Einstieg in die Integration von Salesforce und ERP

Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM-Systeme) helfen Ihren Vertriebs-, Marketing- und Service-Teams bei deren Arbeit. Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) hingegen kümmern sich um Bereiche der Fertigung, der Logistik und der Finanzen innerhalb Ihres Unternehmens. Allerdings ermöglicht erst eine nahtlose Integration von CRM mit ERP Ihren Mitarbeitern, Ihr volles Potential auszuschöpfen. Salesforce bietet Ihnen die Möglichkeit Ihr CRM-System durch relevante Informationen Ihrer ERP-Software zu erweitern. So verbessert sich durch ein paar simple Automatisierungsmechanismen die Datengenauigkeit des gesamten Systems.

Die wichtigsten Vorteile der Integration von Salesforce und ERP-Systemen

Zuerst müssen Sie sich darüber bewusst sein, welchen Mehrwert die Integration Ihrem Unternehmen bieten könnte. Zu den größten Stärken einer Integration von Salesforce und ERP zählen

• bessere Cashflows durch Reduzierung der Contact-to-Quote- sowie der Quote-to-Payment-Zyklen,
• eine Verbesserung der Umsatz- und After-Sales-KPIs um bis zu 35%,
• eine deutliche Verbesserung der Datenqualität und einheitliche Datenqualität in allen Abteilungen,
• eine bessere Sichtbarkeit der Daten als Unterstützung für Vertriebsmitarbeiter und
• eine einfachere Aufgabe von Bestellungen.

Stufe 1: Beurteilung der Organisationsanforderungen

Bevor Sie mit der Integration beginnen, sollten sie zunächst den heutigen Stand Ihres Unternehmens revidieren und sich über Ihre Zielsetzung klar sein. Nur auf diese Weise können Sie die Werte der wichtigsten Leistungskennzahlen (englisch: Key Performance Indicators (KPIs)) verstehen, die Sie verbessern möchten. Dies ermöglicht Ihnen außerdem, den Erfolg des Integrationsprojekt im Nachhinein zu beurteilen. Einige gängige KPIs hierzu sind

• die Anzahl der Verkaufschancen (Opportunities) in der Pipeline,
• der durchschnittlicher Umfang der Geschäftsabschlüsse („Average Deal Size“),
• die Abschlussquote, also die Summe der gewonnenen Opportunities (Closings) versus insgesamt bearbeitete Opportunities,
• die Abschlussquoten in Prozent im Vergleich über den Zeitverlauf und
• die Abschlussquoten je Mitarbeiter.

Stufe 2: Entwerfen der Integration von Salesforce und ERP

Ein Integrationsprojekt erfordert immer die Beteiligung der Benutzergemeinschaft. Es erfordert die strategische Denkweise des Vertriebsleiters, die technische Expertise des Salesforce-Administrators sowie den Input einiger wichtiger Vertriebsmitarbeiter. Stellen Sie sicher, dass viele verschiedenen Benutzer mit verschiedenen Interessen und Anwenderbereichen berücksichtigt sein müssen. So erreichen sie die maximale Nutzer-Akzeptanz. Idealerweise sollten Sie die wichtigen Erwartungen verschiedener Anwender erfassen und festhalten. Zum Beispiel ist es Vertriebsmitarbeitern oft wichtig die Verfügbarkeit der Lagerbestände und den voraussichtlichen Liefertermin gemäß der von einer ERP-Anwendung bereitgestellten Berechnungen einsehen zu können. Der Vertriebsleiter wünscht sich hingegen die Möglichkeit, Angebote erstellen zu können ohne einen Vertriebskoordinator anrufen zu können.

Genaue Stammdaten aus dem ERP

Um eine nahtlose Integration zu gewährleisten, müssen wichtige Stammdaten effizient und automatisiert synchronisiert werden. Dazu gehören insbesondere:

• Accounts und Kontakte: Die Geschäftspartner aus der ERP-Anwendung müssen in Salesforce verfügbar sein. Genau so müssen auch in Salesforce erstellte neue Unternehmen und Kontakte mit dem ERP synchronisiert werden.
• Produkte und Preisbücher: Die Produkt- und Preisinformationen sind meist im ERP definiert und müssen in beiden Organisationen synchron verfügbar sein.

Integrierte Transaktionsinformationen

Auch die ausgeführten Transaktionen müssen zwischen Anwendungen synchronisiert werden. Folgende Informationen werden in den meisten Fällen benötigt:

• Angebote: Angebote, die in Salesforce erstellt werden, müssen immer mit dem ERP synchronisiert werden und andersrum.
• Aufträge: Bestellungen werden meist innerhalb des ERP abgewickelt, müssen aber trotzdem in den CRM-Daten festgehalten werden.
• Rechnungen: Rechnungen können in ERP und auch in Salesforce erstellt werden, müssen aber letztendlich in beiden Systemen verfügbar sein.

Weitere nützliche Informationen

Möglicherweise möchten Sie andere unterstützende Informationen synchronisieren, die die Benutzererfahrung bei der Verwendung der Anwendungen verbessern können. Dafür einige Vorschläge:

• Inventar: Es kann nützlich sein, die Bestandsinformationen aus dem ERP mit Salesforce zu synchronisieren, damit die Benutzer die Lagerbestände / Produktverfügbarkeit kennen.
• Vermögenswerte: Wenn Sie Anlagen oder Inventar mit Hilfe Ihres ERP-Systems verwalten, können Sie diese auch mit Salesforce synchronisieren.
• Kundenvorgänge: Kundensupportanfragen und andere Interaktionen mit Ihren Kunden können zwischen den Anwendungen integriert werden.

Tipps zur Integration von Salesforce und ERP

Regeln & Vorschriften

Da es sich bei Salesforce um eine SaaS-basierte Anwendung handelt, gelten bei der Freigabe von Systemressourcen bestimmte Regeln. Überprüfen Sie das Governors-Limit in der Umgebung von Webservices. Stellen Sie sicher, dass Sie die Integration so entwerfen, dass Ihre Lösung unter diesen Einschränkungen funktioniert.

Priorität

Häufigkeit und Timing: Nicht alle Integrationen müssen ständig ausgeführt werden. Angebote können beispielsweise nur während der Geschäftszeiten synchronisiert werden. Stärker genutzte Elemente der Integration, insbesondere diejenigen, die täglich durchgeführt werden, können spät am Abends oder frühmorgens ausgeführt werden.

Testumgebungen

Richten Sie eine Testinstanz von ERP und Salesforce ein, bevor Sie die Lösung in Ihrer Produktionsumgebung starten. Dies hilft, Serviceunterbrechungen zu minimieren und gründliche Tests durchführen zu können.

Phasenweise Implementierung von Salesforce und ERP

Meist erkennen die Benutzer den Wert einer Anforderung nicht sofort. Salesforce-Administratoren können bestimmte Anforderungen bewerten und in in eine Reihe geplanter Releases einordnen, anstatt einen Big Bang-Ansatz nachzuverfolgen. Das stell sicher, dass wichtige Funktionen berücksichtigt werden.