Für unerfahrene Projektleiter ist das Thema Projektkommunikation oftmals etwas, was nicht nur Arbeit macht, sondern vor allem wo die Auswirkungen im Voraus nicht planbar sind. Die Folge sollte daher aber nicht Passivität sein, sondern vielmehr sollte regelmäßig und vor allem zeitgerecht im Zuge des Führungsprozesses des Unternehmens aktiv kommuniziert werden. Von entscheidender Bedeutung sind hier aber die Subprozesse des Führungsprozesses, da hier die Auswirkungen der jeweiligen Projekte unmittelbarer wahrgenommen werden. Daneben sollte aber auch über alternative Kanäle und Veranstaltungen der richtige „Draht des Flurfunkes“ getroffen werden. Die planvolle Wirkung von Projekt-Kommunikation im Informationsraum ist hier das Stichwort.

Wahrnehmung wirkungsvoller Projektkommunikation

Kommunikation von (Teil)Ergebnissen

Sie haben mit viel Aufwand und großer Leidenschaft Projektergebnisse erzielt. Der Auftraggeber ist mir ihrer und der Leistung ihres Teams zufrieden. Nur wie, wann und mit welcher Wirkung werden diese  im Unternehmen von den Empfängern und Nutzern nun auch eigentlich wahrgenommen? Projekte – egal ob strategischer oder operativer Art – werden im Unternehmen besser akzeptiert, wenn darüber regelmäßig und vor allem rechtzeitig informiert wird. Dies ist auch Aufgabe der Projektleitung. Darüber hinaus unterstützen Projekte auch die Umsetzung der Unternehmensstrategie. Daher ist es notwendig, adressatengerecht die Ergebnisse entlang des Unternehmensführungsprozess zu kommunizieren. Dadurch wird die Kommunikation der Projektergebnisse in das Unternehmen hinein ein Schlüsselfaktor für die erfolgreiche Projektumsetzung.

Einbindung Projektkommunikation entlang des Führungsprozesses

Jedes Unternehmen, hat ein Unternehmensführungsprozess – auch wenn dieser nicht überall so bezeichnet wird. Bei manchen Unternehmen ist dieser Prozess etabliert, dokumentiert und bekannt – bei anderen vielleicht auch nicht. Von entscheidenderer Bedeutung sind für die Kommunikation aber in der Regel die sog. Subprozesse (s. hierzu die zweite Spalte in der folgenden Übersicht). Öfters werden diese Subprozesse in den Stabstellen „Unternehmensentwicklung“ oder im „CEO Office“ koordiniert . Erkundigen Sie sich doch einmal in Ihrem Unternehmen, über die Verantwortlichen der Subprozesse. Und, als Projektleiter, vereinbaren Sie dabei dann auch die wichtigen Termine und erwarteten Resultate, zu denen  sie kommunizieren werden.

Einbindung wirkungsvoller Projektkommunikation in den Führungsprozess und dessen Subprozesse
Einbindung wirkungsvoller Projektkommunikation in den Führungsprozess und dessen Subprozesse

Erzielen Sie weitere Wirkung über alternative Kommunikationskanäle

Neben den Informationsformaten für den Führungsprozess oder dessen Subprozesse gibt es aber noch weitere Kanäle oder Veranstaltungen, über die regelmäßig in das Unternehmen kommuniziert wird. Diese sollen Sie ebenfalls unbedingt berücksichtigen. Versuchen Sie dabei den direkten Draht des informellen „Flurfunks“ zu treffen. Während meiner zurückliegenden Aufgaben habe ich nicht nur die Führungsprozesse in unterschiedlichen Unternehmen begleitet und koordiniert, sondern ich habe dabei auch die Vorteile der Nutzung alternativer Wege kennen un schätzen gelernt.

Die Standardtermine werden meistens am Jahresanfang mit der jeweiligen Frequenz bereits für das gesamte Geschäftsjahr festgelegt. Somit können die Projektverantwortlichen auch Ihre Projektkommunikation bereits im Groben planen. Dabei sollten Sie aber auch schon erste Entscheidungen hinsichtlich der zunutzenden Plattform bezogen auf die jeweiligen Inhalte und Termine einbringen. Dadurch geben Sie ihren Mitarbeitern Rahmen und Orientierung zugleich, damit die Kommunikation nicht nur regelmäßig angekündigt und durchgeführt wird; sondern vor allem zur aktiven Information genutzt wird.