Es ist Zeit, etwas tiefer ins Thema Projektmanagement einzusteigen. Nachdem die grundsätzlichen Eckpunkte abgehakt sind und auch die Projektumfeldanalyse (PUMA) steht, geht es heute mit der Strukturierung und Terminierung von Projekten weiter. Welche Methoden gibt es und worauf ist unbedingt zu achten? Let’s see.

Das Projekt zerlegen

Ein Projekt zu strukturieren, bedeutet, es in seine Einzelteile zu zerlegen. Erst ein Projektstrukturplan macht das Projekt wirklich transparent: Einzelne Projektteile können identifiziert und Teilprojekte gebildet werden; Zusammenhänge werden dadurch ersichtlich. Die bereits in früheren Artikeln beschriebene Vorgehensweise „vom Groben zum Detail“ zu gehen (deduktive Vorgehensweise), ist bei der Erstellung eines Projektstrukturplans nicht generell empfehlenswert. Es kommt vielmehr hier auf das Projekt selbst an. Ist das Projekt kaum zu überblicken, kann auch eine induktive Vorgehensweise vom Detail zum Allgemeinen sinnvoll sein.

Wie wird der Strukturplan nun organisiert? Stellt man die einzelnen Projekterzeugnisse (Motor, Karosserie,…) oder die Teilprozesse dar (Entwurf, Fertigung,…)? Ich würde zur Mischform raten (siehe Grafik 1), denn nur die Mischform kann den Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Aus den einzelnen Strukturelementen werden schließlich die Arbeitspakete identifiziert, sie stellen den kleinsten Bestandteil des Projektes dar, haben eine exakte inhaltliche Beschreibung und definieren bereits die personellen Zuständigkeiten.

Terminierung
Grafik 1: In diesem Organigramm sieht man exemplarisch wie sich ein Projekt in Teilerzeugnisse und Prozesse zerlegen lässt.

Von der Struktur zum Ablauf

Steht die Struktur erst einmal, muss aus ihr der Ablauf abgeleitet werden. Dazu nimmt man die Arbeitspakete, und zerlegt diese wiederum in einzelne Vorgänge und Abhängigkeiten. Daraus entstehen Teilabläufe, die letztendlich zum großen Gesamtablauf zusammengefügt werden müssen. Hier muss dann klar ersichtlich sein, welcher Prozess auf welchen folgt, welche Prozesse parallel laufen können und welche abgeschlossen sein müssen, damit ein anderer Prozess anlaufen kann. Richtig übersichtlich wird es erst, wenn man die Zeitkomponente hinzunimmt und daraus ein Balkendiagramm formt. (Es gibt auch  die Netzplantechnik mit zeitlichen und sachlichen Abhängigkeiten sowie Kosten und Mitarbeiterzuordnung. Diese Technik ist für die meisten Projekte aber überdimensioniert, sie erfordert enorme Kenntnisse und spezielle Schulungen.) Im Balkendiagramm werden nun die einzelnen Vorgänge mit ihrer jeweiligen Dauer aufgeführt (siehe Grafik 2). Übrigens: Für diesen Teil der Projektplanung gibt es unendlich viel Software. Die besseren Programme sind in der Lage auch Beziehungen zwischen Tätigkeiten darzustellen und in der Ansicht zwischen Balkendiagramm und Organigramm zu wechseln. Die richtige Software spart insbesondere bei nachträglichen Änderungen im Ablauf eine Menge Zeit. An dieser Stelle sei auch das Powerpoint-Add-in „think cell“ empfohlen. Die Software schafft eine bessere Verzahnung von PowerPoint und Excel. Damit lassen sich nicht nur mehr Diagrammtypen (z.B. Gantt-Diagramme) direkt in Powerpoint und auf Excel-Datenbasis erstellen, auch die präsentationsgerechte Aufbereitung der Charts erfolgt wesentlich schneller, effizienter und frustfreier – optimal für Geschäftspräsentationen.

Terminierung

Jetzt wird es konkret: Die Terminierung

Die Einschätzung, der für die einzelnen Vorgänge benötigten Zeiten, sollte unabhängig von der Terminierung geschehen, sonst besteht die Gefahr der Beeinflussung, was sich in der Praxis so anhört: „Wenn wir den Entwurf etwas schneller schaffen, können wir schon drei Tage eher mit der Fertigung beginnen. Das schaffen wir doch oder?“ Optimismus ist hier fehl am Platz. Stehen die Vorgangsdauern, benötigt jeder Vorgang einen Start- sowie Endttermin. Am Ende einer Phase steht ein Meilenstein. Zunächst errechnet man eine Terminierung vom Projektstart zum Projektende, anschließend andersherum. So erhält man einerseits die frühestmögliche Terminierung, andererseits die letztmögliche Terminierung ohne Auswirkungen auf das Projektende. So lassen sich auch Puffer erkennen und optimieren. Vorgänge ohne Puffer sind kritische Vorgänge und sollten auch als solche gekennzeichnet werden.

Der PM-Blog hat eine sehr detaillierte Excel-Vorlage zur Projektplanung zum kostenlosen Download zur Verfügung gestellt. Ein Klick ins Bild führt Sie zum Blog, eine entsprechende Anleitung zur Nutzung ist ebenfalls vorhanden:

Terminierung

Im nächsten Beitrag geht es dann um die Kapazitätsplanung und die Aufwandeinschätzung.