Bürokratie zerschlagen

Die Pandemie und deren zähe Bekämpfung zeigt uns gerade in Deutschland gnadenlos eine unserer wesentlichen gesellschaftlichen Schwächen auf: Die zähe und unflexible Bürokratie, die weder effektiv ausgerichtet noch effizient organisiert ist. Wie konnte Bürokratie nur solche Ausmaße annehmen? Und die Antwort darauf kann nur sein: Bürokratie zerschlagen.

Gleichgültige Akzeptanz als Problem-Skizze

Wie haben wir uns so an die Unmenschlichkeit unserer Organisationen gewöhnt?

Warum akzeptieren wir einfach, dass weltweit nur 13% der angestellten Mitarbeiter emotional in ihre Arbeit eingebunden sind?

Warum nehmen wir es einfach hin, dass nur 12% der Arbeitnehmer in Europa sagen, dass sie immer erst dann konsultiert werden, bevor Ziele für ihre Arbeit gesetzt werden?

Weshalb nehmen wir es einfach hin, dass der durchschnittliche Mitarbeiter der ersten Ebene in einer großen Organisation unter acht oder mehr Managementebenen begraben ist?

Weshalb akzeptieren wir einfach, dass ca. 50% der Mitarbeiter sagen, dass sie den Arbeitsplatz wechseln mussten, um einem inkompetenten oder autokratischen Chef zu entkommen?

Weshalb akzeptieren wir, dass in einer weltweiten Umfrage 79% der Befragten aus großen Unternehmen sagten, dass neue Ideen mit Skepsis oder Feindseligkeit begrüßt werden?

Weshalb nehmen wir es einfach hin, dass in derselben Umfrage 76% der Befragten sagten, dass politische Verhaltensweisen einen großen Einfluss darauf haben, wer vorankommt?

Nichts davon ist in Ordnung !

Nichts davon ist in Ordnung, und das in keinster Weise! Allerdings sollten wir nicht überrascht sein. Denn unsere Organisationen wurden so konzipiert, dass sie unmenschlich sind. Wie Max Weber vor mehr als einem Jahrhundert bemerkte: „Bürokratie entwickelt sich umso perfekter, je mehr sie „entmenschlicht“ wird.

Nach diesem Maßstab sollten unsere Organisationen inzwischen verdammt perfekt sein. Aber das sind sie bei weitem nicht. Sie sind vielmehr träge – häufig sogar extrem träge.

Inkrementelle Ursachen für viele träge Bürokratien

Das ist nicht die Schuld angeblich veränderungsfeindlicher Mitarbeiter, sondern von oben nach unten gerichtete Entscheidungsstrukturen, die lange Zeitspannen zwischen Sinn und Antwort schaffen.

Sie sind inkrementell. Das ist kaum verwunderlich, denn die Bürokratie hat wenig Platz für Neugier, Intuition, Verspieltheit und Kühnheit, die die menschliche Kreativität beleben. Bürokratien sind demgegenüber eher emotionale Kill-Boxes.

Infolgedessen sind unsere Organisationen weniger anpassungsfähig, kreativ und inspirierend als wir selber.

Und es wird noch immer schlimmer.

MANCHE GLAUBEN, BÜROKRATIE SEI UNVERMEIDLICH. SIE IRREN SICH.
Seit 1983 hat sich die Größe der bürokratischen Klasse – die Zahl der Manager und Verwaltungsangestellten in Nordamerika und West-Europa – mehr als verdoppelt, während die Beschäftigung in anderen Kategorien nur um 40% zugenommen hat.

Peter Drucker dachte, dass die Bürokratie mit dem Wachstum der wissensbasierten Wirtschaft schrumpfen würde. Im Jahr 1988 sagte er voraus, dass bis 2008 „das typische Großunternehmen weniger als die Hälfte der damaligen Führungsebenen und nur noch ein Drittel so viele Manager haben würde“. Nun, das ist nicht eingetreten.

Einige glauben, Bürokratie sei unvermeidlich. Sie irren sich. Graben Sie in Haier, Morning Star, Nucor Steel, Svenska Handelsbanken, der Linux Foundation oder dem Atlas-Projekt am Large Hadron Collider, und Sie werden Organisationen von enormer Größe und Komplexität entdecken, die größtenteils unbürokratisch sind.

Wenn wir feststecken, liegt das nicht daran, dass uns Vorbilder fehlen. Wir haben genug Vorbilder, um zu wissen, dass es möglich ist, die Segnungen der Bürokratie zollfrei zu kaufen. Man kann Kontrolle, Koordination und Konsistenz erreichen, ohne 30% der menschlichen Arbeitskraft durch bürokratisches Papiermischen zu verbrauchen.

Und doch sind unsere Organisationen immer noch von „Bürokratie-Sklerose“ durchsetzt. Und warum? Weil wir – und hier müssen wir Verantwortung übernehmen – nicht ehrlich genug waren, was die Kosten der Bürokratie betrifft, nicht mutig genug, um denen entgegenzutreten, die sie verteidigen, und nicht kreativ genug, um Alternativen zu schaffen.

Aufwände & Kosten der Bürokratie

Lassen Sie uns also damit beginnen, offen über die Aufwände und Kosten der Bürokratie zu sprechen.

Nach der Berechnung von Gary Hamel, kostet ein Übermaß an Bürokratie – zu viele Schichten und zu viele sinnlose Regeln – die OECD-Wirtschaften jährlich 9 Billionen Dollar an entgangener Wirtschaftsleistung. Die indirekten Kosten der Bürokratie – Reibungskonformität, Insellage, Rigidität, Apathie, Politikgestaltung – werden wahrscheinlich noch höher sein, aber nur wenige Organisationen haben eine Möglichkeit, sie zu messen. Das ist ein Problem, denn was nicht gemessen wird, bekommt keine Aufmerksamkeit. Deshalb hat Hamel den BMI geschaffen – den „bürokratischen Massenindex“ – ein Instrument, das den bürokratischen Widerstand dimensioniert. Sie finden ihn auf der Website vom Harvard Business Review.

Nachdem die Kosten kalibriert wurden, müssen wir uns die Apologeten anschauen. Obwohl nur wenige Führungskräfte zugeben, dass sie Fans der Bürokratie sind, scheinen noch weniger wirklich entschlossen zu sein, sie abzuschaffen.

Wir sollten nicht überrascht sein!

Bürokratie ist ein massives Rollenspiel. Wenn Sie ein fortgeschrittener Spieler sind, dann wissen Sie, wie Sie die Schuld abwehren, den Rasen verteidigen, die Verwaltung übernehmen, Ressourcen horten, Gefälligkeiten austauschen, Ziele aushandeln und sich der Kontrolle entziehen können. Es überrascht nicht, dass diejenigen, die das Spiel hervorragend beherrschen, nicht begeistert sind, es zu ändern – schon gar nicht, wenn Bürokratie zerschlagen werden soll.

Bürokratie abbauen und Autorität dazu neu verteilen

Dennoch ist es unmöglich, Bürokratie abzubauen, ohne die Autorität neu zu verteilen. Wir müssen uns der Tatsache stellen, dass eine post-bürokratische Organisation auch eine post-management-orientierte Organisation ist, in der die Macht nicht mehr durch Mitarbeiterzahl, Budget oder Entscheidungsrechte kalibriert ist. Wer will nun vor einem Management Board stehen und diese Botschaft vermitteln? Wer will zugeben, dass unser vierzigjähriger Versuch, Manager als „Führungskräfte“ umzubenennen, ein völliger Misserfolg war? Ein Punkt, den übrigens Barbara Kellerman in ihrem Buch The End of Leadership nachdrücklich betont hat.

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Weitere Informationen

Wenn ein Global-500-Chef wie A.G. Lafley, zweimal CEO bei Procter and Gamble, sagt: „Der CEO kann Chancen sehen, die andere nicht sehen“, wer sagt dann „Quatsch“? Oder wenn der ehemalige geschäftsführende Partner einer angesehenen Beratungsfirma erklärt, dass es einer Handvoll Top-Führungskräfte obliegt, „die Geschicke des Unternehmens zu lenken … während andere den Kopf im operativen Geschäft begraben haben …“, wer wird dann sagen: „Nein, es ist genau anderes herum; es sind die Leute am Rand, die am besten in der Lage sind, die Zukunft kommen zu sehen?

Wenn wir nicht bereit sind, ähnlich ehrlich und aufrichtig zu sein, sind wir Teil des Problems und nicht der Lösung.

Ressourcen-Management als Eckpfeiler der Bürokratie

Aber bevor wir andere herausfordern, müssen wir uns selbst herausfordern. Auf welche Weise zollen wir der Bürokratie immer noch Loyalität?

Um einen Blick auf die Glaubensstrukturen zu werfen, die das alte Modell stützen, empfehle ich einen Blick auf einen der typischen Eckpfeiler der Bürokratie in Unternehmen – die Personalabteilung. Vielleicht haben Sie schon einmal den Ausdruck „Ressourcen-Management“ gehört. Diese Formulierung ist bis auf zwei Worte unbedenklich: „Ressourcen“ und „Management“. Was hier aber extrem toxisch ist, ist die Vorstellung, dass Menschen nur „Ressourcen“ und keine Menschen mit individueller Vielfalt sind sowie die Annahme, dass sie nicht in der Lage sind, richtig zu denken, ohne von oben „gemanagt“ zu werden.

Traditionelle Management-Modelle – keine Möglichkeit zu Cut & Pace

Neben neuen Maßstäben und neuen Denkweisen gibt es noch eine dritte Voraussetzung für die Deinstallation von Bürokratie und Migrationswegen.

Die meisten der postbürokratischen Vorhut sind so geboren. Selbst wenn sie es nicht waren, ist es nahezu unmöglich, Jahre oder Jahrzehnte später den schrittweisen Prozess nachzuvollziehen, durch den sie ihre charakteristischen Managementmodelle aufgebaut haben. Das schafft immense Probleme für jeden, der ein Modell wie das von Haier replizieren will. Es gibt keine Möglichkeit zum Ausschneiden und Einfügen.

Aber wenn wir einen Schritt zurücktreten, können wir sehen, dass postbürokratische Unternehmen eine kunstvolle Integration von drei organisatorischen Innovationen sind:

Sozial verdichtete Märkte, die aus internen Verträgen bestehen, die die Allokationseffizienz von Fremdvergleichsmärkten erreichen, ohne den kasischen Transaktionskosten zum Opfer zu fallen.
Natürlich dynamische Hierarchien, die von unten nach oben aufgebaut sind und auf von Gleichrangigen bescheinigten Kompetenzen basieren.
Leistungsorientierte Gemeinschaften, in denen sich interessierte Parteien selbst organisieren, um Interdependenzen zu verwalten.

Raus aus dem Bürokratie-Dilemma!

Sehr schön, denken Sie vielleicht, aber wie kommen wir von hier aus dorthin? Wo müssen wir anfangen? Wie vermeiden wir dabei das Risiko eines operativen Chaos? Wie kann der Widerstand derer dabei umgangen werden, die ihre Macht und ihre Vorrechte verteidigen wollen?

Viele Führungspersönlichkeiten sehen sich mit dem, mit dem sog. Gorbatschow-Problem konfrontiert: sie sind Befürworter der Perestroika und der Glasnost, werden aber gerade durch die Bürokratie behindert, die sie abzubauen versuchen. Wie überzeugt man also die Mitglieder der Nomenklatura, einen großen Teil ihrer Autorität aufzugeben und sich wie Mentoren statt wie Oberherren zu verhalten? Der Punkt ist, dass man das nicht kann! Nicht allein – und auch nicht als Vorsitzender der Kommunistischen Partei. Es gibt einfach nicht genug Stunden am Tag. In einem Kampf zwischen einem fortschrittlichen Führer und einer fest verwurzelten Bürokratie reibt sich der Führer einfach auf und wird letztendlich verschlissen.

Wir brauchen also etwas, das festgefahrene Machtstrukturen umgeht; das eine Koalition der Willigen aufbaut; das revolutionär in der Absicht und evolutionär in der Ausführung ist.

Bürokratie zerschlagen – Wie könnte dies aussehen?

Stellen Sie sich Folgendes vor: Wir würden alle in einer Organisation dazu ermutigen, darüber nachzudenken, wie sie Bürokratie durch menschlichere Arbeitsweisen ersetzen könnten – in ihren eigenen Teams und darüber hinaus. Was wäre, wenn wir die Leute nach neuen Ideen fragen würden. Wie man Ziele setzt, Strategien entwirft, Ressourcen zuteilt, Kollegen bewertet und Belohnungen verteilt – und das alles auf hyperflache, nicht-hierarchische Weise? Was wäre, wenn unsere Organisationen Dutzende von Organisations-Experimenten pro Jahr durchführen würden und nicht die Führungskräfte, sondern Gleichgestellte entscheiden würden, welche sie ausbauen wollen?

MIT DER BÜROKRATIE IN DEN KRIEG ZU ZIEHEN ERFORDERT MUT. ABER WIE TOM PETERS VOR DREI JAHRZEHNTEN BETONTE: ES IST EIN BEFREIUNGSKRIEG.

Was neu ist, ist nicht der Begriff der kollaborativen Innovation oder die Idee des Experiments. Neu ist die Schaffung eines All-Hand-Prozesses, bei dem der Wandel gesellschaftlich konstruiert ist und nicht nach außen, sondern quasi von unten nach oben rollt. Das ist das Gegenteil von „Change Management“ – ein Oxymoron, wenn es je eines gegeben hat.

Gegen die Bürokratie in den Krieg zu ziehen erfordert zunächst einmal Mut und dann Vernunft

Ganz gleich, ob Sie ein CEO oder ein Mitglied des Frontteams sind – mit der Bürokratie in den Krieg zu ziehen, erfordert Mut.

Vor dreihundert Jahren schien die monarchische Autorität so unbeweglich wie die Pyramiden Ägyptens. Doch heute würden sich nur wenige von uns damit zufrieden geben, in einer Gesellschaft zu leben, in der die politische Macht sowohl absolut als auch ein Geburtsfehler ist.

Vor zweihundert Jahren war die Sklaverei in den USA eine unerbittliche Tatsache. Einige Menschen, so schien es, waren dazu bestimmt, Eigentum zu sein. Heute betrachten wir die Sklaverei als eine Abscheulichkeit.

Vor hundert Jahren war das Patriarchat unangefochten. Auf unzählige Arten waren Frauen den Männern ausgeliefert. Heute betrachten wir dies als eine große Ungerechtigkeit und setzen uns für die Gleichstellung der Geschlechter ein.

Aristokratie, Sklaverei, Patriarchat – diese Institutionen waren in ihrem Kern unmenschlich. Jede für sich war ein eiserner Käfig – und das nicht immer im übertragenen Sinne.

Der Punkt ist, dass tief verwurzelte soziale Systeme verändert werden können. Doch wenn wir zurückblicken, stellen wir fest, dass diese sozialen Krebsgeschwüre nicht den utilitaristischen Argumenten nachgegeben haben. In jedem Fall war der starke, harte Keil, der den vorherrschenden gesellschaftlichen Konsens erschütterte, kein pragmatisches, sondern ein moralisches Argument; nicht „das funktioniert nicht“, sondern „das ist falsch“. Hier geht es also um Führung mit Moral & Vernunft.

Sachliche Resignation gegen moralische Entrüstung tauschen

Unsere Institutionen verändern sich, wenn wir uns verändern; wenn wir Resignation gegen Entrüstung tauschen. Es ist an der Zeit, zuzugeben, was wir schon lange wissen: Unsere Organisationen stehen im Widerspruch zu unseren Werten – nicht nur in der Art und Weise, wie sie die Umwelt verschmutzen, unsere persönlichen Daten missbrauchen oder den politischen Prozess korrumpieren, sondern auch in der Art und Weise, wie sie die Menschen behandeln, deren Leben sie verbrauchen.

Wenn sich diese Überzeugung in unseren Köpfen & Herzen festigt und wir unsere Interessen am Schutz des Status quo aufgeben, werden wir endlich die Chance haben, Organisationen aufzubauen, die so erstaunlich sind wie die Menschen, die in ihnen leben. Wesentliche Voraussetzung hierfür ist aber der dafür notwendige Widerstand gegen die Bürokratie gem. dem Appell des ehemaligen französischen Widerstandskämpfers und UN-Diplomaten Stéphane Hessel: „Neues schaffen heißt, Widerstand leisten. Widerstand leisten heißt, Neues schaffen!“ oder anders ausgedrückt: Empört & Engagiert Euch Neues zu schaffen, dass sich auf die menschliche Vielfalt konzentriert!