Erfolgsfaktoren des Change Managements

Wer die Artikel der letzten Wochen aufmerksam verfolgt hat, dem sollte bereits recht gut klar geworden sein, worauf es beim erfolgreichen Change Management ankommt. Um die Artikelreihe abzuschließen und zu ergänzen, möchte ich heute noch einmal die wichtigsten Erfolgsfaktoren des Change Managements zusammenfassen. In der Praxis bleibt der erhoffte Erfolg von Veränderungen ganz schnell aus, wenn man nur einem dieser Erfolgsfaktoren zu geringe Beachtung schenkt. Tatsächlich sind es aber gar nicht so viele, als dass die Beachtung all dieser Erfolgsfaktoren nicht möglich wäre. Man muss sie nur kennen – die Wurzel des Scheiterns liegt oft tatsächlich in der Unkenntnis der Theorie bzw. der Praxiserfahrungen zum Thema Change Management. Nun wird den theoretischen Kenntnissen nochmal zusammenfassend auf die Sprünge geholfen.

Das Change-Management-Team

Um eine Veränderung erfolgreich herbeizuführen, bedarf es eines gut gewählten (Projekt-)Teams. Das Team benötigt Planer und Strategen ebenso wie Leute, die in der Lage sind, die Pläne um- und durchzusetzen. Bei der Zusammenstellung spielen die Kompetenzen eine mindestens genauso große Rolle, wie zeitliche Verfügbarkeiten und Budgets. Wichtig ist auch, dass die Projektgruppe eine gewisse Zeit zum „Warmwerden“ bekommt, um zu einem Team zusammenzuwachsen. Die größte Teilaufgabe besteht in der Überzeugung der Mitarbeiter. Wenn das durchführende Team schon nicht voll und ganz an einem Strang zieht, werden die Mitarbeiter es erst recht nicht tun. Die wichtigsten Leute im Team sollten entsprechenden Rückhalt bei den Mitarbeitern haben, sonst verurteilen die Mitarbeiter das Projekt von Anfang an zum Scheitern. Dass das Team um einen externen Change Manager ergänzt wird, ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Change Management für das Unternehmen noch neu ist oder es Misserfolge in der Vergangenheit gab.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation

Das Wort steht hier ganz bewusst drei Mal. Denn meiner Erfahrung nach liegt hier der häufigste Grund des Scheiterns bei der Umsetzung von Veränderungen, was es im Prinzip zum wichtigsten aller Erfolgsfaktoren macht. Es gibt auf den ersten Blick zwar viele Gründe für das Scheitern, aber die meisten beginnen mit einem Fehler bei der Kommunikation. Letztendlich sind die meisten Mitarbeiter nicht aktiv in die Planung einer Veränderung eingebunden, daher muss die Change-Kommunikation schon vor dem Change-Prozess beginnen und darf auch erst nach dessen Abschluss beendet werden. Dabei sind die Gründe für Veränderungen, das Warum und Wieso, mindestens genauso wichtig, wie der eigentliche Inhalt der Veränderung – wenn nicht gar wichtiger. Ein klares Ziel bzw. eine klare Vision und die Kommunikation von Misserfolgen ist selbstverständlich ebenfalls Teil der notwendigen Transparenz. Auch die Kommunikation der unterschiedlichen in die Veränderung mit einbezogenen Abteilungen muss beständig und stimmig sein, Stichwort: Vernetzung. Wie schon im letzten Artikel betont, ist es wichtig, dass die Kommunikation zum Adressaten passt. „Managersprech“ hat in einer Produktion nichts zu suchen, bzw. ist nur wenig wirkungsvoll. Welches das passende Mittel bzw. Medium zur Kommunikation von Veränderung ist, sollte individuell entschieden werden. Neben regelmäßigen Betriebsversammlungen ist auch die Einrichtung eines Blogs oder einer Mitarbeiterzeitung denkbar.

Partizipation

Dieser Erfolgsfaktor ist eng mit der Kommunikation verflochten, denn die optimale Kommunikation schließt Partizipation bereits mit ein. Das bedeutet: Einwände und Bedenken der Mitarbeiter sind ernstzunehmen und durchaus zu berücksichtigen. Das verbessert nicht nur die Stimmung und Motivation, sondern auch die tatsächliche Veränderung. Diese Bedenken der Mitarbeiter kann man in Versammlungen und Gesprächen zur Sprache bringen, man kann auch die Abteilungsleiter bitten diese aufzunehmen und weiterzureichen, ebenso sind Workshops denkbar.

Die Erfolgsfaktoren Systematik und Dynamik

Zum Change-Management gehört eine angemessene Organisation mit systematischer Planung und Herangehensweise. Gleichzeitig müssen die Prozesse und Strukturen dynamisch bleiben, damit auch Nachjustierungen und Lerneffekte möglich sind, beides sind wichtige Erfolgsfaktoren. Die Balance zu halten, ist mit Sicherheit keine leichte Aufgabe, aber dennoch notwendig. Hier sind auch die gegenseitigen Kontrollmechanismen innerhalb des Change-Management-Teams gefragt. Hat jemand eine zu starre Denkweise, muss er darauf hingewiesen werden, um diese überhaupt zu bemerken.

Das Ziel im Auge behalten

Große Veränderungen haben einen Grund, aus dem sich gleichzeitig ein Ziel ergibt. Jede Maßnahme zur Erreichung des Ziels sollte von zwei Seiten geprüft werden, dazu ein Beispiel: Die Produktionsstraße eines Fensterherstellers soll umstrukturiert werden. Von der Veränderung der Reihenfolge der Arbeitsstationen erhofft man sich eine Zeitersparnis und somit eine Effizienzsteigerung. Nun geht man so vor, dass man den Ablauf durchgeht und sich überlegt, an welchen Stellen was geändert werden muss (Seite 1). Anschließend geht man den veränderten Ablauf noch einmal von Anfang an durch (Seite 2) um mögliche Komplikationen auszuschließen, die bei der ersten Betrachtung übersehen wurden – und um zu prüfen, ob die Veränderung tatsächlich zum gewünschten Ziel führt. Im Zuge großer Veränderungen neigt man dazu, alles optimieren zu wollen. Doch erstens ist das ein unmöglich zu erfüllendes Ziel, zweitens bleibt die Effizienz dabei schnell auf der Strecke, sprich das Kosten-Nutzen-Verhältnis des Veränderungsprozesses. Daher gilt: Veränderungen brauchen in klares Ziel und müssen immer wieder auf Zielkonformität abgeklopft werden.

Diese Liste von Erfolgsfaktoren erhebt an dieser Stelle keinen Anspruch auf Vollständigkeit, die Praxis ist wie immer ein wenig komplexer. Wer diese Erfolgsfaktoren allerdings beachtet, hat im Change Management schon eine ganze Menge richtig gemacht. Je nachdem wo die Stärken und Schwächen des Managements liegen, erfordern diese Erfolgsfaktoren unterschiedliche Beachtung. Um diesen Fokus zu setzen, muss das Management seine eigenen Stärken und Schwächen kennen. Ein schwieriges Unterfangen – bei dem ein objektiver Blick von Extern ratsam ist.