QUIP – Das Kollaborations-Tool

„Wo war noch mal dieses eine wichtige Dokument? In diesem Ordner? Oder doch angehängt in meinem E-Mail Postfach? Und die zugehörige Tabelle, wo finde ich die? Dann noch die To-Do Liste … und meinen Kalender öffnen … endlich kann die Arbeit losgehen! Oder musste ich mich nicht erst noch mit Thorsten über das anstehende Projekt austauschen?“ Damit ist jetzt Schluss! Mit Quip, der einfach zu bedienenden Kollaborationsplattform von Salesforce. Quip vereint Dokumente, Tabellen, Aufgaben und Chats an einem Ort und erhöht damit die Produktivität ihres Teams um ein Vielfaches. Kein lästiges Suchen in unübersichtlichen Ordnern mehr. Schluss mit übermäßigem E-Mail Versand. Die Kollaborationssoftware vereint alles an einem Ort und ist von überall (auch mobil) erreichbar. Der folgende Beitrag stellt Quip kurz vor und gibt einen ersten Überblick über die verschiedenen Funktionen des Kollaborationstools.

Was ist Quip?

Quip ist die Kollaborations- und Produktivitätsplattform.

Mit Quip erstellen Sie Dokumente die für die Teamarbeit geschaffen sind. Fügen Sie ihrem Dokument Tabellenblätter, Aufgaben, Bilder und mehr hinzu und erzählen Sie die gesamte Geschichte an einem Ort.

Verwalten Sie Ihre Projekte mithilfe der Dokumenten-App Quip. Weisen Sie ihren Teammitgliedern Aufgaben mit Fälligkeitsdaten zu, geben Sie Inhalt für externe Partner frei und sehen Sie live dabei zu wie Ihre Teamkollegen Veränderungen an Dokumenten vornehmen.

Mit Quip arbeiten Sie kommunikativ. In jedes Dokument ist ein Chat integriert. Ihr Team arbeitet somit immer kontextbezogen und sagt lästigem E-Mail-Verkehr „Goodbye“.

Mit Push-Benachrichtigungen bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Sie können so direkt handeln und müssen nicht erst zwischen Anwendungen wechseln oder E-Mails durchwühlen.

Mit Quip arbeiten Sie von überall. Egal ob mit dem Tablet von zu Hause, mit dem Handy in der Bahn oder mit dem Desktop PC an ihrem Arbeitsplatz. So hält die Kollaborationssoftware die Arbeit am Laufen auch wenn Sie nicht an ihrem Schreibtisch sitzen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Quip.

Was kann Quip?

Quip kann mehr als nur Text. Quip eignet sich z.B. für Projektpläne, Dokumentationen oder Meetings. Dafür gibt es uns mehrere Funktionen an die Hand, um die Zusammenarbeit deutlich zu vereinfachen:

• Mitarbeiter lassen sich über die @-Funktion zu Dokumenten hinzufügen. So können z.B. Aufgaben innerhalb eines Projektes verteilt werden. Mitarbeiter erhalten dann eine Benachrichtigung und können direkt auf das Dokument zugreifen.
• Checklisten geben einen Überblick über noch zu erledigende Aufgaben.
• Bilder oder Diagramme veranschaulichen die Arbeit.
• Tabellen lassen sich direkt in die Dokumente einbinden. Die Informationen einzelner Zellen können dann im Dokumententext benutzt werden.

Wenn Sie diese Funktionen kombinieren ergeben sich äußerst funktionstüchtige Dokumente.

Alles an einem Ort

Quip vereint alle wichtigen Materialien an einem Ort. Es lassen sich Dokumente, Tabellen, Checklisten und Chatrooms erstellen. Diese können sowohl in privaten als auch in öffentlichen Ordnern abgelegt werden. Auf die öffentlichen Ordner haben alle Teammitglieder Zugriff. Private Dokumente weisen Sie bestimmten Teammitgliedern manuell zu. Selbst externe Kooperationspartner binden Sie ganz einfach in Ihre Arbeit mit ein. Hiermit erhöhen Sie mit der Kollaborationsplattform die Transparenz und die Teamarbeit in Ihrem Unternehmen.

Ein typischer Arbeitstag mit Quip

Nachdem wir einen ersten Überblick über die verschiedenen Funktionen von Quip erhalten haben gibt es im Folgenden ein Beispiel wie ein typischer Arbeitstag mit der Kollaborationssoftware aussehen könnte:

1. Wir öffnen Quip und checken zunächst die Benachrichtigungen. Hier sehen wir in welchen Dokumenten Veränderungen vorgenommen wurden die uns betreffen oder ob wir zu bestehenden Dokumenten hinzugefügt wurden.
2. In den Benachrichtigungen gibt es einen Filter der uns z.B. nur die bisher ungelesenen Benachrichtigungen anzeigt. Zudem gibt es die Möglichkeit eine Favoriten-Liste zu erstellen um für besonders wichtige Dokumente immer up-to-date zu bleiben.
3. Wir aktualisieren bestehende Dokumente, kommentieren einzelne Abschnitte und unterstützen unsere Kollegen mit der „Gefällt mir“-Funktion.
4. Ein neues Projekt steht an! Jetzt erstellen wir ein neues Dokument in einem öffentlichen Ordner. Dann verteilen wir Aufgaben an unsere Teamkollegen und setzen Termine fest. Wichtige Informationen sind in einer Tabelle abgebildet. Den Fortschritt einzelner Aufgaben bilden wir über die „Kanban-Board“ Funktion ab.
5. Wir erstellen einen Link um externe Partner zur Mitarbeit an dem Projekt einzuladen.
6. Ist das Projekt einmal geteilt dauert es nicht lange bis die Arbeit beginnt. Im Austausch über das Projekt kommentiert das Team einzelne Abschnitte. Die Aufgaben der Checkliste werden bearbeitet und als erledigt markiert.
7. Am Rand hält die Unterhaltungsfunktion alle wichtigen Änderungen und Kommentare fest. Wir können Veränderungen so einfach nachvollziehen und eventuell rückgängig machen.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

• Quip erhöht die Produktivität und die Transparenz in Ihrem Unternehmen.
• Quip vereint verschiedene Funktionalitäten in einer Dokumenten-App.
• Alle Dokumente befinden sich an einem Ort.
• Der Austausch innerhalb des Teams funktioniert reibungsloser. Lästige E-Mails fallen damit weg.
• Veränderungen sind leicht nachzuvollziehen.

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„Plötzlich arbeiten wir auf unserem Mobilgerät, unseren Laptops und Desktopcomputern an einem lebendigen Dokument zusammen. Durch Quip können wir unabhängig von unserem Standort eine Verbindung zu unseren Dokumenten herstellen.“

Lew Cirne, Gründer & CEO, NEW RELIC