Steering Committee: Aufgaben, Funktionen und Kommunikation

„Steering the ship in stormy seas“: Ein Unternehmen durch unruhige Gewässer zu navigieren, erfordert mehr als einen alleinigen Kapitän am Steuerrad; es braucht ein ganzes Komitee an Entscheidern, die das Schiff gemeinsam in die richtige Richtung lenken – das Steering Committee oder auch Lenkungsausschuss.

Was ist ein Steering Committee bzw. Lenkungsausschuss?

Ein Lenkungsausschuss oder Steering Committee ist das Nervenzentrum für Projektinfrastrukturen aller Art und Größe. Er bietet Führung, Richtung und strategische Überwachung, um die Effektivität und Effizienz eines Projekts oder Programms sicherzustellen.

Aber wie setzt sich ein solcher Ausschuss zusammen, und wie kann er effektiv gestaltet und genutzt werden, um die größten Herausforderungen zu meistern?

Etablierung eines Steering Committees

Die Architektur des Lenkungsausschusses

Die Gründung beginnt mit der Auswahl von Mitgliedern, die eine ausgewogene Mischung aus Fachwissen und Entscheidungsbefugnis repräsentieren. Eine idealtypische Struktur umfasst:

• Executives: Führungskräfte mit der Macht zu entscheiden
• Key Stakeholders: Vertreter der wichtigsten Interessengruppen
• Projektmanager: Der Projektleiter, häufig in Form eines Interim Managers
• Technische Experten: IT- bzw. technische Spezialisten mit spezifischem Fachwissen
• Berater: Berater, die spezifische Sichtweisen einbringen

Strategische Priorisierung

Ein effektiver Lenkungsausschuss legt klare Prioritäten für das Projekt fest und gewährleistet, dass diese den Geschäftszielen entsprechen. Durch eine strategische Priorisierung wird sichergestellt, dass Ressourcen optimal eingesetzt werden und das Projekt auf dem richtigen Kurs bleibt.

Governance Framework

Klare Governance-Strukturen ermöglichen eine effektive Entscheidungsfindung, während sie gleichzeitig Verantwortlichkeit und Transparenz fördern. Jedes Mitglied sollte genau wissen, welche Rolle es innerhalb des Gremiums hat und wie Entscheidungen getroffen werden.

Funktionen und Verantwortlichkeiten

• Strategische Führung: Der Lenkungsausschuss gibt die Richtung vor und stellt sicher, dass das Projekt zu den übergeordneten Unternehmenszielen passt.
• Entscheidungsfindung: Er trifft fundamentale Entscheidungen: von Budgetanpassungen bis hin zur Konfliktlösung zwischen Stakeholdern.
• Fortschrittsüberwachung: Der Ausschuss überwacht den Projektstatus und gewährleistet, dass Meilensteine erreicht und Zeitleisten eingehalten werden.
• Risikomanagement: Er identifiziert Risiken frühzeitig und setzt Maßnahmen zu deren Minimierung um.
• Ressourcenzuteilung: Die optimale Verteilung von Ressourcen und Budget liegt ebenfalls in seinem Aufgabenbereich.

Best Practices für den Lenkungsausschuss

Zusammensetzung. Verantwortlichkeiten, Befugnisse

Stellen Sie sicher, dass der Lenkungsausschuss aus Führungskräften besteht, die die notwendige Entscheidungsbefugnis besitzen, und Experten, die das erforderliche Wissen einbringen. Außerdem sollte jedes Mitglied genau wissen, welche Verantwortlichkeiten und Aufgaben es hat, um Überschneidungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Treffen, Meeting-Kultur und Kommunikation

Etablieren Sie regelmäßige und verbindliche Treffen, um die kontinuierliche Überwachung und Steuerung des Projekts zu gewährleisten. Fördern Sie außerdem eine Kultur der offenen Kommunikation im Lenkungsausschuss. Eine transparente Kommunikation garantiert, dass alle relevanten Informationen und Entscheidungen an alle Beteiligten kommuniziert werden.

Konflikte und Entscheidungsfindung

Die damit zusammenhängende Implementierung von Feedback-Schleifen ermöglicht, Rückmeldungen zu sammeln und umzusetzen. Nicht ungewöhnlich, daher ebenfalls sehr wichtig: Ein klares Verfahren für den Umgang mit und die Lösung von Konflikten zwischen einzelnen Stakeholdern.

Gleiches gilt für die Entscheidungsfindung. Transparente, verbindliche Entscheidungsrichtlinien sorgen für eine höhere Konsistenz und Effizienz bei den Beschlüssen des Steering Committees. Die Dokumentation von Diskussionen und Entscheidungen sollte erleichtert die Nachverfolgung der Abläufe in der Zukunft.

SMART(e) Ziele und Risikomanagement

Setzen Sie klare, messbare Ziele und Kennzahlen (Key Performance Indicators) fest, damit der Lenkungsausschuss den Fortschritt und Erfolg des Projekts überwachen kann. Sind Meilensteine und Ziele erreicht, sollten diese Projekterfolge gefeiert werden. Dadurch kann das Engagement und die Motivation aller Stakeholder hoch gehalten werden.

Das Risikomanagement wird durch die Messbarkeit der Projekt-Kennzahlen vereinfach und teilweise überhaupt erst ermöglicht. Der Lenkungsausschuss sollte grundsätzlich in der Lage sein, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung einzuleiten.

Change Management und Flexibilität

Der Lenkungsausschuss sollte Veränderungen nicht nur zulassen, sondern aktiv durch Change-Kommunikation fördern und steuern, um die Projektziele zu erreichen. Er sollte außerdem flexibel genug sein, um auf Veränderungen im Projektumfeld reagieren zu können, ohne dabei das Hauptziel aus den Augen zu verlieren.

Fallstricke und Herausforderungen

Herausforderungen gibt es beim Thema Steering Committee oder Lenkungsausschuss einige. Neben dem Risiko des mangelnden Engagements durch einige Beteiligte sind unklare Rollen, sich überschneidende Verantwortlichkeiten und grundsätzliche Informationsdefizite die häufigsten Hürden, die in der Praxis bewältigt werden müssen.

Projekt-Manager klagen aber auch immer wieder darüber, dass Steering Committees zwar das Projekt beaufsichtigen, aber über wenig Projekt-Management-Know-How verfügen. Demgegenüber klagen Mitglieder des Lenkungsausschusses, dass die Projektmanager oftmals nur technische Details und nicht das Business selbst im Fokus haben.

Produktwelt versus Projektwelt

Diese Auffassungsunterschiede resultieren im Wesentlichen daraus, dass im Steering Committee die eher business-orientierte „Produktwelt“ auf die eher strukturierte „Projektwelt“ trifft. Deshalb lohnt sich nach Meinung des international renommierten Projekt-Managers Ralf von Breitenbach zunächst einmal ein Blick auf diese unterschiedlichen Perspektiven.

Business-orientierte Produktwelt

Die Vertreter der Produktwelt, zumeist hochrangige und kompetente Führungskräfte, kennen sich mit ihren Serienprodukten aus und agieren mit zumeist standardisierten Prozessen und hohen Anteilen an Eigenleistung. Die dort möglichen Risiken sind bekannt und beherrschbar. In der Regel wird mit gut qualifiziertem Personal und eingespielten Teams gearbeitet. Die Supply Chain ist durchgängig kontrolliert. Es wird ein großer Aufwand für qualitäts-sichernde und -verbessernde Maßnahmen betrieben.

Ablauf-orientierte Projektwelt

Die Projektmanager haben es zumeist mit einzigartigen Aufgabenstellungen zu tun. Der Anteil an Eigenleistung ist eher gering, da ein großer Anteil an Zulieferung durch Externe (Kollegen, Berater und Firmen) erfolgt. Oftmals arbeiten die Teams erstmals auf unterschiedlichen Ebenen zusammen.

Die Einarbeitungszeit dafür ist deshalb nicht zu unterschätzen. Eine durchgängige Kontrolle der Supply Chain ist nur mit einem immensen Aufwand möglich. Die Risiken sind oftmals noch nicht umfangreich bekannt und müssen daher zunächst einmal analysiert werden. Und hier kommt zusätzlich dazu, dass die typischen Projekt-Risiken den Teilnehmern der Steering Committes auch nicht geläufig sind.

Achs-Nagel: Lenkungsausschuss als Funktion zwischen zwei Welten

Man könnte nun denken, dass die Lösung ganz einfach wäre: Die Mitglieder der Steering Committees sollten einfach einen Projekt-Management-Hintergrund haben oder sich diesen rasch aneignen. Dies ist aber wenig realistisch; zumeist fehlt einfach die Zeit dafür. Von daher sehe ich Steering Committees auch nicht als Gelenk, sondern nur als Bindeglied bzw. als Achs-Nagel, der das Verschieben der Nabe auf einer Achse verhindert, um somit das Abgleiten des Rades zu unterbinden.

Was der Projektmanager braucht: Konkreter Projektauftrag

Was braucht der Projekt-Manager also von den Steering Committees? Ganz einfach: Einen klar verständlichen und präzisen Projektauftrag. Das ist seine Fahrkarte und die des Projekt-Teams. Von daher wäre es prima, wenn die Mitglieder von Steering Committees die Projektaufträge auch selber erstellen würden -oder zumindest aber handschriftlich unterschreiben.

Dadurch wird nicht nur Vertrauen bzw. Commitment ggü. und mit dem Projektleiter ausgedrückt, sondern auch die Verantwortung übertragen bzw. delegiert. So wird es später auch leichter gelingen, etwaige Anpassungen am Projekt – sofern diese denn notwendig sind – vorzunehmen. Darüber hinaus führt die Erarbeitung und die Verhandlung des Projektauftrages zu einem gegenseitigen Verständnis für die unterschiedlichen Bedürfnisse.

Fazit und Abschlussbemerkungen

Der Lenkungsausschuss ist das strategische Kommandozentrum, das Projekte durch die stürmischen Meere der Geschäftswelt steuert. Mit starker Führung, klaren Governance-Strukturen und einem engagierten Team können Projekte nicht nur navigiert, sondern auch erfolgreich zum Ziel geführt werden.

Unternehmen auf der Suche nach externer Unterstützung durch eine flexible und effektive Lösung für das eigene HR Interim Management Projekt zur erfolgreichen Umsetzung der HR-Transformation oder breiter gedacht als Unternehmensberatung für Digitalisierung sollte die Kontaktmöglichkeit nutzen.