Organisation ist das A und O. Das ist keine Neuigkeit, die hohe Priorität der bestmöglichen Organisation habe ich bereits im letzten Artikel beschrieben. Dabei ging es um divisionale, funktionale und Matrixorganisation, heute möchte ich diesen Beitrag um Prozess- und Projektorganisation ergänzen. Jeder Interim Manager sollte sich bestens mit der Projektorganisation auskennen, schließlich besteht unser gesamter Berufsalltag aus Projekten. Unsere Mandate in den Unternehmen sind unsere Projekte. Gerade junge Unternehmen haben es inzwischen verstanden, die Projektorganisation und Prozessorganisation zur bestmöglichen Ressourcennutzung anzuwenden. Als Interim Manager müssen wir diese Organisationsformen auf dem Schirm haben, ihre Vorteile und Nachteile erkennen, um zu wissen, wann und wie wir sie einsetzen und optimieren sollten – oder eben auch nicht.

Die Prozessorganisation

Bei den bisherigen Organisationsformen ging es um den grundsätzlichen personellen Aufbau innerhalb eines Unternehmens. Bei der Prozessorganisation geht es um die Optimierung von Prozessen, wie der Name schon vermuten lässt. Die schnelle, günstige und qualitativ hochwertige Abwicklung ganzer Geschäftsprozesse wird zunehmend zum Ausgangspunkt organisatorischer Gestaltung. Dazu müssen diese Prozesse und ihre Stellschrauben zunächst identifiziert und strukturiert werden, außerdem müssen die Verantwortlichkeiten einzelner Prozesse geregelt werden. Es gibt in jedem Unternehmen eine Vielzahl von Prozessen, doch wie lassen sich die Kernprozesse erkennen? Ich stelle mir dazu folgende Fragen:

  • Welche Rolle spielt ein Prozess für den Aufbau und die Verteidigung von Wettbewerbsvorteilen?
  • Welche Ressourcen und Fähigkeiten (Kernkompetenzen) werden eingesetzt?
  • Beeinflusst der Prozess die Kundenzufriedenheit?
  • Sind die Kosten für den Prozess hoch? Verursacht der Prozess eine hohe Kapitalbindung?
  • Wie zeitintensiv ist der Prozess?

Mit diesem Fragenkatalog lassen sich die einzelnen Prozesse prima kategorisieren und priorisieren. Anschließend erfolgt eine Strukturierung nach zeitlichem Ablauf. Einzelne Arbeitsschritte werden optimiert, immer mit Blick auf die Auswirkungen auf den Gesamtprozess und unter Beachtung des „Customer Value“. Jede Prozessoptimierung erfolgt natürlich unter der Vorgabe von SMART formulierten Zielen hinsichtlich Menge, Qualität, Zeit und Kosten. Die Aufbaustruktur folgt schließlich den zusammengehörenden Prozessen und wird nicht unabhängig von diesen vorgegeben.

Jedes Unternehmen bietet Möglichkeiten der Prozessoptimierung!

Die Projektorganisation

Projektorganisation
Programme und Tools zur Organisation von Projekten gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Das richtige Tool für die richtigen Zwecke zu finden kostet Zeit, ist aber durchaus lohnenswert. Project Libre ist zum Beispiel ein kostenloses Open-Source-Programm, mit dem sich auch Dateien des teuren MS Project öffnen und bearbeiten lassen.

Die Projektorganisation ist ein Sonderfall der Organisationsformen, und sei hier der Vollständigkeit halber erwähnt. Projekte sind temporär und werden der regulären Organisation meistens übergestülpt (sekundäre Organisation). Der normale Betriebsablauf wird also durch ein Projekt ergänzt, für dessen Erfüllung die Projektgruppe verantwortlich ist. Für den optimalen Ablauf des Projektes wird ein Projektleiter bestimmt. Vielmehr als fachliche Kompetenz, benötigt er Führungsstärke, er ist Motivator, Trainer, Psychologe und Konfliktmanager in einem. Ihm obliegt auch die Kontrolle über die Erreichung der Meilensteine. Auch wenn die Projektgruppe eigenständig arbeitet, muss sie an den richtigen Stellen mit der Primärorganisation verknüpft werden. Damit ein Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann, müssen Projektgruppe und insbesondere der Projektleiter optimal zusammengesetzt werden. Die Anforderungen an die Gruppe sind hoch, das Projektmanagement wird als eigenständiger Führungsprozess aus Planung, Durchführung und Kontrolle angesehen. Dabei werden die Mitglieder der Gruppe entweder vollständig aus der normalen Organisation herausgehoben oder gleichzeitig Teil des Projektes und Teil der Regelorganisation – das hängt letztendlich von Priorität und Umfang des Projektes ab.

Der Vorteil der Projektorganisation liegt in der bestmöglichen Nutzung der Fähigkeiten unterschiedlicher Mitarbeiter. Damit diese zum Tragen kommen, dürfen die Projektgruppenmitglieder sich nicht gegenseitig blockieren. Wie bereits gesagt: Die Auswahl der Personen muss stimmen.

Die Dimensionen der Organisation

Abschließend möchte ich noch einmal die Dimensionen der Organisations zusammfassen: Konfiguration, Zentralisierung und Partizipation.

Die Konfiguration meint die äußere Form der Organisation, nimmt Bezug auf die Anzahl der Hierachieebenen. In der heutigen Berufsfeld lässt sich eine Tendenz zur flachen Hierachie beobachten. Das bedeutet, die Verantwortung für den einzelnen Mitarbeiter wird größer. Die Zentralisierung misst in welcher Nähe die Aufgaben und Kompetenzen zur Unternehmensleitung stehen und bei der Partizipation geht es darum, inwieweit Mitarbeiter an Leitungsaufgaben und Entscheidungen beteiligt sind. Bei letzterem spielt insbesondere die Unternehmenskultur eine große Rolle.