„Kennen Sie das Problem auch?“ „Aber dafür gibt es doch eine App-/ Software-/ Online-Lösung.“ Haben Sie diesen Satz im Projektmanagement und Interim Management auch schon einmal gehört? Noch nie hingegen habe ich gehört: „Aber dafür gibt es doch den Interaction-Room.“ Der Interaction-Room folgt dem gegenteiligen Ansatz: Offline und analog, aber mit allen erdenklichen Funktionen ausgestattet und doch auf das Wesentliche reduziert. Das perfekte Projektmanagement-Werkzeug.

Die Probleme virtueller Teams bei der Projektarbeit

Virtuelle Lösungen werden in Zeiten der Arbeitsort- und Arbeitszeitflexibilisierung immer begehrter und auch immer sinnvoller. Das Problem: Jede neue Lösung, und sei sie noch so genial, wird zum zunächst zum Zeitfresser, erfordert Einarbeitung und Auseinandersetzung. Bei der Suche nach dem perfekten Tool geht zusätzliche Zeit verloren. Oftmals gibt es dann doch nicht die perfekte Lösung. Man muss Kompromisse eingehen, mehrere Tools benutzen, von denen dann aber nur wenige Funktionen tatsächlich genutzt werden – schließlich gibt es nicht für jede Projektgröße die passende Software. Kurz gesagt: Bei der Nutzung virtueller Systeme zur Projektplanung, Terminierung, für Absprachen und Analysen entsteht trotz aller Vorteile generell mehr oder weniger viel Ballast. Zumal der bloße Informationsaustausch in den wenigsten Fällen ausreichend ist. Gerade bei IT-Projekten kostet die Koordination und Kommunikation zwischen Fachabteilungen und IT viel Zeit. Beide Abteilungen haben ihre eigenen projektbezogenen Probleme, die sich bedingen, die aber für die jeweils andere Abteilung nur schwer nachzuvollziehen sind. Es muss folglich viel erklärt werden, was mit den virtuellen Möglichkeiten garantiert zu Kommunikationsschwierigkeiten führt. Befinden sich die Projektmitglieder hingegen in einem Raum, in dem sich gleichzeitig alle entscheidenden Informationen befinden, ist manche Problematik in fünf Minuten verständlich erklärt, für die mindestens 5-10 E-Mails nötig gewesen wären.

Voraussetzungen für einen funktionierenden Interaction Room

Vier Wände, genug Platz und Licht, Whiteboards und Flipchart bzw. Pinnwände und Magnettafeln, Stifte in unterschiedlichen Farben, Papier in unterschiedlichen Farben. Das ist alles, was ein Interaction Room benötigt. Damit ist die Einrichtung eines Interaction Room billiger, als jede ordentliche Software-Lösung.

Interaction Room
Im persönlichen Gespräch lassen sich Probleme schneller lösen. Das ist der eindeutige Vorteil des Interaktiven Raumes gegenüber virtueller Organisation. Bild: photoshock / FreeDigitalPhotos.net

Der Interaction Room als Einsatzzentrale

Dass der Interaction Room ohne Computer und Beamer auskommt, hat einen guten Grund. Alle wichtigen Informationen, die normalerweise Teil unterschiedlicher PowerPoint-Präsentation wären und ihr Dasein in virtuellen Ablagen fristen, sollen mithilfe von Stift und Papier an die Wände gebracht werden. Die Projektplanung, einzelne Meilensteine, der Projektfortschritt, die Probleme, die offenen Fragen, die Zuständigkeiten etc. Auch die täglichen Statusmeetings finden ganz ohne zusätzliche PowerPoint-Präsentation im Interaction Room statt. Für die Statusberichte des Projektleiters an das Management trifft man sich ebenfalls im Interaction Room.

10 Fliegen mit einer Klappe

Mit dem Interaction Room räumt man mehr Probleme aus dem Weg, als auf den ersten Blick ersichtlich. Zunächst wäre da die bereits erwähnte Reduzierung des Kommunikationsaufwandes zwischen den unterschiedlichen Mitgliedern des Projektteams. Der persönliche Austausch beschleunigt den Projektablauf erheblich – das steht außer Frage. Doch Zeitersparnis kommt auch dadurch zustande, dass keine aufwendigen Präsentationen mehr angefertigt werden müssen. Ich habe es schon zu oft erlebt, dass entscheidende Zeit für die Erstellung von Berichten verschwendet wird. Jetzt kann das Management im Interaction Room vorbeischauen und sich dadurch auf den neuesten Stand bringen. Der Projektleiter kann direkt auf die unterschiedlichen Eckpunkte des Projektes eingehen. Das schafft Transparenz. Eine Präsentation ist bereits eine Filterung von Informationen. Im persönlichen Statusbericht im Interaction Room filtert der Projektleiter natürlich auch, aber doch ist das Management viel näher dran und kann jede erdenkliche Frage stellen, die beim Blick über die Schulter auftaucht. Diese Transparenz sorgt für Vertrauen.

Vorteile für den Projektinhalt

Der Interaction Room wirkt sich nicht nur positiv auf das „Drumherum“, die Organisation des Projektes aus. Er hat auch Einfluss auf den Inhalt des Projektes, den Projektgegenstand. Bei virtueller Projektorganisation liegen alle Informationen in irgendwelchen Ordnern. Daher ist es unmöglich, bzw. sehr aufwendig mehrere Informationen auf einen Blick, geschweige denn einen tatsächlichen Überblick zu bekommen. Im Interaction Room sind hingegen alle entscheidenden Informationen schnell auffindbar und ersichtlich. Das Gehirn ist dadurch viel besser in der Lage, Beziehungen zwischen den Einzelinformationen herzustellen. Es tut das von ganz allein. Aus diesem Grund werden Probleme sehr viel schneller erkannt. Jeder weiß, dass ein zu spät erkanntes Problem der Grund Nr. 1 für Terminverschiebungen ist. Die frühzeitige Identifizierung der Probleme hat daher oberste Priorität. Die Nutzung des Interaction Rooms wirkt dem Problem entgegen – und mehr als ein bisschen Aufmerksamkeit braucht es dafür nicht.

Der Ansatz des Interaction Rooms dient speziell für die Anwendung bei IT-Projekten zur verbesserten Kommunikation zwischen Fachabteilungen und IT und um Projekte zwar planbar, aber gleichzeitig agil zu machen. Ich würde den Interaction Room aber keineswegs auf diese Art von Projekten reduzieren: Er ist bei jeder Art von Projekt hilfreich. Und wenn man ein bisschen über die Managementgrenzen hinweg denkt, erkennt man, dass überall dort wo eigenverantwortlich und projektbezogen gearbeitet wird, eine Art Interaction Room vorhanden ist: Jede Zeitung hat einen zentralen Ort in der Redaktion wo man sich trifft und wo die Seitenplanung stattfindet, die auch für jeden einsehbar ist. Jede größere Baustelle hat einen Container, in dem die Wände mit Plänen und Informationen versehen sind, nur der Flughafen Berlin-Brandenburg hat diesen Container wahrscheinlich nicht. Der wurde vermutlich entwendet.

Die Einführung eines Interaction Rooms ist manchmal mit Widerständen verbunden. Ich habe es aber noch nie erlebt, dass die Nutzung eines Interaction Rooms im Nachhinein als negativ angesehen wurde – ganz im Gegenteil.