Erprobtes Grobkonzept für den Rollout von Classic zu Lightning als Stufenplan für Salesforce-Administratoren

Information & Kommunikation

Salesforce Administratoren nutzen früher und öfter viele Kommunikationskanäle, um regelmäßig alle über das UpGrade von Classic zu Lightning als Stufenplan zu informieren, und somit die Nutzer auf dem Laufenden zu halten. Dazu beginnen sie bereits deutlich vor dem Roll-Out über den den Plan, die Ziele und den Zeitplan zu berichten. Damit erfolgt die Kommunikation gegenüber den Nutzern bereits sehr viel früher, als dass die erste Änderung wirklich inhaltlich durchgeführt wird.

Kommunikation bei der Migration von Classic zu Lightning
Kommunikation bei der Migration von Classic zu Lightning

Deshalb hat es sich auch bewährt, bereits sehr frühzeitig eine Chatter-Gruppe für das Rollout von Classic zu Lightning einzurichten. Dadurch hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu stellen, und sich an der Kommunikation im Team zu beteiligen. Zudem sollten die Admins frühzeitig Links zu wichtigen Dokumenten, Durchgängen und Zeitplänen veröffentlichen.

Weiterhin sollten die Admins auch regelmäßig Status-Updates für alle Nutzer via E-Mail zum Stand vom RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan versenden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass jeder die notwendigen Informationen erhält, auch wenn er nicht Mitglied der Chatter-Gruppe ist.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Wir empfehlen, dass Ihre Informationen und Kommunikation auf mindestens 3 Kanälen (E-Mail, Chatter, Firmen-Newsletter bzgl. des UpGrades von Classic zu Lightning als Stufenplan) veröffentlichen. Dadurch können Sie sicherstellen, dass die Informationen auch mindestens einmal von allen gelesen werden.

Überlegen Sie zudem, wo und wie sie noch weitere Kommunikationsformate bedienen können, die für Ihre Zielgruppen und Ihr Unternehmen einzigartig sind: Zusätzlich zu diesen Kanälen sollten Sie sich auch andere Formen der Kommunikation ansehen, die für Ihre Zielgruppe in Ihrem Unternehmen bzw. Organisation einzigartig sind, wie z.B.:

  • Intranet
  • Townhall-Meetings oder Betriebsversammlungen
  • Betriebsratssitzungen

Arbeiten Sie dazu mit den Mitarbeitern aus dem Bereich der Unternehmenskommunikation eng zusammen. Dieser Einsatz wird sich lohnen!

Darüber hinaus bilden Sie einen klaren Kommunikations-Schwerpunkt; d.h. verzetteln Sie sich nicht am Anfang oder während den Vorbereitungen sondern seien Sie absolut präsent um den Go-Live-Termin herum. Bereiten Sie dazu die entsprechenden Kommunikationskanäle vor, verstärken sich ggf. mit zusätzlichen Ressourcen und geben Sie dann allen Usern die erforderliche Unterstützung.

Analyse

Bevor wir irgendeine Entscheidung treffen, sollten die Administratoren die Anzahl der Nutzer und die Features die sie bisher nutzen analysieren, welche davon bereits „Lightning-Ready“ sind. Dadurch können die Administratoren sehr schnell und einfach erkennen, welche Nutzer unmittelbar von Lightning profitieren. Unerfahrene und fortgeschrittene Nutzer, die nahezu ausschließlich mit Standard-Objekten agieren sollten frühzeitig migriert werden. Demgegenüber sollten die Power-User, die überwiegend mit kundenspezifischen Features arbeiten, erst zum Ende der RollOut-Phase migriert werden.

Darüber hinaus sollte das Admin-Teams den Code-Umfang analysieren, wie z.B. Trigger, Visualeforce-Pages, usw.. Dadurch können sie bestimmen, wie das technische UpGrade von Classic zu Lightning als Stufenplan am Besten unter Berücksichtigung der neuen Funktionen unter Lightning durchgeführt werden.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Wenn Sie Ihre bisherige Analyse mal mit einigen Schritten Abstand betrachten und insbesondere auf die Nutzer-Profile schauen, dann fällt Ihnen sicherlich auf, wer von den Nutzern früher oder später migriert werden sollte. Dazu empfehlen wir grundsätzlich die folgenden Gruppierungen vorzunehmen:

  • Light (z.B. Nutzer, die via Chatter posten und Daten nachschlagen)
  • Intermediate (z.B. Nutzer, die den Chatter verwenden und regelmäßig Datensätze aktualisieren)
  • Heavy (z.B. Nutzer, die regelmäßig Datensätze erstellen und bearbeiten sowie mit vielen benutzerdefinierten Objekten und Anwendungen arbeiten)
Lightning Experience Migration Assistant
Lightning Experience Migration Assistant

Verwenden Sie weiterhin den Lightning Readiness Check, um die Besonderheiten dessen zu verstehen, was geändert werden muss, um die bestehende Salesforce-Organisation auf das RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan vorzubereiten.

Early Adopters

Das Administratoren-Team sollte zudem eine kleine Gruppe funktionsübergreifender Nutzer-Profile erstellen. Dadurch erhalten Sie eine repräsentative Gruppe von Nutzern, die alle eines gemeinsam haben: das RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan so schnell wie möglich zu erlernen und bestmöglich umzusetzen. Diese Gruppe der „Early Adopters“ ist meistens der Schlüssel zum raschen Erfolg für Akzeptanz-Steigerung und den notwendigen Change von Innen heraus ins Unternehmen bzw. die Organisation zu tragen.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Nachdem die KeyUser als Early Adopters identifiziert wurden, erweitern Sie deren Einladung für das RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan und gewähren Sie diesen KeyUsern exklusiven Zugang zur künftigen Lightning-Organisation. Dadurch werden diese Schlüssel-Nutzer die Möglichkeit haben, bereits frühzeitig und somit vor allen anderen mit der neuen Software an Besprechungen mit wichtigen Vorgesetzten und den Admins teilzunehmen und denen unmittelbar Feedback zu geben. Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten.

Hierzu empfehlen wir die Erstellung eines entsprechenden Permission-Sets. Das folgende Video zeigt Ihnen dazu ein passendes Beispiel:

Permission Set für „Enabling Lightning“

Einbindung der Entscheider

Die rechtzeitige und zielgruppengerechte Einbindung der Entscheider in die Roll-Out-Planung trägt maßgeblich mit zum Erfolg des UpGrades von Classic zu Lightning bei. Denn hierdurch wird die Akzeptanz dadurch weiter erhöht, in dem das RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan auch mit den Grundwerten und Prinzipien des Unternehmens bzw. der Organisation ausgerichtet bzw. „alligned“ wird.

Weiterhin sollten die Entscheider ebenfalls mit in die Kommunikation eingebunden werden und häufig mit den Nutzern dazu kommunizieren. Zudem legen letztendlich ja die Entscheider die Ziele und den Zeitplan für den Roll-Out fest. Eine derart transparente Partizipation bzw. Teilhabe der Entscheider hilft dann, alle Mitarbeiter an die Arbeit zu bekommen. Zudem wird die Einführung von Lightning dann auch mit den anderen parallel laufenden Initiativen und Projekten im Unternehmen abgestimmt.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Damit Sie auch die volle Unterstützung der zuständigen Entscheider erhalten, hat es sich bewährt, sog. 1:1-Demos mit wichtigen Führungskräften und Meinungsbildern durchzuführen. Dazu ist es erforderlich bereits im Vorfeld alle relevanten Informationen zu sammeln und die wichtigsten gewünschten Funktionen dafür bereitzuhalten. Erst an dieser Stelle macht die Erstellung einer Demo-Org mit Lightning Experience wirklich Sinn, denn hier benötigen Sie nun die notwendigen Merkmale, die Sie anschaulich hervorheben können.

Eine prima Übersicht zum Feature-vergleich zwischen Classic und Lightning können Sie einem entsprechenden Help-Dokument aus der Trailblazer Community entnehmen.

Transparenz

Das Feedback der Early Adopters hilft ungemein, die einzelnen Lightning Produkte gezielt einzusetzen, und mit den erforderlichen Kommunikations-Maßnahmen während des gesamten Rollouts entsprechend zu begleiten. Mit dem Feedback können zudem die Nutzer rechtzeitig über Prozessanpassungen informiert werden und die dazu aktuellen Arbeitsabläufe, Felder und Merkmale anpassen.

Transparente Kommunikation für den Rollout von Classic zu Lightning als Stufenplan - @jameshaworth by unsplash
Transparente Kommunikation für den Rollout von Classic zu Lightning als Stufenplan – @jameshaworth by unsplash

Durch diese aktive Kommunikationsarbeit werden aber auch die die notwendigen Änderungen rechtzeitig und transparent durch das Admin-Team dargestellt. Im Nachgang führt dies wiederum zu weniger Fragen, die dann noch beantwortet werden müssen.

Weiterhin ermöglicht die zielgerichtete Kommunikation mit den Nutzern – absiserend auf deren spezifischen Rollen – auch die Gewissheit, dass der Rollout systematisch und gründlich mit Fokus auf die Nutzer geplant und durchgeführt wird.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Erschrecken Sie mit Ihrer Information und Kommunikation die Mitarbeiter nicht, sondern stellen Sie vielmehr durch geeignete Aktionen und Maßnahmen sicher, dass alle Änderungen einfach und umfassend kommuniziert werden. Dazu ist es sehr hilfreich, wenn Sie die Zeitachse für den RollOut von Classic zu Lightning als Stufenplan in die jeweilige Kommunikation integrieren. Dadurch vermitteln Sie allen Beteiligten glaubhaft, dass sie auf der „Reise“ mitgenommen werden. Teilen Sie zudem die Ziele, Fortschritte und Änderungen mit den beteiligten Nutzern und Stakeholdern, während der Rollout von Classic zu Lightning als Phasenplan voranschreitet. Und stellen Sie zudem sicher, z.B. über FAQs, dass alle wissen, an wen sie sich wenden müssen, um (weitergehende) Fragen beantwortet zu bekommen.

Hier können Sie zudem das „Enablement-Pack“ für Lightning von Salesforce runterladen: bit.ly/lightningenablementpack

Flexibilität

Vor und während der Start-Phase des RollOuts sorgen Sie mit sachgerechter KOmmunikation für Klarheit bei allen Beteiligten. Beschreiben Sie dazu, wie Ihre Nutzer von Classic zu Lightning und wieder zurückspringen können, sofern das notwendig sein sollte. Dadurch vermeiden sie ein „Alles-oder-Nichts-Gefühl“ während des Rollouts von Classic zu Lightning als Stufenplan. Machen Sie zudem die Nutzer darauf aufmerksam, dass sie zu einer Schnittstelle zurückkehren können, mit der sie bisher auch vertraut waren. Damit gewinnen Sie vor allem die PowerUser und die Nutzer, die häufig auf Anwendungen zurückgreifen müssen, die unter Lightning noch nicht zur Verfügung stehen.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Ihren Early Adopters und Power Usern können Sie ebenfalls flexibel weitere Unterstützung geben, in dem diese den beteiligten Kolleginnen und Kollegen zeigen, wie einfach es ist, zwischen Classic und Lightning hin- und her zu wechseln.

Verwenden Sie dazu auch gerne die Adoption Tracker App aus dem AppExchange Store, um die Interaktionen der Nutzer zu verfolgen
Verwenden Sie die Adoption Tracker App von AppExchange, um die Interaktion Ihrer Benutzer zu verfolgen.

Review als Feedback

Zur Kommunikations-Begleitung beim Rollout wurde eine spezielle Chatter-Gruppe erstellt, damit die Benutzer Anmerkungen, Anregungen und Fragen einstellen können und damit Tipps und Feedback transparent gegeben werden kann. dazu unterstützt das Admin-Team mit aktiver und hilfreichen Informationen. Zudem sollten die Admins auch damit verbundene Aufgaben zweckmäßig verteilen. Der Fokus sollte dabei darauf gelegt werden, zielgerichtet neue Lightning-Experten zu generieren, damit diese ebenfalls ihre (neuen) Fähigkeiten allen Nutzern über die Chatter-Gruppe zur Verfügung stellen können. Dadurch treibt diese Chatter-Gruppe den Rollout von Classic zu Lightning nicht nur voran, sondern überträgt den Nutzern auch zunehmend mehr Eigenverantwortung für die Umsetzung des Rollout-Planes.

Weitergehende Hands-On-Tipps

Bei der Chatter-Gruppe zur Begleitung des Rollouts sollte sichregestellt werden, dass den Mitgliedern der Chatter-Gruppe die notwendigen Rechte zugewiesen werden, damit insbesondere auf Kommentare der Nutzer reagiert werden kann. Zudem sollten auch die Early Adopters zur aktiven Kommunikation via Chatter ermutigt und motiviert werden.

Darüber hinaus empfehlen wir nach einer angemessenen Zeit ein Review zum Rollout von Classic zu Lightning als Stufenplan durchzuführen. Dazu eignen sich folgende Leitfragen:

  • Was hatten wir uns vorgenommen?
  • Was haben wir erreicht und was nicht?
  • Warum habe wir die geplanten Aspekte nicht erreicht?
  • Welche Lehren ziehen wir daraus?

Und nun ist es Ihr „Turn“ von Classic zu Lightning zu wechseln!