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Hier einige Empfehlungen und Ratschläge, die insbesondere von Chief of Staffs berücksichtigt werden sollten:

Flexibel sein – ohne zu angepasst zu sein

Die Aufgaben von Chief of Staffs ändern sich häufig. Dies gilt insbesondere für Situationen mit hoher Unklarheit. Aber genau für diese Situationen wurde die Rolle des Chief of Staff oft geschaffen. Ein Blick in die Geschichte ist hier sehr hilfreich (Exkurs). Von daher ist ein hohes Maß an Flexibilität erforderlich. Dazu gehört sicherlich auch die notwendige Anpassungsfähigkeit. Allerdings sollte sich hierbei jeder darüber klar sein, welcher Preis für ein hohes Maß an persönlicher Anpassungsfähigkeit meist zu zahlen ist: die Veränderung der Persönlichkeitsmerkmale; d.h. vorhandene Ecken und Kanten werden (weg)geschliffen.

Wider der Konformität – sich nicht scheuen, anderer Meinung zu sein

Bei den Position der Chief of Staffs geht es um die möglichst objektive Beurteilung und Einschätzung von Situationen möglicher Handlungsalternativen sowie der Vor- und Nachteile, Chancen und Risiken. Meine Erfahrung ist diesem Bereich ist: Je mehr Berater den CXO begleiten, desto schwieriger ist es, wirklich objektiv zu bleiben. Hierzu ein Beispiel mit dem Tool SWOT-Analyse, das gern dann eingesetzt wird, wenn es darum geht, gravierende Entscheidungsvorschläge oder gar Entscheidungen zu bewerten bzw. zu verproben. Häufig werden nur die Stärken und Schwächen für den Blick nach/ von Innenheraus und demgegenüber die Chancen und Risiken für den Blick nach/ von Außen dargestellt. Die Methode wird aber kaum dazu genutzt, die unterschiedlichen Bewertungsergebnisse (SO-, ST-, WO-, WT-Optionen) miteinander zu verbinden – obwohl gerade darin die eigentliche (inhärente) Stärke dieser Methode liegt.

Obwohl eine wesentliche Schwäche dieser Methode die subjektive Auswahl der Kategorien sowie der Bewertungen und Gewichtungen darstellt, kommt es dann meistens dazu, dass diese Methode dazu genutzt wird, die eigenen Planungsüberlegungen im Sinne des jeweiligen Auftraggebers zu bewerten. Das Risiko möglicher „Blinder Flecken“ oder Biases wird dadurch ignoriert. Und wenn der/ die CXO dann die Entscheidung getroffen hat, verstärken viele Berater den Entscheidungsträger auch noch mal in seinem Vorgehen. Hier gilt es als Chief of Staff standhaft und weiter maximal objektiv zu bleiben, und sich nicht dem Konformitätsdruck zu beugen. Vor allem wenn es darum geht, die beste Lösung zu verfolgen, und nicht einen gequirlten Kompromiss.

Chief of Staffs – mit dem eigentlichen Kern verbunden bleiben

Als Chief of Staff haben Sie den Überblick über alle Geschäftsbereiche und Sonderprojekte. Teilweise führen Sie auch selber Projekte im Auftrag Ihrer/ Ihres CXO. Dadurch steigen Sie mitunter sehr tief in Sonderthemen ein. Dabei besteht die Gefahr, dass das Kerngeschäft ein wenig aus dem Mittelpunkt des eigenen Denken und Handels gerät. Soll heißen: Sie widmen dem Kerngeschäft zu wenig Aufmerksamkeit und dadurch laufen ggf. wichtige Dinge einfach an ihnen vorbei. Hier empfehle ich, dass Sie dafür entsprechende Sicherungen einbauen. Neben den regelmäßigen Updates sollten Sie auch immer wieder das Gespräch mit den informellen Informationsknotenpunkten zu diesen Entwicklungen suchen. Und noch besser: Bitten sie einige wirklich kritische Mitarbeiter um zeitgerechtes konstruktives Feedback, wenn die Dinge auszuufern drohen. Nur so können sie – ohne Mikro-Management – sicherstellen, dass Sie viele Bälle wirklich geschmeidig in der Luft halten können.

Hierzu noch ein etwas längerer Video-Cast (> 30 Min.) von Simon Sinek zu diesem Aspekt:

Prioritäten und die dafür zur Verfügung stehende Zeit

Die meisten Chief of Staffs stehen, genauso wie ihr CXO, in einem permanent intensiven Wettbewerb um ihre Aufmerksamkeit und Zeit. Gerade am Anfang ihrer Tätigkeiten werden sie von Anderen immer wieder in diesem Bereich herausgefordert. Das ist die Suche nach Signalen, mit wie viel Einsatz Sie sich dem einen oder dem anderen Thema widmen werden. Schwierig werden die Dinge dann, wenn Sie eine lange Liste von Aufgaben mit konkurrierenden Prioritäten haben. Hier müssen sie dann rasch Entlastung schaffen, denn wenn die Dinge für sie schon konkurrierend sind – ohne eigentlich oftmals mit der inhaltlichen Arbeit befasst zu sein – wie konkurrierend mag sich dann die Situation für den jeweiligen Projektleiter erst anfühlen.

Darüber hinaus laufen sowohl Sie als auch die Führungs-Crew und damit dann auch die gesamte Organisation, den Fokus bzw. die Konzentration auf die wesentlichen Dinge zu verlieren. Widmen Sie daher Ihre Aufmerksamkeit der Priorisierung und der Frage, ob notwendige Entscheidungen mit hoher Priorität wirklich auf einer niedrigen Ebene getroffen werden müssen, oder ob sie nicht vielmehr auf eine höhere Ebene gehoben zu werden.

@tinybuddha: „Don’t let the behavior of other destroy your inner peace“ by Dalai Lama

Reservieren von persönlichem Freiraum für sich selbst

Die Arbeit von Chief of Staffs ist zumeist hochintensiv – und das zumeist über lange Zeiträume. Zudem hat Ihre Arbeit ein sehr hohes Maß an „dienenden“ Aufgaben – insbesondere für ihre/ ihren CXO. Dies geht leider auch bis zur Aufgabe eigener Interessen und/ oder Prioritäten. Dadurch laufen viele einfach Gefahr, entweder zu vereinsamen, sich überfordert zu fühlen, ausgebrannt zu sein – oder alles gleichzeitig sogar. Hier gilt leider daher oftmals auch die Herausforderung: Je näher die Spitze, desto einsamer wird es. Umso wichtiger ist die Balance zwischen sozialer und emotionaler Ausgeglichenheit. Sollte es hier wiederholt zu gravierenden Störungen kommen, dann benötigen Sie Hilfe, um die Balance wieder herzustellen. Gezieltes Training und/ oder Coaching sind hierfür entsprechend geeignete Gegenmaßnahmen.