Zero-Based-Budgeting zur Vorbereitung von betriebsänderungen

Zero-Based-Budgeting: “Revival-Revolution” in der Finanzplanung für die erfolgreiche Betriebsänderung

In aller Kürze – Zusammenfassung des Beitrags

Dieser Beitrag über Zero-Based Budgeting (ZBB) stellt ZBB als innovative Finanzplanungsstrategie vor, die über herkömmliche Kostensenkungen hinausgeht und Unternehmen bei tiefgreifenden betrieblichen Veränderungen unterstützt. Die drei zentralen Punkte des Beitrags sind:

  • Strategische Neuausrichtung: ZBB erfordert, dass jedes Budgetelement von Grund auf gerechtfertigt wird, was eine präzise Abstimmung der Ressourcen auf aktuelle Unternehmensziele ermöglicht und strategische Flexibilität steigert.
  • Effizienz und Transparenz: Durch die detaillierte Überprüfung jeder Ausgabe fördert ZBB eine transparente Ausgabenkultur, identifiziert ineffiziente Kosten und unterstützt eine innovative Ressourcennutzung.
  • Herausforderungen und Lösungen: Der Einsatz von ZBB ist mit Herausforderungen wie der Akzeptanz bei Mitarbeitern und dem Zeitaufwand verbunden. Erfolgsentscheidend sind daher ein transparenter Dialog mit allen Beteiligten und umfassende Schulungen.

In der Welt der Finanzplanung steht eine außergewöhnliche “Revival-Revolution” bevor, und ihr Name ist “Zero-Based-Budgeting” (ZBB). Diese innovative Herangehensweise an die Budgetplanung ist nicht nur ein Werkzeug zur Kostensenkung, sondern auch ein Katalysator für tiefgreifende betriebliche Veränderungen. Entscheidungsträger und Personalverantwortliche in tarifgebundenen Unternehmen der produzierenden Industrie sollten die Vorteile und Herausforderungen von ZBB verstehen, um die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit ihres Unternehmens zu steigern.

#1 Was ist Zero Based Budgeting (ZBB)

Definition und Ursprung

Zero-Based-Budgeting (ZBB) ist ein Budgetierungsansatz, bei dem jedes Budget von Grund auf neu – also von Null her – erstellt wird. Ursprünglich in den 1970er Jahren entwickelt, gewinnt dieser Ansatz in der heutigen dynamischen Wirtschaftswelt wieder an Bedeutung.

Die zentrale Empfehlung lautet, die letzten Geschäftszyklen nicht einfach zu extrapolieren, denn nur so sind alle Kosten beeinflussbar – also ein echter “Greenfield-Approach”. Das Zero-Based-Budgeting basiert dazu auf einer strikten aufgaben- und maßnahmenorientierten Planung. Dabei gelt die beiden folgenden Prinzipien:

  • Es gibt keine historisch begründeten Budgetansätze.
  • Jedes Budget ist von den Aufgaben her zu begründen.

Damit werden Budgetfortschreibungen, Puffer und pauschale Budgetkürzungen – also die klassischen Dilemmata der Budgetierung – vermieden.

Zero-Based-Budgeting Methode visualisiert durch Schreibtisch und Kalkulationsdarstelllung.
Methodik vom Zero-Based-Budgeting

Methodik

Im Gegensatz zur traditionellen Budgetierung, die auf vergangenen Budgets aufbaut, erfordert Zero-Based-Budgeting eine Rechtfertigung für jede Ausgabe, als ob sie neu wäre. Jeder Kostenpunkt wird hinterfragt, und Ausgaben müssen ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg beweisen.

Für die zu betrachtenden Organisations-Instanzen und Stellen werden verschiedene Leistungsniveaus (Service Level) und damit einhergehende (Struktur-)Kostenbudgets als Entscheidungsalternativen erarbeitet. Die spezielle Technik des ZBB besteht nun darin, dazu möglichst passgenaue Aufgabenpakete und Maßnahmen systematisch zu erarbeiten, zu bewerten, und schließlich zu entscheiden, welche Pakete zu Zielen (Budgets) erhoben werden.

Dazu ist es notwendig, dass die Kosten den jeweiligen (Teil-)Prozessen zugeordnet werden. Ist das geschehen, sprechen wir von den sogenannten Standards of Performance (SoPs). Für jedes Leistungsniveau erfolgen dazu die folgenden vier Planungsschritte:

  1. Beschreiben der dazu notwendigen Tätigkeiten (Leistungsarten oder Teilprozesse).
  2. Erfassen und Planen der jeweiligen Leistungsmengen und -qualitäten (SoPs).
  3. Zuweisen das dazu erforderlichen Ressourcen (inkl. Kosten) zu den Leistungsarten.
  4. Berechnen der sich daraus ergebenen Plankosten (Teilprozesskosten).

Die Leistungsniveaus können dann in unterschiedlichen Varianten dargestellt werden. Hierbei ist es zweckmäßig zwischen einen “Minimum-Level”, einem “Reduced-Level”, einem “Current-Level”, einem “Improved Level” und einem “Maximum Level” zu unterschieden. Zwischen diesen unterschiedlichen Niveaus wird dann im eine Optimierung oder eine Verschlechterung untersucht. Dabei ist zu klären:

  • Welche Konsequenzen eintreten, falls der vorgeschlagene Level nicht dotiert wird?
  • Welche Alternativen bestehen?

In den folgenden beiden Übersichts-Berechnungen sind beispielhaft jeweils ein Minimum- und ein Maximum Level Niveau dargestellt.

Minimum Level Berechnung im Rahmen Zero-Based-Budgeting

Zero-Based-Budgeting - Berechnung für Minimum Level
Minimum Level Berechnung im Rahmen Zero-Based-Budgeting

Maximum Level Berechnung im Rahmen Zero-Based-Budgeting

Zero-Based-Budgeting - Berechnung Maximum Level
Maximum Level Berechnung im Rahmen Zero-Based-Budgeting

Im folgende Video werden die Grundsätze des Zero-Based-Budgeting nochmals anschaulich zusammengefasst.

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Weitere Informationen

#2 Vorteile von ZBB für eine beabsichtigte Betriebsänderung

Strategisches Neuausrichten

ZBB ermöglicht eine präzise Abstimmung des Budgets auf aktuelle Unternehmensziele und -strategien. Es zwingt Führungskräfte, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ressourcen entsprechend den strategischen Prioritäten zuzuweisen.

Kostentransparenz und Effizienz

Dieser Ansatz sorgt für eine transparente und verantwortungsvolle Ausgabenkultur. Durch die gründliche Überprüfung aller Ausgaben können ineffiziente oder veraltete Kosten identifiziert und reduziert werden.

Förderung von Innovationskultur

Zero-Based-Budgeting regt Mitarbeiter dazu an, kreativ über den Einsatz von Ressourcen nachzudenken, da traditionelle Ausgabenmuster in Frage gestellt werden. Dies kann zu innovativen Lösungen und Effizienzsteigerungen führen.

#3 Herausforderungen und Lösungsansätze

Verstehe die übliche Kritik an Zero-Based-Budgeting

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Weitere Informationen

Implementieren in tarifgebundenen Unternehmen

Die Zusammenarbeit mit Betriebsräten und Gewerkschaften ist erfolgskritisch. Ein transparenter Dialog und die Einbeziehung aller Stakeholder (siehe Change Management Kommunikation) können Bedenken ausräumen und eine Basis für eine erfolgreiche Implementierung schaffen.

Schulung und Change Management

Umfassende Schulungen sind erforderlich, um ein tiefgehendes Verständnis für ZBB zu entwickeln. Change Management-Praktiken sollten angewendet werden, um den Wandel zu erleichtern und die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse vorzubereiten.

#4 Tiefergehende Einblicke in die ZBB-Praxis

Zero-Based-Budgeting zum Festlegen von Leistungsniveaus

Individuelle Leistungsbewertung

ZBB ermöglicht es Unternehmen, jedes Budgetieren im Hinblick auf das damit verbundene Leistungsniveau zu bewerten. Dies bedeutet, dass jede Ausgabe nicht nur finanziell gerechtfertigt, sondern auch in Bezug auf ihren Beitrag zur Leistungserbringung des Unternehmens evaluiert wird.

Flexible Anpassung von Ressourcen

Durch diese Methode können Ressourcen flexibler an die sich ändernden Anforderungen und Ziele des Unternehmens angepasst werden. Dies ist besonders relevant in dynamischen Marktumgebungen, wo starre Budgets schnell obsolet werden können.

Zero-Based-Budgeting Implementieren
Implementieren des Zero-Based-Budgeting-Ansatzes

Abgrenzung zur Gemeinkostenwertanalyse

Unterschiedliche Schwerpunkte

Während die Gemeinkostenwertanalyse primär auf die Identifizierung und Reduzierung von Gemeinkosten fokussiert ist, liegt der Schwerpunkt des ZBB auf einer ganzheitlichen Neubewertung aller Ausgaben.

Strategischer Ansatz im ZBB

ZBB betrachtet Ausgaben im Kontext ihrer strategischen Bedeutung und erlaubt eine tiefgreifende Analyse der Kosten-Nutzen-Relation. Das steht im Gegensatz zur eher operativ orientierten Gemeinkostenwertanalyse.

Langfristige Perspektive

ZBB fördert langfristiges Denken und strategische Planung, während die Gemeinkostenwertanalyse oft kurz- bis mittelfristig ausgerichtet ist.

Zero-Base-Budgeting - Auswirkungen
Auswirkungen von Zero-Based-Budgeting

Langfristige Erfolge durch ZBB

Die Auswirkungen von ZBB gehen über unmittelbare Kosteneinsparungen hinaus. Sie umfassen die Schaffung einer Kultur der finanziellen Disziplin, verbesserte Entscheidungsfindung und eine gesteigerte Agilität des Unternehmens.

#5 Zero-Based-Budgeting in der Praxis

Schrittweises Implementieren

Eine stufenweise Einführung von ZBB kann helfen, Widerstände zu minimieren und Erfahrungen zu sammeln, die für eine vollständige Umsetzung genutzt werden können.

Integration in bestehende Prozesse

ZBB sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern als Teil eines integrierten Finanzmanagement-Systems, das Planung, Reporting und Analyse umfasst.

Integration von ZBB und Gemeinkostenwertanalyse

Komplementäre Nutzung

Für eine umfassende Finanzstrategie können ZBB und die Gemeinkostenwertanalyse komplementär eingesetzt werden. Während ZBB eine Neuausrichtung des Gesamtbudgets ermöglicht, kann die Gemeinkostenwertanalyse spezifisch zur Effizienzsteigerung in bestimmten Bereichen eingesetzt werden.

Synergieeffekte

Durch die Kombination beider Ansätze können Unternehmen sowohl kurzfristige Effizienzgewinne als auch langfristige strategische Vorteile realisieren.

Zero-Based-Budgeting Integration
Integration von Zero-Based-Budgeting

#6 “Zero or Hero” – Risiken beim Einsatz von ZBB

Die Implementierung des Zero-Based Budgeting (ZBB) Ansatzes birgt folgende wesentliche Risiken:

  • Fehlender Durchblick bei den wesentlichen Stakeholdern: Wesentliche Beteiligte verfügen nicht über das für ZBB notwendige tiefgreifende Kosten- und Leistungsverständnis. Dies könnte durch die zusätzliche Unterstützung mit einer auf ZBB-spezialisierten Unternehmensberatung und durch die rechtzeitige Weiterqualifizierung der Beteiligten zumindest teilweise kompensiert werden.
  • Zeit- und Ressourcenaufwand: ZBB erfordert eine detaillierte Analyse aller Ausgaben, was zeitintensiv sein kann und erhebliche Ressourcen beansprucht. Von daher sollten diesen Aspekten im Rahmen der Projektplanung genügend Rechnung getragen werden, d.h. konkret: Neben dem Vorhalten genügender Ressourcen, Implementieren Sie vor allem effiziente Prozesse und nutzen Sie Softwaretools, um den Zeitaufwand und Ressourceneinsatz zu minimieren.
  • Mitarbeiterakzeptanz und -widerstand: Mitarbeiter könnten Änderungen in Budgets und Arbeitsweisen skeptisch gegenüberstehen, was zu Widerstand führen kann. Maßnahmen zur Risiko-Minimierung wären hier z.B. das Etablieren eines korrespondieren und/ oder komplementären Change Managements zum Fördern des Verständnisses und der Akzeptanz des ZBB-Ansatzes durch umfassende Trainings und transparente Kommunikation.
  • Kurzfristige Fokussierung: ZBB könnte zu einer zu starken Konzentration auf kurzfristige Kostensenkungen führen, auf Kosten langfristiger strategischer Ziele. Mögliche Gegenmaßnahmen wären hier regelmäßige Cross-Checks bezogen auf die unterschiedlichen Szenarien der langfristigen Zielerreichung.
  • Qualitätsrisiken: Übermäßige Kostensenkungen könnten die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen beeinträchtigen. Von daher sind hierzu rechtzeitig Qualitätskontrollen zu implementieren, um sicherzustellen, dass Kostensenkungen nicht zu Lasten der Produkt- oder Servicequalität gehen.
  • Komplexität und Fehlinterpretationen: Die Komplexität des ZBB kann zu Fehlinterpretationen und ineffizienten Entscheidungen führen, wenn nicht sorgfältig umgesetzt wird. Von daher sind schlanken und einfachen TBB-Prozessen der Vorrang vor komplizierten oder komplexen Ansätzen zu geben.

#7 Zukunftsperspektiven von ZBB

Adaption an digitale Transformation

In einer zunehmend digitalisierten Welt kann ZBB von technologischen Lösungen wie datengesteuerten Analysen und automatisierten Budgetierungsprozessen profitieren. Gerade für die Digitalisierung im Mittelstand um im globalen Wettbewerb zu bestehen. Oder für Personaler aller Unternehmensgrößen, die es mit einem immer stärker umkämpften Arbeitsmarkt zu tun haben. Das ZBB bietet in Kombination mit den Chancen der HR-Transformation zahlreiche Wettbewerbsvorteile. Dazu gehören unter anderem HR-Themen wie

Nachhaltigkeit und langfristige Planung

ZBB kann auch dazu beitragen, Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, indem es Unternehmen ermutigt, in langfristige, umweltfreundliche Lösungen zu investieren.

Fazit und Literatur-Tipps

Zero-Based-Budgeting ist ein vielschichtiger und strategisch bedeutsamer Ansatz, der weit über die reine Kostenkontrolle hinausgeht. Durch die Fokussierung auf Leistungsniveaus und die strategische Neuausrichtung aller Ausgaben trägt ZBB maßgeblich zur langfristigen Wettbewerbsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen bei. In Kombination mit der Gemeinkostenwertanalyse bietet ZBB eine umfassende Lösung für eine effiziente und zielorientierte Finanzplanung.

Aktuelle Literaturempfehlungen

“Controller Praxis” von Albrecht Deyhle, Klaus Eiselmeyer und Guido Kleinhietpaß, 18. Auflage von 2016

Zero-Based Budgeting (ZBB) To Zero-Based Everything: A Business Guide to Augmenting Zero-Based Budgeting to Achieve a Step-Change in Performance (Management Guides and Tools) von Sam Schreim, 2019