Bevor es an die eigentliche Planung des Projektes geht, ist erstmal der Rundumblick in Form einer Projektumfeldanalyse (PUMA) notwendig. Bei den Gründen für das Scheitern von Projekten, stehen Einflüsse und Hindernisse aus dem Projektumfeld ziemlich weit oben, darum sollte das Projektumfeld schon im Vorhinein mit in das Projekt einbezogen werden. Gegenläufige Standpunkte und Interessen treten auf diese Art und Weise schon frühzeitig zutage und können von Anfang an berücksichtigt, wenn nicht gar ausgemerzt werden. 

Ziel des Projektes und Ziele der Stakeholder unterscheiden sich

Um den Sinn einer solchen Analyse zu verstehen, muss man sich klar machen, dass das Projektziel, nicht gleichzeitig das Ziel der Beteiligten ist. Nehmen wir dazu ein einfaches Beispiel: Das Projektziel ist die Entwicklung eines günstigen, schlichten Kleinwagens, der auf dem vorherigen Modell aufbaut. Das Ziel des Firmenchefs ist aber nicht die Entwicklung eines neuen Autos, sondern eine Umsatzsteigerung von mindestens acht Prozent durch die Entwicklung des neuen Autos. Ziel des Designchefs ist es, sich endlich einen weltweit bekannten Namen für spektakuläres Automobildesign zu machen, der Projektleiter möchte das Projekt unbedingt schon vor Deadline abschließen, um beim Chef gut dazustehen. Der Lieferant weiß, wenn er bei diesem Projekt gut mitspielt, dann wird er Langzeitlieferant – das ist sein Ziel.

Das Beispiel verdeutlicht die Differenz zwischen Stakeholderzielen und Projektziel. Jeder Stakeholder bezieht seine Motivation für das Projekt daraus, inwiefern es seinen persönlichen Zielen entgegenkommt. Entscheidend ist der kongruente Anteil zwischen Projekt- und Stakeholderzielen. Bezogen auf das oben genannte Beispiel: Das Ziel des Projektes könnte den persönlichen Zielen des Designchefs widersprechen, denn ein schlichter Kleinwagen erregt wahrscheinlich kein weltweites Aufsehen in Sachen Design – erst Recht nicht wenn er auf dem vorherigen Modell aufbaut. Evenutell gibt der Designer nicht sein Bestes. Der Projektleiter wird seinen Job machen, könnte aber zur Eile neigen, während die Ziele des Lieferanten sehr gut zum Projektziel passen.

Projektumfeldanalyse_Gruppen
Das Projektumfeld lässt sich kategorisieren. Was bedeutet das Projekt für jeden Teil dieses Umfelds? Diese Frage steht im Zentrum der Umfeldanalyse.

Die Projektumfeldanalyse als Frühwarnsystem

Letztendlich sollen durch die Projektumfeldanalyse Einflussfaktoren und mögliche Strategien des Umfeldes erkannt, Konsequenzen gezogen und Maßnahmen gebildet werden können. Die Analyse wird damit zum Frühwarnsystem des Projektmanagements. Doch wie wird mit entsprechenden Differenzen umgegangen? Wird das Projektziel dem Stakeholder angepasst, schafft man eine Absicherung, die Projektziele von Stakeholderzielen fern hält (was zumindest bei der persönlichen Motivation unmöglich ist), oder passt man Stakeholderziele an (was bei persönlichen Motiven ebenfalls unmöglich ist)?

Ein Patentrezept gibt es nicht. Dem Designchef aus dem Beispiel könnte man versprechen, dass er das nächste Design eines völlig neuen Models übernehmen darf, wenn beim Kleinwagen gute Arbeit leistet. So schafft man Zielkongruenz. Beim Projektleiter reicht eventuell der Hinweis des Chefs, dass die Qualität Vorrang vor Geschwindigkeit hat. Schwieriger wird es beim Firmenchef: Wenn die Analyse des Absatzmarktes ergibt, dass eine Umsatzsteigerung von acht Prozent durch dieses Projekt nicht möglich ist, dann muss das Projekt grundsätzlich optimiert oder verworfen werden. Andernfalls muss der Firmenchef sich an den Gedanken gewöhnen, dass nur fünf bis sechs Prozent möglich sind. Das bringt uns zur Gewichtung: Die Differenzen zwischen den Zielen, und damit die möglichen Gefahren und Risiken, müssen gewichtet werden. Ihr Einfluss auf den Projekterfolg muss eingeschätzt werden, damit man für die größten Einflussfaktoren entsprechende Maßnahmen schaffen kann.

 

Norbert Hillebrand hat das Konzept bereits vor über 10 Jahren im GPM-Magazin PMaktuell – Heft 2/2000 vorgestellt und daraus auch gleich eine Checkliste für die Praxisanwendung geformt: Projektumfeldanalyse effizient gemacht . Checklisten für die Projektumfeldanalyse.