Zusammenlegen von Bereichen illustriert an einem Organigram.

Erfolgreiches Zusammenlegen von Bereichen: Ein Leitfaden für organisatorisches Change Management

Die dynamische Geschäftswelt verlangt von Unternehmen oft tiefgreifende Veränderungen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine solche Veränderung, die sowohl strategische als auch operative Auswirkungen auf die Geschäftsstruktur haben kann, ist die Zusammenlegung bzw. das Zusammenlegen von Bereichen.

Das Zusammenlegen von Bereichen – oder die Business-Integration, wie wir es als Experten für Change Management nennen – ist ein Prozess, bei dem die Funktionen von zwei oder mehr Bereichen zu einer neuen Einheit kombiniert werden. Dieses Vorgehen kann verschiedene Vorteile bieten, darunter die Eliminierung von redundanter Arbeit, die Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit und die Erzielung von Kosteneinsparungen.

Jedoch ist es essenziell, die vielen Herausforderungen und potenziellen Fallstricke zu beachten, die bei der Durchführung von Business-Integrationen auftreten können. Damit diese erfolgreich abläuft, bedarf es eines strukturierten und methodischen Ansatzes für das Change Management.

Der Kontext

Die Absicht, zwei Bereiche zusammenzulegen, sollte immer in einem größeren (operativen oder gar strategischen) Kontext stehen. Sie sollte zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen, sei es durch Kosteneinsparungen, verbesserte Effizienz oder gesteigerte Innovationsfähigkeit.

Oftmals sind auch externe Faktoren für den Schritt der Zusammenlegung verantwortlich, wie z. B. anhaltende wirtschaftliche Herausforderungen, technologischer Wandel oder rechtliche Änderungen.

Es ist von großer Bedeutung, dass alle internen und externen Stakeholder, einschließlich Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter, den Sinn und Zweck der Zusammenlegens verstehen und dessen Notwendigkeit einsehen.

Planung und Umsetzung

Das Zusammenlegen von Bereichen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Wichtige Elemente sind hierbei das Projektmanagement, die Kommunikationsstrategie und die Mitarbeitereinbindung.

Der effektive Umgang mit Widerständen gegen die Veränderung ist ein weiteres zentrales Element für den Erfolg. Dabei kann der gezielte Einsatz von Interim Managern, die auf das Implementieren bzw. Umsetzen von Veränderungsprozessen spezialisiert sind, eine wesentliche Unterstützung bieten.

Beteiligte Bereiche

Die Entscheidung, welche Bereiche zusammengelegt werden sollen, kann aus verschiedenen operativen oder strategischen Überlegungen heraus getroffen werden.

Typischerweise sind Marketing und Vertrieb häufig involviert, da hier oft Synergien erkannt und genutzt werden können. Ebenso kann auch das Verknüpfen von Forschung und Entwicklung mit dem Produktmanagement im Zuge der eigentlichen Wertschöpfung zu stärkeren Innovationsfähigkeiten führen.

Insbesondere in der digitalen Transformation in der HR und IT zeigt sich eine wachsende Tendenz zur Integration von Bereichen, um digitale Kompetenzen zu bündeln.

Bewährte Praktiken und Tipps für das Zusammenlegen von Bereichen

  • Definierte Ziele: Die Steigerung der Effizienz oder eine verbesserte Koordination sind gute Gründe für das Zusammenlegen von Bereichen. Diese sollten von Anfang an klar formuliert und kommuniziert werden.
  • Führung und Projektleitung: Bestimmen Sie eine klare Führung und stellen Sie eine engagierte Projekt- oder Change-Management-Gruppe zusammen. Diese sollte das Projekt von der Planung bis zur Umsetzung maßgeblich steuern und dabei stets die Verbindung zu den strategischen Zielen des Unternehmens wahren.
  • Kommunikation: Informieren Sie alle relevanten Beteiligten – Mitarbeiter, Management, Betriebsrat – früh und umfassend. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation klar, konsistent und transparent ist und die Gründe, Ziele und erwarteten Vorteile der Zusammenlegung umreißt.
  • Mitarbeiterbeteiligung: Widerstand gegen Veränderungen ist ein natürliches Phänomen. Indem Mitarbeiter jedoch in den Prozess einbezogen und ihre Bedenken ernst genommen werden, kann dieser gemindert werden. Dies fördert eine positive Einstellung gegenüber dem Change.
  • Trainings und Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die notwendige Ausbildung und Unterstützung erhalten, um die neuen Aufgaben und Funktionen zu beherrschen. Dies sollte durch geeignete Ressourcen und Trainingsaktivitäten gewährleistet werden.
  • Übergang und Nachbereitung: Der Übergang zur neuen Bereichsstruktur sollte nahtlos und ohne Betriebsunterbrechungen erfolgen. Nach der Umsetzung sollten regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Ziele erfüllt werden und eventuell auftretender Bedarf an weiterer Abstimmung oder Training adressiert wird.

Wenn diese bewährten Praktiken und Ratschläge mit Bedacht angewandt werden, kann sich der Prozess der Zusammenlegung von Bereichen insgesamt als äußerst wertvoll für Ihr Unternehmen erweisen.

Checkliste für das Zusammenlegen von Bereichen im Change Management

  • Strategie bzw. Vorgehen festlegen: Definieren Sie die genaue Zielsetzung der Zusammenlegung und stellen Sie sicher, dass sie zur allgemeinen Unternehmensstrategie passt. Erstellen Sie einen Business Case, um die Vorteile zu verdeutlichen.
  • Projektteam benennen: Bestimmen Sie ein Projektteam, das das Zusammenlegen von Bereichen managen soll. Das Team sollte aus Talenten der beteiligten Bereichen bestehen und von einem erfahrenen Change Manager geleitet werden.
  • Stakeholder einbinden: Identifizieren Sie alle betroffenen Stakeholder. Dazu gehören Kunden, Eigentümer, Führungskräfte und vor allem Mitarbeiter. Führungsmitarbeiter und Betriebsräte sollten frühzeitig informiert und involviert werden.
  • Kommunikationsplan erstellen: Ein klarer, ehrlicher und regelmäßiger Dialog mit allen Stakeholdern ist entscheidend für den Erfolg. Stellen Sie sicher, dass die Gründe, die Vorteile und die erwarteten Auswirkungen des Zusammenlegens von Bereichen klar kommuniziert werden.
  • Einbeziehen der Mitarbeiter: Fördern Sie die Beteiligung und das Engagement der Mitarbeiter durch regelmäßige Treffen, offene Fragen und Feedback-Sitzungen.
  • Schulung und Training: Stellen Sie bei Bedarf Schulungen und Trainings zur Verfügung, um den Mitarbeitern den Übergang in die neu formierte Abteilung zu erleichtern.
  • Umsetzungsplan definieren: Erarbeiten Sie eine genaue Roadmap für die Zusammenlegung. Dies beinhaltet wichtige Fristen, Meilensteine und Verantwortlichkeiten.
  • Veränderungen durchführen: Beginnen Sie mit der Umsetzung der Zusammenlegung gemäß dem Plan. Passen Sie bei Bedarf den Plan an, ohne jedoch das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.
  • Leistung messen: Nach der Durchführung des Zusammenlegegens von Bereichen sollten Sie kontinuierlich die Leistung der neuen Abteilung messen, um sicherzustellen, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Nutzen Sie die Ergebnisse der Leistungsüberwachung, um Bereiche zu identifizieren, die weiterer Verbesserung bedürfen. Veränderungen sind ein kontinuierlicher Prozess und es ist wichtig, in der Lage zu sein, sich an veränderte Bedingungen anzupassen.

Die Konzentration auf diese Schritte kann dazu beitragen, das Zusammenlegen von Bereichen effektiv zu planen und umzusetzen, und gewährleistet, dass der Change-Prozess reibungslos und effizient abläuft.

Exkurs: Humanocracy – eine alternative Art von Arbeitsorganisation

Das Konzept „Humanocracy“ von Gary Hamel stellt eine radikale Neuinterpretation der Unternehmensführung dar. Anstelle der traditionellen, hierarchischen und bürokratischen Strukturen, die in den meisten Organisationen vorherrschen, schlägt Hamel einen Ansatz vor, der die menschlichen Fähigkeiten und die Kreativität der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Der Kerngedanke von „Humanocracy“ ist die Schaffung einer Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter ermächtigt werden, ihre eigenen Entscheidungen zu treffen, innovativ zu sein und aktiv an der Gestaltung und Verbesserung der Arbeitsprozesse teilzunehmen.

Die Idee ist, dass durch die Reduzierung von bürokratischen Hindernissen und die Förderung einer Kultur der Eigenverantwortung und des Engagements, Organisationen agiler, anpassungsfähiger und letztlich erfolgreicher werden können. Hamel argumentiert, dass solche humanzentrierten Organisationen nicht nur produktiver und innovativer, sondern auch befriedigender für die Mitarbeiter sind, da sie ihre Talente und Leidenschaften voll entfalten können.

Ein wesentlicher Aspekt von „Humanocracy“ ist die Betonung von dezentralisierter Entscheidungsfindung, flachen Hierarchien und dem Abbau von Machtunterschieden. Hamel sieht in der menschlichen Kreativität und dem unternehmerischen Geist die Schlüsselfaktoren für den Erfolg im 21. Jahrhundert und fordert Führungskräfte auf, Strukturen und Prozesse zu schaffen, die diese Elemente fördern und unterstützen.

Zusammenfassend ist „Humanocracy“ ein Plädoyer für einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie Organisationen geführt werden, mit dem Ziel, die menschlichen Fähigkeiten zu maximieren und gleichzeitig eine dynamischere und resilientere Organisation zu schaffen.

Wer sich über diesen alternativen Ansatz noch ein wenig mehr informieren möchte, dem empfehle ich das folgende Videocast von Gary Hamel:

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Weitere Informationen

Zukunftsaussichten und Fazit

Die Digitalisierung, der Fachkräftemangel und andere zukünftige Herausforderungen erfordern vermehrt das Zusammenlegen von Bereichen. Unternehmen, die in der Lage sind, Veränderungen effektiv und effizient zu managen, werden einen Vorteil ihren Mitbewerbern gegenüber haben.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass das Zusammenlegen von Bereichen eine effektive Methode zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit sein kann, wenn sie sorgfältig geplant und durchgeführt wird.

Zur weiteren Vertiefung dieses Themas empfehlen wir folgende Literatur:

  • „Leading Change“, von John P. Kotter
  • „The Heart of Change: Real-Life Stories of How People Change Their Organizations“, ebenfalls von John P. Kotter
  • „Switch: How to Change Things When Change Is Hard“, von Chip Heath und Dan Heath.

Jede Veränderung bringt Herausforderungen, aber auch Chancen mit sich. Bei richtiger Durchführung kann das Zusammenlegen von Bereichen erhebliche Vorteile für Ihr Unternehmen bringen. Nutzen Sie diesen strategischen Vorteil und führen Sie Ihren Change erfolgreich durch.