Für viele Projekte ist keine komplexe Projektmanagementsoftware für Terminplanung, Ressourcenzuordnung, etc. notwendig. Aber es manchmal bedarf es doch einer rasch verfügbaren Lösung zur Darstellung unterschiedlichster Aufgaben; sei es um den Überblick zu bewahren oder sei es einfach um den transparenten Informationsaustausch abseits der E-Mails zu gewährleisten. Hierzu präsentiert sich TRELLO – auch bereits mit der kostenfreien Lösung – als einfach zu handhabendes Projekt-Board.

Trello – die universell nutzbare virtuelle Pinnwand für Projekte

Die Online-Plattform Trello ist bereits seit mehreren Jahren auf dem Markt frei verfügbar und wird daher von vielen Projektarbeitern gerne aufgrund der sehr angenehmen und einfachen Bedienung genutzt. Der Fokus dieser Software liegt aber nicht auf der Planung sondern vielmehr auf der Durchführung bzw. Umsetzung. Die wesentlichen Gründe bzw. Vorteile hierfür sind:

  • Ordnung und Priorisierung der Aufgaben
  • Organisation eines wirkungsvollen Workflows
  • Vermeidung von Chaos aufgrund von E-Mail-Flut und komplexer Ablageverzeichnisse
  • Transparente (Projekt)Kommunikation
  • Kollaborative Zusammenarbeit

Dem Aufgaben-Management wird also die hier die wesentliche Bedeutung geschenkt. Und diese ist in vielen Projekten ja das eigentliche A & O für den maßgeblichen Erfolg.

Die Task-Boards von Trello

Ähnlich wie bei Scrum oder Kanban, den bekanntesten agilen Projektmanagement-Methoden, arbeitet die Software mit sog. Task-Boards; d.h. Aufgaben werden in mehreren Spalten quasi als Kärtchen angeordnet. Jede Spalte spiegelt dabei einen Auftragsstatus wieder. Die Spalten entsprechen zumeist dem „Erledigt-Status“. Allerdings kann sich jeder Anwender seine Pinnwand – z.B. hinsichtlich Aufgabentyp und/ oder -ort – selber zusammenstellen, und die einzelnen Kärtchen beschriften und mit ergänzenden Erläuterungen versehen. Die drei Grundelemente dafür sind die sog. Boards, Lists + Cards:

Das Board spiegelt das gesamte Projekt wieder. Es kann einfach – im Sinne von getting things done – angelegt werden, wobei sich unmittelbar einstellen lässt, ob es sich um ein öffentliches oder privates Projekt handelt.

Jedes neu angelegte Board hat zudem bereits drei Standard-Listen: ToDo, Doing und Done. Hiermit ist also quasi ein einfacher WorkFlow definiert, der aber auch beliebig erweiterbar bzw. umgestaltbar ist.

Innerhalb der Listen lassen sich dann die sog. Cards anlegen. Diese sind die kleinste Organisationsform, sie repräsentieren mehr oder weniger die Tasks oder Actions. Aber auch diese Kärtchen sind mit Inhalten frei gestaltbar und können auch innerhalb der Listen beliebig verschoben werden. Dadurch könnte z.B. ein weiterer oder weitere Workflows abgebildet werden.

Darüber hinaus lassen sich jeder Karte Checklisten, Mitglieder, Anhänge etc. anbei fügen. Dadurch wird auf dem Gesamt-Board Platz eingespart und die Übersichtlichkeit leidet nicht.

Mit dieser virtuellen Pinnwand hat das Projektteam nun die Möglichkeit, auch über räumliche und zeitliche Distanz hinweg, die einzelnen Aufgaben zu diskutieren. Genau hier setzt Trello den Maßstab,denn allen Beteiligten steht dieses Projekt-Board online und in Echtzeit zur Verfügung. Trello kann damit als zentrale Informationsplattform für das gesamte Projektteam genutzt werden. Die Projektmitglieder werden dazu einfach per E-Mail eingeladen. Hier wird also der Philosophie „Wir arbeiten alle gemeinsam am Projekt“ gefolgt. Zur besseren Veranschauung habe ich mal ein eigenes Board anhand der folgenden Abbildung anbei gefügt.

Trello - Eigenes Projekt-Board
Trello – Eigenes Projekt-Board

 

Zusätzlich lassen sich unter „Menu“ und „Power Up“ noch weitere Funktionen aktivieren, u.a.:

  • Vote: Für Cards können Stimmen abgegeben werden. Hierbei lässt sich z.B. einstellen, ob die Stimm-Abgabe öffentlich erfolgt oder auf Board-Member begrenzt bleibt.
  • Card Aging: In diesem Modus werden inaktive Karten zunehmend transparent, verblassen also langsam – es lässt sich jeder Aufgabe also sofort eine Art „Todestag“ anhängen.
  • Calendar: Hierbei wird das gesamte Board als Kalender dargestellt und die Karten je nach Due Date den Tagen zugeordnet.

Um die Übersichtlichkeit bei komplexeren Projekten zu erhalten, können die Cards nach einigen dieser Features gefiltert werden, z.B. nach Labels, Assigns oder Due Dates (eine Kombination davon ist ebenfalls möglich!).

Trello – Task-Board-Management statt E-Mails

Auch wenn die E-Mail immer noch das Hauptkommunikationsmedium in Projekten ist, hat sie doch den entscheidenden Nachteil, dass es sich hierbei entweder um 1:1- oder um 1:n-Kommunikation handelt. Und vor allem für das leidige, obwohl zumeist gut gemeinte, „in cc setzen“, bietet Trello eine gute Alternative. Zudem entstehen die Diskussionen um die jeweiligen Aufgaben zumeist doch nur zwischen den Mitgliedern, die dieser Aufgabe zur Bearbeitung auch zugeordnet sind.

Darüber hinaus bietet Trello die Möglichkeit der mobilen Nutzung. Die Bedienoberfläche ist aufgrund der gut dimensionierten Steuerungselemente auch auf Tablets zu bedienen. Hierfür stehen auch entsprechende Apps zur Verfügung. Sogar über das Smartphone lässt sich der Überblick darstellen und einzelne Aufgaben können abgehakt werden.

Fazit: Freeware mit guten Basisfunktionen

Trello ist eine einfache und klar begrenzt leistungsfähige Online-Plattform. Wem der angebotene Funktionsumfang ausreicht, hat durch die Einfachheit den entscheidenden Vorteil. Dabei folgt Trello dem „Freemium-Preismodell“; d.h. die Software ist grundsätzlich kostenfrei. Wer zusätzliche Features beansprucht und auch in Punkto Datensicherheit – insbesondere im geschäftlichen Umfeld – mehr Rechnung schenken will oder muss, sollte sich auf jeden Fall die Business-Class-Erweiterung anschauen. Für nur 45 USD pro Anwender p.a. stehen weitere Zusatzfunktion und vor allem ein umfangreiches Rechtemanagement zur Verfügung.

Zusätzliche Browser-Ergänzungen

Wer noch mehr Scrum-Elemente in seine Trello-Plattform integrieren möchte, der kann sich die Browser-Extension Scrum for Trello anschauen. Diese Erweiterungen gibt es kostenlos für die gängigen Browser – aber nicht für den IE ;-). Mit ihr lassen sich in jede Karte sog. „Story-Points“ und Aufwandsabschätzungen integrieren. Das funktioniert mit einfachen Zahlenangaben in Klammern vor und hinter dem Titel einer Card. Die Browser-Erweiterung stellt dann die Punkte und Aufwände auf der Karte dar. Zudem lässt sich per Link am oberen Rand des Boards einen Burndown-Chart für das Projekt öffnen.[1. Quelle: http://upload-magazin.de/blog/6175-trello-com/burndown_chart/]

Burndown Chart – Scrum for Trello

Bei der kostenlosen Variante öffnet sich das Burndown-Chart in einer separaten Webseite, bei der Pro-Variante (4,99 Dollar pro Monat) ist der Chart im Trello-Projekt-Board integriert.

Einige Wermutstropfen

Diese Plattform kann allerdings keine Projekthierarchien darstellen. Auch fehlt es an einem individuellen Rechtemanagement. Wenn Zeiterfassung, Kalkulation und/ oder Abrechung bei den zu bearbeitenden Projekten im Fokus stehen, könnten mit diesem Werkzeug schnell Grenzen erreicht werden. Da Trello aus der agilen Projekt-Welt kommt, sind Gant-Charts und dergleichen nicht vorgesehen. Zudem lässt sich, da die Karten nicht gezählt werden und somit keine WIP-Limits (work in progress) angezeigt werden können, keine echte Kanban-Übersicht erstellen. Letztlich ist die Online-Plattform für all diejenigen weniger gut geeignet, die ausschließlich nach der Scrum-Methode arbeiten wollen. Diese sollten sich andere Tools anschauen, die deutlich mehr auf Scrum spezialisiert sind.

Abschließende Bewertung

Insgesamt ein prima Aufgaben-Organisations-Tool, sofern den Nutzern das Board- und Listen-Konzept zusagt. Insbesondere die übersichtliche Oberfläche und die intuitive Bedienbarkeit mittels „drag + drop“ machen diese Plattform für einen sehr breiten Nutzerkreis interessant.

 

Quellen: