Multiprojektmanagement

In vielen Unternehmen sind Projekte Teil des täglichen Geschäfts. Das Multiprojektmanagement hilft dabei, bei einer Vielzahl von gleichzeitig laufenden Projekten den Überblick zu behalten, Synergien zu nutzen und Ressourcen projektübergreifend zu planen. Auch das Hinterfragen von Projekten im Hinblick auf die Strategiekompatibilität und Wirtschaftlichkeit gehört zu den Aufgaben des Multiprojektmanagements. 

Multiprojektmanagement vs. Projektportfoliomanagement vs. Programmmanagement

Im Kontext des Multiprojektmanagements tauchen zwangsläufig auch die Begriffe Projektportfoliomanagement und Programmmanagement auf. Die drei Begriffe lassen sich nur schwer trennen. Gemeinhin gilt Multiprojektmanagement als Oberbegriff unter den sowohl Projektportfolio- als auch Programmmanagement fallen. Das Programmmangement behandelt ein Bündel von Projekten oder Teilprojekten, die in inhaltlichem oder strategischem Zusammenhang stehen. Beim Projektportfoliomanagement hingegen müssen die einzelnen Projekte keinen expliziten inhaltlichen Zusammenhang aufweisen.

Die Ziele und Aufgaben des Multiprojektmanagements

Das Multiprojektmanagements hat als großes Ziel die Effizienzsteigerung der Projektarbeit. Dies erfolgt durch eine angemessene Planung der Projektlandschaft. Die Aufgaben liegen dabei sowohl auf der strategischen, als auch auf der operativen Ebene.

Strategisches Multiprojektmanagement

Auf dieser Ebene gleicht das Multiprojektmanagement die unterschiedlichen Projektziele untereinander und zusätzlich mit der Strategie des Unternehmens ab. Weiterhin überprüft es die Projekte im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit – und zwar über den gesamten Projektverlauf hinweg. Das Projektteam selbst ist in der Regel nicht in der Lage, das Projekt zu irgendeinem Zeitpunkt als gescheitert anzusehen. Diese „Bewertung“ der Projekte geht mit einer Priorisierung einher, die sich wiederum auf die Ziel- und Ressourcenplanung und damit auf den operativen Teil des Projektmanagements auswirkt. Greifen unterschiedliche Projekte auf den gleichen Ressourcenpool zu, konkurrieren sie um diese Ressourcen. Davon abgesehen, dass die übergreifende Termin- und Kapazitätsplanung durch das Multiprojektmanagement die Ressourcenkonkurrenz auf ein Minimum reduzieren sollte, entscheidet die Priorisierung im Fall der Fälle über den Vorzug. Die Priorisierung und Auswahl der Projekte erfolgt durch Filterkriterien. Etwaige Filter sind z.B. die strategische Bedeutung, die Wirtschaftlichkeit, die Risiken, der Innovationsgrad, etc. Um schädliches Multitasking zu vermeiden, und Puffer effektiver zu nutzen, hat sich mittlerweile das Critical-Chain-Projektmanagement etabliert, dem ich allerdings noch einmal gesondert Beachtung schenken werde.

Operatives Multiprojektmanagement

Auf der operativen Ebene zeigt sich das Multiprojektmanagement (wie oben bereits angedeutet) für die Kapazitäts- und Terminplanung verantwortlich. Ressourcen müssen zugeteilt werden und auch das Qualitätsmanagement wird durch das Multiprojektmanagement durchgeführt. Strategisches und operatives Multiprojektmanagement bedingen sich stark, sodass das Multiprojektmanagement auf strategischer Ebene gar nicht handlungsfähig wäre, wenn es nicht auch operative Befugnisse inne hätte.

Einführung und Basis des Multiprojektmanagements

Wer versucht, in einem Unternehmen eine Abteilung für projektübergreifendes Management einzurichten, wird oftmals zunächst auf große Widerstände stoßen. Diese Widerstände rühren daher, dass dieses Management in den Augen von Projektteammitgliedern keine „echte Projektarbeit“ leistet, das Projekt nicht voranbringt. Demgegenüber sehr wohl aber dazu befugt ist, Ressourcen zuzuteilen, Projekte zu verschieben und Projekte abzubrechen. Die Wenigsten finden es gut, wenn ihnen Kontrolle oder die Autorität genommen wird. Dazu kommt die Tatsache, das ständiges Reporting mittels einer einheitlichen Infrastruktur die Kontrolle erst ermöglicht. Das Projektteam muss also ständig über das eigene Tun berichten, was sich schnell wie Rechenschaft ablegen anfühlt – insbesondere wenn ein Projekt eine niedrige Priorität hat und es dann auch noch Probleme gibt.

Auf der Suche nach Beispielen für Multiprojektmanagement sind mir die Start-Up-Inkubatoren eingefallen, deren Hauptgeschäft im Prinzip aus reinem Multiprojektmanagement besteht – wenn man sich das Geschäftsmodell etwas genauer ansieht. Im Hause eines Inkubators sitzen mehrere Start-Ups, im Grunde ist jedes einzelne ein unabhängiges Projekt. Man teilt sich Ressourcen und Know-How, regelmäßige Berichte an den Investor sind die Grundlage für neues Kapital. Der Inkubator hat als Geldgeber die Möglichkeit Projekte einzustampfen oder weiterlaufen zu lassen.