Chief of Staff - Über die Rolle

Chief of Staff: Der Schlüsselspieler im Schatten der Macht

In der dynamischen Konstellation des heutigen Unternehmensalltags spielt der Chief of Staff eine Rolle von erstaunlicher Breite und Tiefe. Doch was verbirgt sich hinter dieser Position, die in Deutschland noch relativ neu ist, aber in anderen Teilen der Welt bereits Unternehmen prägt?

Was macht ein Chief of Staff?

Ein Chief of Staff fungiert oft als rechte Hand der Geschäftsführung oder des Vorstandsvorsitzenden (CEO). Die Position dient als Brücke zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern sowie zwischen verschiedenen Abteilungen und Initiativen. Der Chief of Staff arbeitet im Hintergrund, um eine reibungslose Kommunikation und Ausführung der strategischen Ziele des Unternehmens zu gewährleisten.

Der Chief of Staff geht über traditionelle Führungsrollen hinaus und etabliert sich als innovativer Kraftzentrum neben CEOs und anderen CXOs:

  • Strategischer und operativer Barometer: Als strategischer Partner des Führungsteams sorgt er für den hartnäckigen Fortschritt strategischer Initiativen und übernimmt operative Unterstützung, wo es nötig ist.
  • Kommunikator und Motivator: Im Bereich der Information und Kommunikation zeichnet er sich durch die Fähigkeit aus, relevante Daten effektiv zu kommunizieren und Abstimmung zwischen Stakeholder zu fordern.
  • Courage als Tugend: Der wahre Wert eines Chief of Staff zeigt sich in der Bereitschaft, mit Kühnheit und Mut auch Meinungsverschiedenheiten gegenüber den Entscheidungsträgern auszuhalten.

Jene, die diese Rolle meistern, zeichnen sich durch ihre Ambition, strategische Weitsicht und die Fähigkeit aus, diskret, aber bestimmt zu agieren.

Stellenbeschreibung

Was sind die Aufgaben eines Chief of Staff?

Die Aufgabenvielfalt eines Chief of Staff ist breit gefächert und umfasst typischerweise folgende Bereiche:

  • Strategieumsetzung: Unterstützt und überwacht die Implementierung von Unternehmensstrategien.
  • Kommunikation: Dient als Informationszentrum für alle Abteilungen und sorgt für Transparenz zum Beispiel in der Change Management Kommunikation.
  • Projektmanagement: Leitet und koordiniert projektspezifische Initiativen, oft unternehmensweit.
  • Analyse und Bericht: Erstellt Analysen und Berichte, die Entscheidungsprozesse untermauern.
  • HR-Funktionen: In einigen Organisationen übernimmt der Chief of Staff auch HR-bezogene Aufgaben, insbesondere im Bereich Führung (z. B. als HR Interim Manager) und Entwicklung (z. B. für die HR-Transformation).
  • Interim Management: Kann vorübergehend Führungspositionen wie z. B. Interim-Personalleiter, HR Interim Manager oder auch Interim-CEO besetzen, um Übergänge zu erleichtern.
  • Prozessoptimierung: Optimierung von internen Abläufen und Prozessen wie das Mitarbeiter-Recruiting, das Personalcontrolling oder auch die Mitarbeiterentwicklung als Projekt.
  • Stakeholder-Management: Aufbau und Pflege von Beziehungen sowohl intern als auch mit externen Stakeholdern
  • Projektmanagement: Leitung und Koordination übergreifender Projekte
Stellenbeschreibung eines Chief of Staff
Die Stellenbeschreibung eines Chief of Staff im Vergleich mit anderen Rollen.

Gehalt eines Chief of Staff

Die Entlohnung eines Chief of Staff kann signifikant variieren; sie ist abhängig von der Industrie, der Unternehmensgröße und der individuellen Qualifikation. Gemäß aktuellen Gehaltsstudien liegt der Durchschnitt bei einem jährlichen Bruttolohn im sechsstelligen Bereich.

5 Dinge, die Chief of Staffs nicht vergessen sollten

Um die Komplexität und Dynamik dieser Rolle zu verstehen, betrachten wir fünf Aspekte, die für Chief of Staff essenziell sind.

  • Flexibilität mit Identitätserhalt: Im Spannungsfeld zwischen raschem Wechsel und Konstanten müssen Chiefs of Staff sich anpassen können, ohne ihre fundamentale Identität und Werte zu opfern.
  • Konstruktiver Widerstand: Effektive Chiefs of Staff dürfen nicht vor abweichenden Meinungen zurückschrecken —, obwohl dies bedeutet, der Geschäftsleitung konträre Perspektiven zu präsentieren.
  • Kerngeschäft im Fokus: Trotz der Vielseitigkeit ihrer Projekte, dürfen Chiefs of Staff den Blick für das Kerngeschäft nicht verlieren und sollten stets den Anschluss an aktuelle Unternehmensentwicklungen halten.
  • Talent zur Priorisierung: Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und effektiv Zeit zu managen, ist für Chiefs of Staff entscheidend, um nicht in der schieren Menge an Verantwortlichkeiten unterzugehen.
  • Persönliche Balance: Angesichts eines fordernden Arbeitsrhythmus ist es unerlässlich, dass Chiefs of Staff auch persönliche Pausen einlegen und ihre eigenen Batterien wieder aufladen.

Chief of Staff als HR Interim Manager

Schnelllebigkeit und Veränderung prägen die heutige Arbeitswelt. Unternehmen brauchen nicht selten kurzfristig kompetente Führungskräfte. Hier springt der Chief of Staff oft ein und übernimmt HR-Interim-Management-Aufgaben. Die Vielseitigkeit und die Fähigkeit, sich schnell einzuarbeiten, macht sie ideal für diese Rolle.

Chiefs of Staff: Die ersten Wochen erfolgreich gestalten

Rollenbeschreibung entwickeln und persönliche Werte einbringen

Zunächst müssen die Aufgaben und Verantwortlichkeiten abgestimmt werden. Ein kompaktes Dokument auf einer DIN A4 Seite sollte als Ausgangsbasis ausreichen. Im Zuge des Austausches mit dem CXO erfolgen Feinjustierungen und Abgrenzungen der Kompetenzbereiche.

Für Chief of Staff geht es neben der Rollendefinition aber nicht nur darum, sich in ein bestehendes System einzugliedern. Professionelle CoS bereichern dieses System mit persönlicher Integrität.

Ausbau tragfähiger Beziehungen

Wer als „rechte Hand“ des CXO agieren soll, startet am besten mit einer Einführungstour („Tour de Horizon“) unter der Leitung des CXO. Nachdem sich Führungsteam und CoS kennenlernen konnten, reicht es für einen erfolgreichen Chief of Staff nicht aus, einseitige Allianzen zu schmieden. Bei der Einführungstour dürfen auch die anderen Kolleginnen und Kollegen nicht vergessen werden, mit denen künftig eng zusammenarbeiten werden muss, z. B. die persönlichen Assistenzen oder die Mitarbeiter etwaiger Stabsabteilungen.

Der erstellte „One-Pager“ sollte für Gespräche mit der Führungscrew genutzt werden. Die Identifikation der eigenen Rollen und der brennendsten Themen bieten Ansatzpunkte, um bald schon eigene Akzente zu setzen.

Feedbackkultur und Präsenz etablieren

Chief of Staff sind das Bindeglied und oft auch das thermostatische Element, das für Balance zwischen den strategischen Visionen und den operativen Taktiken sorgt. Sie sollten daher aktiv nach Rückmeldungen zur eigenen Performance suchen, damit bei Bedarf rasch und gezielt adjustiert werden kann.

Dabei ist es eine Kunst, als Chief of Staff im Hintergrund zu wirken, ohne unsichtbar zu sein. Die ersten Wochen sollten dazu genutzt werden, eine Präsenz aufzubauen, die Autorität und Zugänglichkeit ausstrahlt. Demonstrationsprojekte können hierbei hilfreich sein, um die eigene Methodik und Kompetenz ins rechte Licht zu rücken.

Reputation durch kleine, aber bedeutsame Erfolge aufbauen

Die erste Zeit als Chief of Staff ist nicht der Moment für großangelegte Strategieänderungen, sondern eher für konkrete Quick Wins, die das Vertrauen in die Fähigkeiten des CoS stärken. Durch konkrete Erfolge, an denen der neue Chief of Staff seinen Anteil hat, werden Effektivität und Kompetenz auf dessen Rolle assoziiert.

Chief of Staff: Historisch-kulturelle Unterschiede

Die meisten Berichte und Stellenbeschreibungen für einen Chief of Staff kommen aus den USA und werden in deutschen Organisationen oder Unternehmen oftmals leider 1:1 übernommen. Und auch viele Berater kennen die kulturellen Unterschiede nicht. Das liegt zum einen daran, dass ihnen einfach die Erfahrung in der Ausübung dieser Position fehlt und sie anderseits auch die kulturellen Unterschiede dieser Positionen im politischen und militärischen Bereich zwischen dem englischsprachigen und dem deutschen Kulturraum einfach nicht kennen.

Und das hat sehr viel damit zu tun, wie in englischsprachigen Organisationen und Unternehmen Entscheidungen herbeigeführt werden. Insofern wäre die Bezeichnung „Director of Staff“ hier oftmals deutlich präziser. Das Gleiche gilt übrigens auch für den französischen Sprachraum. Denn auch dort ist der mit dem Chief of Staff vergleichbare Position eines „Chef des Cabinet“.

Commander driven approach – the English and French Way

Dort sind vorwiegend die Executives bzw. Commanding Officers für Ihre Entscheidung selbst verantwortlich (commander driven approach). Der unterstellte administrative Bereiche beschränkt sich deshalb zumeist darauf, viele Einzelheiten zur Vorbereitung auszuwerten und die Handlungsoptionen – gerne auch in Verbindung mit SWOT-Analysen – aufzuzeigen.

Das Abwägen der unterschiedlichen Möglichkeiten gegeneinander auf Basis wesentlicher Bewertungskriterien oder gar eine Empfehlung der besten Möglichkeit unterbleibt aber, da dies Aufgabe des Commanders ist. Der administrative Teil trägt erst bei der Umsetzung der Entscheidung wieder Mit-Verantwortung. Das ist der Grund, warum viele Entscheider bei kritischen Entscheidungen ein sehr einsames Leben führen.

Staff driven approach – the German Way

Demgegenüber gibt es aber auch noch einen anderen Weg, sowohl sachgerecht als auch rasch die notwendigen Entscheidungen herbeizuführen: den kollaborativen Weg. Hierbei werden alle relevanten Instanzen bereits frühzeitig und umfassend in die Entscheidungsfindung eingebunden.

Und bei diesem Ansatz werden dann eben nicht nur die bewerteten Handlungsmöglichkeiten als Arbeitsergebnisse vorgestellt, sondern die Handlungsmöglichkeiten auch gegeneinander abgewogen, um dann die beste Lösung als abschließende Empfehlung zur finalen Entscheidung anzubieten. Diese Art von exzellenter Organisationsarbeit geht auf die Arbeit in deutschen Generalstäben des 19. Jahrhunderts zurück.

Fazit und Literaturempfehlungen

Der Chief of Staff ist ein vielseitiger und einflussreicher Faktor in der modernen Geschäftswelt. Angesichts des ständigen Wandels in Organisationen fungiert diese Rolle als ein stabilisierendes Element, das zum Erfolg eines jeden Unternehmens beitragen kann.