Digital Transformation Management Office
Was sollen Organisationen und Unternehmen eigentlich machen, wenn digitale Transformationsvorhaben ins Stocken geraten? Das Digital Transformation Management Office (TMO) kann dann die Lösung zur erfolgreichen Bewältigung der Herausforderungen sein, die bei der Umsetzung der zahlreichen Initiativen, Projekte, Maßnahmen und Aktionen auftreten können. Ein TMO sollte aber nicht nur ein PMO-Facelift sein – sondern sowohl von der Governance, als auch den Aufgaben und Aktivitäten bis hin zur Stellen- und Funktionsbeschreibung für den Transformation Manager als ein komplett neuer Ansatz verstanden werden. Dieser neue Ansatz ist darauf ausgerichtet, die Umsetzung der Transformation zu gestalten, die notwendigen Entscheidungen sach-und zeitgerecht herbeizuführen, und somit die angestrebten Ziele auch tatsächlich zu erreichen.
Herausforderungen digitaler Transformationen
Das Umsetzen digitaler Unternehmensstrategien mit den geeigneten Initiativen hierzu gehört heutzutage zu den wichtigsten Herausforderungen des Top-Managements. Dazu wurde oftmals bereits schon die Rolle eines Head of Digital Transformation geschaffen. Allerdings kann dieser oder diese jemand die Dinge auch nicht alleine stemmen.
Häufig scheitert es schon am fehlenden Zuspruch und dem Engagement des Top-Managements. Hierauf verweist u.a. der Digital Transformation Review des Capgemini Research Instituts. Zudem wurde fehlende bzw. unzureichende Strukturen, Unklarheiten im gemeinsamen Verständnis und somit auch fehlendes Buy-In der eigenen Mitarbeiter für die notwendigen Freiräume zur schnellen Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle bemängelt.
Und ganz besonders herausfordernd sind die Transformations-Anstrengungen in den Organisationen und Unternehmen, deren Strategie es vorsieht, sich sowohl mit dem bisherigen Kerngeschäft durch Effizienz und kontinuierliche Optimierung auf etablierten Märkten zu behaupten (Exploitation), als auch flexibel, experimentierend und kreativ zukünftige Geschäftspotentiale für möglicherweise neue Märkte zu entwickeln (Exploration). Wenn dies gegeben ist, wird auch von „organisatorischer Ambitextrie“ gesprochen.
Risikopotential traditioneller PMO-Strukturen
In vielen Transformationsvorhaben hat sich gezeigt, dass traditionelle PMO-Strukturen nicht funktionieren. Accenture hat hierzu das folgende Risikopotential identifiziert:
Risiko #1: Potentieller Wertverlust
Risiko #2: Falsch ausgerichtete Lösungen
Risiko #3: Verzögerte Umsetzung
Risiko #4: Mangelhafte Implementierung
Die Gründe hierfür sind vielfältig: Mangelnde Stringenz, Kernbotschaften des neuen Business-Designs werden nicht genügend berücksichtigt, ein zu hoher Stellenwert von Status Up-Date Reports behindert rasche Entscheidungen und vor allem das Change Management funktioniert nicht, weil der Faktor Mensch nicht im Fokus der Überlegungen und Handlungen steht.
Demgegenüber bereitet ein professionelles Transformation Management Office die Stakeholder umfassend für die Veränderungen vor und führt sie sicher durch die Transformation, damit die gewünschten Geschäftsergebnisse auch erreicht werden.
Darüber hinaus verändert sich die Linie während der Transformation. Von daher verbietet es sich quasi, der Linie die Transformation selber zu überlassen. Deshalb sollte eine eigenständige Instanz mit der Planung, Steuerung, Kontrolle und Weiterentwicklung beauftragt werden.
Vielfältige Rollen eines Transformation Management Office
Die folgenden Video-Cast werden von einem sehr erfahrenem Transformations-Experten die vielfältigen Rollen eines Transformation Management Offices beschrieben:
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Auf Basis dieser Ausführungen und der eigenen Erfahrungen in zahlreichen Change- und Transformations-Programmen haben wir für ein Digital Transformation Management Office eine Infografik erstellt.
Digital Transformation Management Office als Infografik
Durch die Berücksichtigung dieser auf der Infografik ausgewiesen Aspekte wirkt ein TMO als die wesentliche Transformations-Instanz. Sie gibt der Transformation die notwendige Struktur, Effizienz und Effektivität. Sie wirkt somit als Enabler der Transformation.
Transformation-Modus: Den WOW-Faktor durch begeisterndes Leadership entfachen
Damit die an der Transformation beteiligten Mitarbeiter aber bereit sind, ALL-In zu gehen, bedarf es auch des erforderlichen Leaderships. Und hier reicht es eben nicht aus, sich von Beratern tolle Power Points erstellen zu lassen, sondern insbesondere das Top-Management ist nun wirklich mit ihren Leadership-Fähigkeiten gefordert. Sie müssen zeigen, dass sie in der Lage sind, die Menschen von ihren Überlegungen so zu überzeugen, dass sie auf der langen Transformation-Journey nicht verlieren.
Hierzu bedarf es außergewöhnlicher Führungsfähigkeiten. Sind diese im Unternehmen nicht vorhanden, so müssen sie von extern beschafft werden. Ansonsten wird es kaum möglich sein, die notwendige Führungsleistung für die Transformation dauerhaft ausüben zu können. Hierzu eignen sich ganz besonders gut, organisatorische Multi-Könner wie z.B. erfahrene Stabs-Chefs, die die CXOs mit ihren Kompetenzen wirkungsvoll unterstützen. Dies sollte daher bei der Auswahl des Transformation-Managers als Leiter des Transformation Office unbedingt berücksichtigt werden.
Vom Transformation Office zum Transformation Center
Insgesamt tue ich mich allerdings mit dem Begriff des Transformation Management Office eher schwer. Denn mit Blick auf die Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten würde ich als verantwortlicher Unternehmer eine Transformation nicht durch ein Büro begleiten lassen. Vielmehr sollte es sich um ein Zentrum handeln, in dem – ähnlich eines Lagezentrums oder Command-Centers – alle Informationen transparent zusammenfließen. Dadurch hätten auch alle Mitarbeiter permanent die Möglichkeit, sich unmittelbar vor Ort im Transformation Center zu informieren.
Abschließender Hinweis zur Infografik
Gerne stellen wir unseren Lesern die o.a. Info-Grafik auch in einer deutlich höheren Qualität im DIN-A0-Format zur Verfügung. Sprechen Sie uns dazu bitte einfach direkt über das Kontaktformular an.