strategischen Vorgaben basiert.
• Messen und Bewerten: Die Effektivität des operativen Personal-Controllings wird oft anhand der Erreichung strategischer Ziele gemessen. Dies erfordert klare Kriterien und Messverfahren, um den Erfolg der operativen Maßnahmen im Hinblick auf die strategischen Ziele zu bewerten.

Durch diese Verbindungslinien entsteht ein kontinuierlicher Zyklus aus Planung, Umsetzung, Überprüfung und Anpassung, der für ein effektives Personalmanagement unerlässlich ist. Eine starke Verknüpfung zwischen dem strategischen und operativen Personalcontrolling ermöglicht es Unternehmen, ihre Personalstrategien erfolgreich umzusetzen und ihre Ziele zu erreichen.