Zeitmanagement ist für viele noch ein unbeliebtes Thema. Durch unseren eigenen Perfektionismus werden Aufgaben und Termine zu tiefgründig geplant. Das führt zu langen Vorbereitungsphasen und ist für schnell durchzuführende Projekte nicht wirklich Zielführend. Das Paretoprinzip ist eine Herangehensweise, 80% der Aufgabe durch nur 20% Arbeit zu erledigen.

 

Das Paretoprinzip wird auch die 80/20-Regel genannt und besagt, dass durch 20% der eigentlichen Arbeit einer Aufgabe, mindestens 80% erledigt wird. Die restlichen 20% der Aufgabe ist der Zeit-intensivste Teil der Aufgabe. Die Pareto-Verteilung besagt, dass eine eine kleine Anzahl von hohen Werten in einer Wertemenge mehr zum Gesamtwert beiträgt als eine hohe Anzahl an kleineren Werten.

 

Das Paretoprinzip
Das Paretoprinzip

 

Ursprung des Paretoprinzips

Woher kommt das Paretoprinzip und wie ist es entstanden? Am Anfang des 20. Jahrhundert untersuchte Vilfredo Pareto das Volksvermögen der in Italien lebenden Menschen. Dabei ergab sich, dass 80% des Vermögens ziemlich genau auf 20% der italienischen Familien verteilt war. Daraus schlussfolgerte Pareto, dass sich die italienischen Banken aufgrund profitablere Geschäfte auf nur 20% der Bevölkerung konzentrieren. Die restlichen 80% bedeuten mehr Aufwand bei weniger Profit.

 

Weitere Beispiele

Das Paretoprinzip ist anfänglich nicht einfach zu verstehen. Deshalb versuche ich ein paar Beispiele zu nennen um das Prinzip einfacher darzustellen:

  • 80 Prozent deiner Anrufe führst du lediglich mit 20% deiner gespeicherten Kontakte
  • Wenn du 20% eines Wortschatzes einer Fremdsprache beherrschst, kannst du 80% aller Situationen beim Lesen, Schreiben und im Gespräch meistern
  • Mit einem fünftel deines Freundeskreis verbringst du 80 Prozent deiner Freizeit
  • 20 Prozent deiner Produkte machen 80% deines Umsatzes aus
  • 80% deiner Beschwerden kommen von nur 20% deiner Kunden

An den Beispielen ist zu erkennen dass, das Paretoprinzip eigentlich ganz simpel funktioniert. Im Berufsalltag ist es allerdings wichtig, das Prinzip richtig einzusetzen. Erst dann werden alle Vorteile des Prinzips sichtbar und können dir in deinem Alltag helfen.

 

Paretoprinzip richtig einsetzen

Wenn der Einsatz des Paretoprinzips nicht richtig überdacht ist, kann es schnell zu Problemen führen. Beim dem Begriff Zeitmanagement gibt es viele Herangehensweisen diese optimal zu steuern. Meistens ist das Eisenhowerprinzip oft die Grundlage für gutes Zeitmanagement. Ich selber nutze eine Mischung aus dem Paretoprinzip und dem Eisenhowerprinzip. Aber wie funktioniert das genau?

In der unten stehenden Tabelle werden die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert. Die 20 Prozent der Hauptaufgaben von dem Paretoprinzip findet man meistens in der rechten oberen Hälfte. Also sind die Aufgaben meistens dringend und wichtig.

Eisenhower-Prinzip
Eisenhower-Prinzip

 

Probleme des Paretoprinzips

Ein Prinzip alleine kann nie einer Wunderwaffe gegen aller Probleme im Zeitmanagement sein. Auch bei dem Paretoprinzip gibt es eine Problemstellen die berücksichtigt werden sollten.

  1. Die Summe von 100% ist Zufall. Die 80% und 20% dürfen niemals addiert werden. Wenn du 100% der Aufgabe erledigen musst, wirst du auch 100% der angedachten Zeit beanspruchen.
  2. Vergesst nicht die Aufgaben-beteiligten zu Informieren. Meistens werden die kleinen Aufgabenpakete aufgrund der Zeit nicht gemacht. Wichtig ist aber immer, jeden Beteiligten auf dem aktuellsten Stand zu halten.
  3. Um 80% der Aufgabe zu erreichen müssen die 20% Aufgaben perfekt aussortiert und priorisiert sein. Wenn das nicht passt, bringt das ganze Prinzip nichts.
  4. Das Paretoprinzip passt nicht für jedes Projekt. Prüfe vorerst und gehe auf Nummer sicher ob du nach diesem Prinzip verfahren kannst.

 

Jetzt fehlt nur noch ein perfekt eingespieltes Team. Da könnte unser Blogbeitrag High-Performance Teams: Wie Sie mit Ihrem Team Spitzenleistungen erzielen ganz interessant sein.