Aktiver Umgang mit Informationen im Führungsprozess
Der Begriff „Informationsmanagement“ ist bislang im betriebswirtschaftlichen Kontext nicht einheitlich definiert – das liegt unter anderem auch daran, dass der Umgang mit Informationen im Führungsprozess aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden kann – in Anlehnung an das St.Galler-Management-Modell kann man sowohl eine operative Perspektive des Informationsmanagements einnehmen, wie auch eine normative oder strategische. Daneben spielen natürlich auch noch die Perspektive der Informationsarchitektur und eine vor allem problemlösungsorientierte Perspektive von Informationen im Führungsprozess eine Rolle.
Verschiedene Dimensionen von Informationen im Führungsprozess
Der Einfachheit halber kann man den Umgang mit Informationen im Führungsprozess aber zunächst einmal in seinen unterschiedlichen Dimensionen untersuchen:
Zur Entscheidungsfindung und Zielfestlegung auf oberster Ebene werden relevante Informationen im Führungsprozess über den Markt, die Wirtschaftslage, die gesamtwirtschaftliche Entwicklung und über die Marktposition der eigenen Organisation benötigt. Darüber hinaus aber auch Informationen über die Leistungsfähigkeit, die Ressourcen und Potenziale des eigenen Unternehmens. Auch die normativen Grundlagen für die Organisation dienen als Informationen im Führungsprozess – allerdings nicht nur für diese Unternehmensebene, sondern auch für alle anderen.
Demgegenüber müssen vor allem innerbetriebliche Informationen im Führungsprozess für die Planung und zur Entwicklung von Strategien verarbeitet werden. Die operative Ebene der Führung braucht dagegen Informationen im Führungsprozess über alle entworfenen strategischen Zielsetzungen. Hier kann es oftmals leicht zur einer Überflutung mit Informationen im Führungsprozess kommen, bei der dann die Führung lenkend und priorisierend eingreifen muss. Diese Funktion gehört aber ebenfalls zum Aufgabenbereich des Managements von Informationen im Führungsprozess.
Informationen im Führungsprozess sind also alle relevanten Fakten, die zur Planung und Erfüllung der jeweiligen Aufgaben einer Funktionsebene unabdingbar sind. Im Gegensatz zum Wissensmanagement geht es hier aber nicht um Wissen oder Kenntnisse, die für die Erfüllung der Aufgaben an sich nötig sind. Die Grenze zwischen diesen beiden Bereichen ist aber nicht immer ganz klar und scharf zu ziehen.
Entscheidungsfindung wird immer von Informationen bestimmt
Für die Qualität des Führungshandelns spielen wegen der Notwendigkeit der Entscheidungsfindung also Informationen im Führungsprozess eine tragende Rolle. Ein wichtiger Teil der Führungsarbeit besteht damit auch in der Gewinnung, Verarbeitung und Aufbereitung von relevanten Informationen im Führungsprozess sowie deren Weitergabe an untergeordnete Ebenen. Je besser die Qualität der Informationsverarbeitung, desto höher die Qualität des Führungshandelns. Informationen im Führungsprozess sind hier aber nicht nur allein Fakten, sondern auch Prognosen, Schätzungen oder die Ergebnisse von Analysen und Studien. Den Bereich der Übermittlung von Informationen stellt das Feld der Kommunikation dar, eine geregelte Informationsübergabe ist wichtig für das effiziente Funktionieren von Geschäftsprozessen auf der operativen Ebene.
Die Bedeutung von Informationsmanagement in der Führung
Informationsmanagement ist eine wichtige Aufgabe der Führung – wie ein bekannter Ausspruch es treffend formuliert: Management ist vor allem das Management von Informationen über Informationen. Damit hat die Arbeit mit und um Informationen immer eine strategische und operative Dimension.
Das Managen von Informationen im Führungsprozess hat einerseits zur Aufgabe, allen Beteiligten relevante und vollständige, für die Aufgabenerfüllung notwendige Informationen im Führungsprozess zur Verfügung zu stellen, gleichzeitig aber die Prozesse zu steuern, die die Übertragung, Verarbeitung und Speicherung von Informationen im Führungsprozess betreffen.
Gezielt eingesetzte Führungsmittel gleichen Mangel oder Überschuss an Informationen im Führungsprozess aus, soweit nötig werden auch Kommunikationsstrukturen situativ von der Führung auf- oder umgebaut. Diese beiden Aufgaben bezüglich Informationen im Führungsprozess sind wichtig, da nur durch das Zurverfügungstehen von ausreichend relevanten Informationen im Führungsprozess für alle Beteiligten Handlungssicherheit gegeben ist. Besteht hingegen auch nur an einem Punkt Zweifel oder Unsicherheit, kann dies Geschäftsprozesse nachhaltig ins Stocken bringen.
Gelungenes Informationsmanagement ist also ein wesentlicher Bestandteil der Führungsarbeit. Gleichzeitig sind auch die beiden wichtigsten Managementfehler – fehlerhaftes Handeln wegen mangelnder Informationsgrundlage und Handlungsversäumnisse – eindeutig als eine mit dem Informationsmanagement verbundene Problematik zu sehen.