Chief of Staff – die ersten Wochen

Dieser Blogbeitrag richtet sich an alle diejenigen, die entweder kurz davorstehen, die Aufgaben als Chief of Staff als neuen Job anzutreten, oder an diejenigen, die diese Position gerade angetreten haben. Vor allem aber geht es um die Frage, welche Dinge sind innerhalb der ersten Wochen für diese Position besonders wichtig? Dazu empfehle ich, sich auf die folgenden drei Aspekte zu konzentrieren: Rollenbeschreibung, Beziehungsaufbau und Reputation.

Entwickeln Sie eine abgestimmte Rollenbeschreibung

Stimmen Sie als Erstes Ihre künftigen Aufgaben als Chief of Staff präzise mit Ihrem Executive ab. Der erste Anhaltspunkt für Sie sollte dazu nicht irgendeine Stellenbeschreibung sein, sondern vielmehr Ihre eigenen Vorstellungen, wie Sie diese Aufgaben mit Ihrer Expertise, mit Ihrem Know-how und vor allem mit Ihrer Persönlichkeit ausfüllen wollen. Notieren Sie sich dazu Ihre Überlegungen auf max. einer DIN-A4-Seite. Damit haben Sie schon einmal eine Basis.

In einem zweiten Schritt bitten Sie Ihren CXO um ein gemeinsames Gespräch hierzu. Lassen Sie sich dabei von ihm oder ihr seine Sichtweise hierzu erläutern. Dabei wird es neben den kurz- und mittelfristigen Aufgaben mit den jeweiligen Prioritäten und Zielen sicherlich auch um ihren Verantwortungsbereich gehen. Bitten Sie hier um möglichst präzise Beschreibungen bzgl. der „Leitplanken“ und aber auch zu den Abgrenzungen. Lassen Sie sich zusätzlich auch die weiteren Interessenbereiche nennen, die Sie mit im Auge behalten sollten.

In einem nächsten Schritt bringen Sie dann diese Überlegungen Ihres CXO mit Ihren eigenen Gedanken zusammen. Lassen Sie sich dabei von der Frage leiten, ob Sie diese Aufgaben und Verantwortlichkeiten wirklich alleine stemmen können, oder ob Sie dafür Unterstützung – und wenn ja, dann in welcher Form – benötigen. Im Grunde haben Sie dann eine erste Auftragsanalyse für Ihre neue Rolle als Chief of Staff vorgenommen. Aber seien Sie sich gewiss: Dies ist eine „lebende Analyse“, die es permanent fortzuschreiben gilt: Bestehende Aufgaben werden sich ändern oder wegfallen, neue Aufgaben werden hinzukommen.

Noch wichtiger ist aber, dass Sie diese konsolidierten Überlegungen dann mit Ihrem CXO finalisieren. Dadurch haben Sie dann beide eine gemeinsame Basis und Sie haben eine „Fahrkarte“ nicht nur für Ihre Aufgaben, sondern auch für Ihre Gespräche und Beziehungen mit den für Ihre Aufgaben wichtigsten Personen.

Ergänzender Rat bzgl. möglicher Kernbotschaften

An dieser Stelle aber noch ein ergänzender Rat: Viele Executive-Berater empfehlen den CXOs für diese allererste Phase, dass der Executive dem oder der neuen Chief of Staff bereits erste Kernbotschaften mit auf den Weg gibt. Hören Sie hier sehr aufmerksam zu, speichern diese ab und bitten dann aber darum, diese Kernbotschaften nicht direkt 1:1 weiterzugeben, sondern diese im Rahmen der ersten Gespräche in der Organisation vor allem auf ihre jeweilige Wirkung hin zu überprüfen. Damit haben Sie quasi einen ersten Prüfauftrag, ob die dem CXO wichtigen Kernbotschaften bei den Beteiligten wirklich bekannt sind und auch den beabsichtigten Stellenwert besitzen.

Warum ist mir dieser Punkt so wichtig: Weil selbst bei den bestgemeintesten Kernbotschaften für Sie als neuer Chief of Staff einfach das Risiko besteht, dass Sie noch nicht alle damit verbundenen Zusammenhänge erkannt und verstanden haben und dadurch bei Ihrem Beziehungsaufbau voreingenommen wären. Gehen Sie hierbei also behutsam vor!

Aufbau erster Beziehungen in die Organisation

Wenn Sie als „rechte Hand“ des/ der CXO agieren sollen, dann bietet es sich für den Beziehungsaufbau eine Einführungstour oder „Tour de Horizon“ – am Besten unter der Anleitung Ihres/ Ihrer CXO – an, um die Führungs-Crew kennenzulernen. Denn es geht bei der Rolle des Chief of Staff des CXO zumeist eben nicht darum, ausschließlich für den/ die CXO zu arbeiten. Denn dann wären Sie ja „nur“ eine persönliche Assistenz. Vielmehr geht es meisten darum, dass Sie die gesamte Führungs-Crew gleichermaßen unterstützen.

Nutzen Sie dann beiden Gesprächen mit den weiteren Führungskräften Ihren o.a. „One-Pager“, den Sie gemeinsam mit Ihrer/ Ihrem CXO erstellt haben und teilen Sie diese Informationen offen. Stellen Sie dabei sicher, dass Ihre Rolle, Verantwortlichkeiten und Aufgaben – vor allem aber auch Ihr persönlicher Hintergrund, Ihre Interessen und Ihre Person verstanden werden. Auf dieser Basis sollten Sie sich dann erkundigen, welche aktuellen Schwierigkeiten besonders hohe Schmerzen im Unternehmen erzeugen und was demgegenüber besonders gut funktioniert. Bitten Sie dabei um Vorschläge und Empfehlungen, mit wem Sie sonst noch sprechen und eine Beziehung aufbauen sollen. Und fragen Sie hier auch explizit nach dem informellen Netzwerk mit seinen kritischen Meinungsmachern.

Horizontales & vertikales Vorgehen

Vergessen Sie bei Ihrer Einführungs-Tour auch die anderen Kolleginnen und Kollegen nicht, mit denen Sie künftig eng zusammenarbeiten werden, also z.B. die persönlichen Assistenzen oder die Mitarbeiter etwaiger Stabsabteilungen. Überlegen Sie dann im rahmen dieser Gespräche, mit welchen Informationsformaten Sie sich künftig in welcher Frequenz abstimmen und auf dem Laufen halten wollen. Persönliche präferiere ich – wo immer möglich – eine kurze tägliche Abstimmung, z.B. im Rahmen eines gemeinsamen Stand-Up Meetings. Im Anschluss daran bietet es sich an, dass Sie sich ebenfalls regelmäßig mit Ihrem/ Ihrer CXO zu den aktuellen Themen, Planungen mit den Prioritäten und den damit verbundenen Schlüsselaktivitäten abstimmen.

Hierdurch stellen Sie sicher, dass Sie alle permanent auf dem gleich Informationsstand sind. Sie werden sehen: Innerhalb weniger Tage sind Sie dadurch dann bereits im Business angekommen – obgleich Ihnen dann sicherlich noch nicht alle Hintergründe und Rahmenbedingungen bekannt sein werden. Aber Sie haben einen Überblick über die Themen und die handelnden Akteure.

Ihre Reputation als Chief of Staff

Als Neuer in der Organisation bzw. im Unternehmen – insbesondere mit ihren oftmals einzigartigen Aufgaben als Chief of Staff – werden viele Augen auf Sie persönlich gerichtet sein. Ihr Verhalten wird beobachtet und Ihre Statements werden hinterfragt – oftmals auch kritisch. Die Leute sind einfach neugierig auf Sie und werden sich fragen, wer Sie sind, was ihre Aufgaben sind und welche Fähigkeiten Sie dafür mitbringen. Hören Sie Ihren Gegenübern dazu sehr aufmerksam zu und agieren Sie mit einigen wesentlichen Leitfragen während der Gespräche. Deshalb müssen sie gerade innerhalb der ersten Wochen viel kommunizieren – aber auch erste Ergebnisse Ihrer Arbeit sichtbar machen.

Kadenz & Wirkung

Setzen Sie sich dabei nicht selber zu stark unter Druck, indem Sie bereits auf große Ergebnisse schauen. Erzielen Sie erst einmal kleine Erfolge, auf die Sie gemeinsam mit den zuständigen Teams sich freuen können. Beziehen Sie dabei wo immer möglich auch Ihre/ Ihren CXO ein. Wenn ein Erfolg gefeiert werden sollte, dann machen Sie das und versuchen den CXO aktiv daran partizipieren zu lassen. Dadurch bauen Sie sich nicht nur ihre eigene Reputation auf, sondern stärken auch die Ihres CXO. Denn denken Sie bitte daran: Der wesentliche Kern Ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten als Chief of Staff ist es, dass die zugehörige Führungs-Crew leistungsfähiger bzw. produktiver wird und dadurch das Unternehmen letztendlich erfolgreicher. Oder mit anderen Worten ausgedrückt: Sie sind für die Kadenz bzw. Taktung und die Wirkung des Leaderships und Managements nun an entscheidender Stelle (mit)verantwortlich!

Allerdings ist es nicht Ihre Aufgabe, Vorne im Scheinwerferlicht zu stehen, sondern vielmehr Ihre/ Ihren CXO und sein Management-Team mit Erfolg zum Strahlen zu bringen. Daran werden Sie und Ihre Reputation letztendlich gemessen. Und diese müssen Sie sich selber aufbauen.